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机关单位文书写作规范及模板集

前言

机关单位文书是党政机关、企事业单位在行政管理、公务活动中形成和使用的具有法定效力和规范体式的文书，是传达政令、部署工作、沟通信息、协调事务、记录情况的重要工具。其写作质量直接关系到机关工作的效率、决策的科学性以及单位的形象。为进一步提升本单位文书写作水平，规范文书处理流程，确保文书的严肃性、准确性和权威性，特编撰本《机关单位文书写作规范及模板集》。本集旨在提供一套系统、实用的指导，供同志们在实际工作中参考遵循。

第一章文书写作基本规范

一、政治规范

机关文书具有鲜明的政治性，必须坚持正确的政治方向。内容上要与党的路线、方针、政策保持高度一致，准确体现上级决策部署和工作要求。在涉及政治理论、法律法规、敏感问题等方面，务必字斟句酌，确保表述精准无误，避免产生歧义。

二、格式规范

文书格式是文书严肃性和规范性的重要体现，必须严格按照国家及本单位相关规定执行。

1.标题：应准确概括文书核心内容，力求简洁明了，避免冗长和含糊。通常由发文机关（可省略）、事由和文种三部分构成。标题字体、字号应符合规定。

2.主送机关：指文书的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关，下行文根据需要可写多个。

3.正文：是文书的核心部分，应做到观点明确、论据充分、条理清晰、语言精炼。结构层次序数一般采用“一、”“（一）”“1.”“（1）”的顺序。

4.附件：如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和顺序。附件是正文内容的补充和说明，与正文具有同等效力。

5.发文机关署名：应使用全称或规范化简称。联合行文时，主办机关排列在前。

6.成文日期：一般署会议通过日期或发文机关负责人签发日期。成文日期以阿拉伯数字标注，年份应标全称，月、日不编虚位。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

8.抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

三、行文规范

1.语言得体：使用规范的书面语，力求准确、简明、庄重、平实。避免使用口语、网络用语、不规范简称和生僻词汇。用词造句要符合汉语语法规则，避免语病。

2.逻辑严密：文书内容应前后照应，条理清晰，论证充分，具有说服力。观点与材料要统一，避免前后矛盾或脱节。

3.标点正确：严格按照国家标准使用标点符号，以准确表达文意，避免因标点使用不当造成误解。

4.数字规范：根据公文内容和国家标准，正确使用汉字数字和阿拉伯数字。

5.称谓规范：对上级机关、平级机关、下级机关以及不相隶属机关的称谓要准确、得体。

四、处理规范

1.审核把关：文书在发出前必须经过严格的审核程序，重点审核内容的政治性、政策性、准确性、规范性以及格式的合规性。

2.签发制度：文书须经本单位负责人签发后方可发出。重要公文应按规定程序报请上级机关审批或会签。

3.登记管理：对发出和收进的文书应进行统一登记，包括文号、标题、收发日期、主送抄送机关等，以便查阅和管理。

4.归档要求：办理完毕的文书，应按照档案管理规定及时整理、归档，确保档案的完整、安全和有效利用。

第二章常用文书模板及撰写要点

一、通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

模板结构：

[发文机关]关于[事由]的通知

[主送机关]：

为[目的依据]，根据[法律法规/上级文件精神/工作需要]，现就[具体事项]有关事项通知如下：

一、[分事项一及具体要求]

（一）[子项1]

（二）[子项2]

二、[分事项二及具体要求]

1.[子项1]

2.[子项2]

三、[工作要求/注意事项]

（一）[要求一]

（二）[要求二]

特此通知。

[发文机关全称]（印章）

[成文日期]

（如有附件，在此处注明：附件：1.XXXX）

撰写要点提示：

*标题应明确事由和文种，如“关于召开XX会议的通知”、“关于印发《XX办法》的通知”。

*主送机关应明确具体，确保通知到位。

*正文开头应简明扼要说明发文原因、依据和目的。

*主体部分要条理清晰地列出通知事项和具体要求，可分条列项。

*结尾可根据情况使用“特此通知”、“请遵照执行”、“请认真贯彻落实”等惯用语。

*批转、转发类通知，应在正文开头写明批转或转发的文件名称，并表明批转或转发的态度，如“经研究同意，现转发给你们，请结合实际认真贯彻执行。”

二、请示

适用范围：适用于向上级机关请求指示、批准。

模板结构：

[发文机关]关于[请示事项]的请示

[主送机关]：

[背景情况介绍]。为[目的]，根据[依据]，我单位拟[具体请示事项及方案]。现将有关情况请示如下：