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团队协作沟通模板：线上会议议程范本

一、适用场景

本议程模板适用于各类团队线上协作场景，包括但不限于：

项目启动会：明确项目目标、分工、时间节点及关键风险；

定期例会：如周例会、双周会，同步工作进展、解决问题、协调资源；

专题讨论会：针对特定问题（如需求变更、技术方案优化、跨部门协作障碍）进行深度研讨；

阶段性复盘会：总结项目/阶段成果、经验教训，规划后续工作；

临时紧急会议：应对突发问题（如项目延期、客户投诉），快速决策并落实行动。

二、使用流程与操作步骤

（一）会前准备：明确会议目标与关键要素

步骤1：确定会议核心目标

主持人需提前明确会议要解决的问题（如“确认Q3产品迭代优先级”“解决客户反馈的功能bug”），避免“为开会而开会”。

示例：若目标为“协调市场部与技术部资源，保证活动如期上线”，则议题需围绕资源需求、时间排期、风险预案展开。

步骤2：拟定参会人员与角色分工

根据会议目标确定必要参会人（决策者、执行者、相关支持部门），避免无关人员参会导致效率低下。

明确角色分工：

主持人：控制会议节奏、引导讨论、保证目标达成；

记录人：实时记录关键结论、待办事项、责任人及截止时间；

主讲人（如有）：提前准备材料（PPT、数据报表等），保证内容简洁聚焦。

步骤3：制定议程并提前分发

按模板填写议程（含议题、内容描述、负责人、预计时长），至少提前24小时发送给参会人，预留材料阅读时间。

示例：周例会议程需包含“上周工作完成情况（每人3分钟）”“本周重点计划”“需协调资源”“问题反馈”等固定模块，保证信息同步全面。

步骤4：准备会议材料与设备测试

主讲人提前共享会议材料（如共享文档、PPT），记录人准备好纪要模板；

主持人提前测试线上会议软件（如腾讯会议、钉钉）的麦克风、屏幕共享、录制等功能，保证会议顺利进行。

（二）会中执行：聚焦目标，高效讨论

步骤1：开场（5分钟内）

主持人准时开场，简要说明会议目标、时长及议程；

确认参会人员到齐情况，如有迟到/缺席者，简要说明其负责议题的后续处理方式。

步骤2：逐项讨论议题，控制节奏

按议程顺序推进议题，每个议题由负责人简要介绍背景（1-2分钟），再引导讨论；

主持人需注意：

避免“跑题”：若讨论偏离议题，及时拉回（如“关于问题，我们后续可单独开专题会，今天先聚焦解决方案”）；

鼓励发言：保证每位参会人（尤其是执行层）有表达机会，避免少数人主导讨论；

记录关键信息：记录人实时提炼结论（如“同意采用方案A，由*负责3天内完成落地”），避免会后遗漏。

步骤3：总结确认与待办明确

所有议题讨论完毕后，主持人总结会议核心结论（如“本次会议确定Q3迭代优先级为：功能优化＞新需求开发＞bug修复”）；

逐项确认待办事项：明确“任务内容、责任人、截止时间、交付标准”，避免“模糊表述”（如“尽快完成”需改为“9月15日前完成原型设计并评审通过”）。

步骤4：结束会议

主持人宣布会议结束，提醒记录人于24小时内分发纪要；

如有后续会议，简要预告时间与主题（如“下周三同一时间召开进度跟进会，请*准备落地情况汇报”）。

（三）会后跟进：保证执行闭环

步骤1：整理并分发会议纪要

记录人会后2小时内整理纪要，内容需包含：会议基本信息、各议题讨论要点、待办事项清单（任务/责任人/截止时间）、下次会议安排；

纪要通过会议软件或企业/钉钉发送给所有参会人，抄送相关领导，并标注“请责任人确认待办事项，如有异议请在24小时内反馈”。

步骤2：跟踪待办事项进度

责任人需按截止时间推进任务，提前1天向记录人/主持人同步进度（如“已完成80%，预计明天下午交付”）；

记录人每周汇总待办完成情况，在下次会议前同步给主持人，作为会议进度回顾依据。

步骤3：归档会议资料

将会议纪要、共享材料、聊天记录等资料统一归档至团队共享文件夹（如企业网盘），按“日期-会议主题”分类，便于后续查阅。

三、线上会议议程模板（含填写示例）

会议基本信息

项目

内容

会议主题

项目Q3迭代启动会

会议时间

2023年9月5日14:00-15:30（北京时间）

会议时长

90分钟

参会人员

（产品经理）、（技术负责人）、（设计负责人）、（测试负责人）、*（项目经理）

主持人

*（项目经理）

记录人

*（产品助理）

会议工具

腾讯会议（会议号：*–）

会议议程

序号

议题名称

内容描述

负责人

预计时长

备注（如需提前准备的材料）

1

会议开场与目标确认

主持人说明会议目标（明确Q3迭代目标、优先级及分工），确认参会人员

*

5分钟

无

2

上期迭代成果回顾

同期Q2迭代完成情况（数据：需求完成率85%，bug修复率90%），未关闭问题说明

*

10分钟

Q2迭代进度表（共享文档：*）

3

Q3用户需求梳理与优先级评估

用户反馈TOP3需求（A功能、B优化、