企业行政公文格式统一工具包.docVIP

企业行政公文格式统一工具包

一、适用范围与典型应用场景

本工具包适用于企业内部各类行政公文的规范化撰写与排版，涵盖通知、报告、请示、函、会议纪要等常用公文类型。典型应用场景包括：

政策传达：发布企业规章制度、管理要求、工作部署等；

工作汇报：向上级或相关部门汇报工作进展、成果及问题；

事项请示：就具体工作安排、资源需求等向上级请求指示或批准；

部门沟通：跨部门协调事项、征求意见或回复函件；

会议记录：规范各类会议（如办公会、专题会）的纪要撰写。

二、标准化操作流程

（一）明确公文类型与发文目的

确定公文类型：根据内容性质选择对应文种（如“通知”适用于发布事项，“请示”适用于请求批准）；

梳理核心目的：清晰说明公文需传达的信息、需解决的问题或需达成的共识，避免内容模糊。

（二）选择对应模板

根据公文类型从工具包模板库中选取基础模板（如“通知模板”“请示模板”），保证模板与企业公文管理规范一致。模板应包含以下基础要素：

标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期、印章位置（纸质公文）。

（三）规范填写公文要素

1.标题

格式：由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；

要求：简洁明了，不超过30字；文种准确（如“请示”不得写为“报告”）。

2.主送机关

格式：顶格书写，后加冒号；多个机关用顿号分隔，不同层级机关用逗号分隔；

要求：明确收文对象，避免使用“各相关部门”“有关单位”等模糊表述（确需泛指时，需经行政部门审核）。

3.

结构：开头说明发文依据或目的，主体阐述具体内容，结尾提出要求或期望；

要求：

逻辑清晰，段落分明，每段集中说明一个事项；

使用规范的书面语，避免口语化、网络用语；

涉及数据、时间、地点等信息需准确无误（如“截止时间为2024年3月31日24:00”）。

4.附件

格式：在下空一行左空二字标注“附件”，后标冒号和附件名称（如“附件：1.《活动方案》”）；

要求：附件需与内容关联，且作为公文组成部分一并印发。

5.发文机关与成文日期

发文机关：标注全称或规范化简称（如“企业管理部”）；

成文日期：用阿拉伯数字书写（如“2024年3月15日”），不得写为“二〇二四年三月十五日”。

（四）格式排版与校对

1.排版规范（以Word文档为例）

要素

格式要求

页边距

上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm

字体

小标宋体二号；主送机关：仿宋GB2312三号；仿宋GB2312三号；附件：仿宋GB2312三号

字号

标题二号；三号；一级标题黑体三号，二级标题楷体GB2312三号，三级标题仿宋GB2312三号加粗

行距

行距固定值28磅；标题段前段后各一行

页码

页码位于页脚居中，格式为“-1-”（阿拉伯数字）

2.校对重点

格式：检查字体、字号、行距、页码是否符合规范；

内容：核对标题与文种是否匹配、主送机关是否准确、数据有无错误、附件是否齐全；

表述：检查语句是否通顺、有无错别字、标点符号使用是否规范（如“请示”结尾不得用“特此报告”）。

（五）审核与签发

部门审核：由发文部门负责人审核内容准确性与业务合规性；

行政部门核稿：由企业行政部门审核格式规范性与公文要素完整性；

领导签发：根据公文审批权限，由相应层级领导（如部门总监、分管副总）签发，明确签发意见（如“同意印发”）。

（六）印发与归档

印发：纸质公文需加盖发文机关公章（骑年盖月），电子公文通过企业OA系统或指定邮箱发送；

归档：公文印发后3个工作日内，由行政部门将电子版及纸质版（如有）统一归档，标注“密级”“保管期限”等信息。

三、公文格式模板与规范对照表

（一）通知模板

位置

内容示例

格式规范

标题

公司关于开展2024年度安全生产大检查的通知

小标宋体二号，居中

主送机关

各分公司、各部门：

仿宋GB2312三号，顶格，后加冒号

开头

为落实企业安全生产主体责任，防范安全，现决定开展2024年度安全生产大检查工作。

仿宋GB2312三号，首行缩进2字符

主体

一、检查时间：2024年4月1日至4月30日；二、检查范围：各分公司生产车间、办公楼宇；三、检查内容：消防设施、用电安全、应急预案等。

一级标题黑体三号，二级标题楷体GB2312三号，首行缩进2字符

结尾

请各单位高度重视，提前自查自纠，保证检查工作顺利完成。

仿宋GB2312三号，首行缩进2字符

附件

附件：1.《安全生产大检查明细表》

仿宋GB2312三号，左空二字标注“附件：”

发文机关

公司安全生产委员会

仿宋GB2312三号，右空四字符

成文日期

2024年3月20日

仿宋GB2312三号，右空四字符

（二）请示模板

位置

内容示例

格式规范

标题

管理部关于申请采购办公设备的请示

小标宋体二号，居中

主送机关

分