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办公室文档管理信息安全规范

一、引言

在当前数字化办公环境下，办公室文档承载着组织的核心信息资产，其安全性直接关系到组织的商业利益、声誉乃至生存发展。为规范办公室文档的创建、存储、流转、使用及销毁等全生命周期管理，防范信息泄露、丢失、篡改等安全风险，保障组织信息安全，特制定本规范。本规范适用于组织内所有部门及全体员工在日常办公活动中涉及的各类文档管理行为。

二、组织与职责

（一）管理层职责

组织管理层应充分认识文档信息安全的重要性，将其纳入组织整体信息安全战略，提供必要的资源支持，明确各部门及人员的安全职责，并定期对本规范的执行情况进行监督与评估。

（二）部门职责

各部门负责人为本部门文档信息安全的第一责任人，负责组织本部门员工学习并严格执行本规范，指定专人（可兼职）协助管理部门文档，定期进行部门内部文档安全自查，及时上报文档安全事件。

（三）员工职责

全体员工是文档管理的直接执行者，应严格遵守本规范及相关制度要求，增强信息安全意识，妥善保管所接触的文档资料，主动防范文档安全风险，发现安全隐患或事件时立即向直接上级或相关管理部门报告。

三、文档全生命周期安全管理规范

（一）文档创建与分类分级

1.文档创建：创建文档时，应使用组织认可的标准模板（如适用），确保文档格式规范。需明确文档的创建人、版本号、创建日期等基本元数据。

2.敏感信息识别：在文档创建初期，创建人及相关负责人应识别文档中是否包含敏感信息。敏感信息通常包括但不限于：组织战略规划、财务数据、客户信息、技术秘密、未公开的商业信息、人事信息等。

3.文档分类分级：根据文档内容的重要性和敏感程度，对文档进行分类分级管理。通常可分为公开、内部、秘密、机密等级别（具体分级标准及标识方式由组织信息安全管理部门另行制定）。不同级别的文档，其后续管理措施将有所区别。

（二）文档存储与备份

1.存储位置：

*公开及内部级文档可存储于组织内部共享服务器或指定的云协作平台。

*秘密及机密级文档应存储于具有更高安全防护级别的专用存储设备或加密服务器，严格限制访问权限。

*严禁将敏感文档存储于未经授权的个人设备（如私人电脑、手机、外接存储介质）、公共云存储或互联网邮箱中。

2.本地存储限制：因工作需要确需在本地终端存储敏感文档的，必须对文档进行加密处理，并开启终端硬盘加密功能。工作结束后或按规定期限，应及时删除本地副本或将其转移至安全存储位置。

3.备份策略：组织应建立健全文档备份机制。重要文档应定期进行备份，备份介质应安全存放，并进行加密保护。备份方案应考虑数据恢复的可行性和时效性。

（三）文档流转与共享

2.流转方式：

*内部流转：优先通过组织内部安全通讯工具或协作平台进行。

*外部发送：涉及对外发送敏感文档时，必须经过严格的审批流程。应使用加密邮件、安全文件传输协议（SFTP）或专用加密传输工具，严禁通过非加密邮件、即时通讯工具（如非工作用聊天软件）等不安全渠道发送。

3.共享范围：文档共享应严格限制在必要的范围内。禁止将文档共享给无关人员或外部组织。对外提供文档时，应要求接收方签署保密协议（如适用）。

4.借阅管理：纸质文档借阅需登记，电子文档借阅应记录操作日志，明确借阅期限，到期及时收回或注销访问权限。

（四）文档使用与查阅

1.环境安全：查阅和使用敏感文档时，应确保在安全的办公环境下进行，防止无关人员窥视。离开工位时，应锁定计算机屏幕或收好纸质文档。

2.操作规范：严禁未经授权对文档进行复制、修改、打印、截屏、拍照等操作。确需操作的，应履行相应审批手续并记录。

3.内容保护：不得擅自涂改、抽取、撤换文档内容。文档的修改应保留修改痕迹和版本记录。

（五）文档归档与销毁

1.归档管理：对于具有长期保存价值的文档，应按照组织档案管理规定进行规范归档。归档文档应明确保管期限，并进行妥善存储。

2.销毁处理：

*对于不再需要且包含敏感信息的纸质文档，必须使用碎纸机进行粉碎处理，严禁随意丢弃。

*电子文档的销毁应确保数据无法被恢复。除了从操作系统层面删除外，还需考虑使用专业的数据擦除工具或物理销毁存储介质（如硬盘消磁、粉碎）。

*文档销毁应有记录，注明销毁文档名称、数量、销毁方式、销毁人、监销人及日期。

四、技术与物理安全保障

1.访问控制技术：采用身份认证、授权管理、多因素认证等技术手段，确保只有授权人员才能访问特定文档。

2.加密技术：对敏感文档本身及存储介质（如硬盘、U盘）进行加密保护。传输敏感文档时，应采用SSL/TLS等加密传输协议。

3.防病毒与恶意软件防护：所有办公终端及服务器应安装并及时更新防病毒软件和恶意软件防护工具，定期进行病毒扫描。

4.安全审计与日志