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标准化办公设备使用与维护指南

总说明

本指南旨在规范公司常用办公设备的使用与维护流程，保证设备高效、安全运行，延长设备使用寿命，减少故障率。适用于全体办公人员，涵盖打印机、复印机、投影仪、碎纸机等高频使用设备的操作规范与日常维护要求。

一、打印机使用与维护

（一）典型应用场景

日常文档打印：包括合同、报告、通知等文字材料（支持黑白/彩色打印）；

批量文件输出：如会议资料、培训手册等多页文档打印；

特殊介质打印：如标签纸、信封、卡片等少量特殊规格纸张打印。

（二）标准操作流程

1.开机准备

（1）检查电源线连接是否牢固，确认打印机电源开关处于关闭状态；

（2）开启打印机电源，等待设备自检完成（通常指示灯由闪烁变为常亮，或显示屏显示“就绪”）；

（3）检查纸张：打开纸盒盖，将符合规格的A4纸（或所需介质）整齐放入纸盒，注意纸张方向（通常打印面朝上，具体参考打印机型号标识），避免纸张褶皱、叠放过多（不超过纸盒容量2/3）。

2.打印操作

（1）在电脑端打开需打印文件，“打印”按钮，进入打印设置界面；

（2）选择正确的打印机型号（若连接多台设备，需确认目标设备）；

（3）设置打印参数：根据需求选择“黑白/彩色”“单面/双面”“份数”“缩放比例”等（如批量打印可勾选“分页”功能，避免页面顺序混乱）；

（4）预览打印效果，确认无误后“打印”按钮。

3.取件与关机

（1）等待打印机完成打印，注意观察出纸口，避免文件堆积卡纸；

（2）从出纸口轻轻取出打印文件，检查打印效果（如模糊、缺墨等问题需及时处理）；

（3）若暂时无需使用，关闭打印机电源（建议通过机身电源键直接关闭，而非仅关闭插线板开关），关闭前确认无未完成的打印任务。

（三）日常维护记录表（模板）

日期

维护项目

执行人

维护结果（正常/异常及处理）

下次维护时间

2023-10-08

清洁打印机外部壳体

*工

外观无污渍，运行正常

2023-10-15

2023-10-08

检查硒鼓余量

*主管

硒鼓墨粉余量约30%，无需更换

2023-10-20

2023-10-10

清理进纸辊纸屑

*工

清除少量纸屑，进纸顺畅

2023-10-17

（四）操作关键提醒

纸张使用：禁止使用受潮、褶皱或带有胶带的纸张，避免造成卡纸或损坏进纸组件；

硒鼓维护：非专业人员请勿自行拆卸硒鼓，更换硒鼓时需轻拿轻放，避免曝光；

卡纸处理：发生卡纸时，需先按下“取消”键，待打印机停止运行后，按照机身指示打开对应面板，缓慢取出卡纸，勿用力撕扯残留纸张；

环境要求：打印机需放置在通风、干燥处，避免阳光直射或靠近水源，远离磁性物品以防干扰。

二、复印机使用与维护

（一）典型应用场景

文件复印：快速复制纸质文档（支持黑白/彩色、单面/双面）；

证件复印：如证件号码、营业执照等正反面复印；

缩放复印：调整文件比例（如A4转A3、A3转A4）或合并复印（小稿放大至整页）。

（二）标准操作流程

1.开机与预热

（1）检查电源、纸盒及墨粉盒是否正常，开启电源开关；

（2）等待复印机预热完成（显示屏提示“就绪”或指示灯常亮），期间避免打开原稿盖。

2.放置原稿与设置参数

（1）根据文件类型选择“原稿台”或“自动输稿器”：

单页/少量文件：将原稿面朝下放在原稿台玻璃板上，对齐左上角标识线；

多页文件：将原稿叠放整齐，放入自动输稿器（注意纸张方向，通常文字面朝上）；

（2）在操作面板设置参数：选择“黑白/彩色”“份数”“缩放比例”（如“141%”放大A4至A3）、“浓度”（浅/中/深）、“双面/单面”等；

（3）如需双面复印，选择“自动双面”功能（部分机型需先复印一面，手动翻转后再复印第二面）。

3.复印与取件

（1）按下“开始”按钮（或“复印”键），机器开始扫描并输出复印件；

（2）等待复印完成，从出纸口取走复印件，检查清晰度、完整性；

（3）若使用自动输稿器，确认所有原稿已输出，避免遗漏。

（三）日常维护记录表（模板）

日期

维护项目

执行人

维护结果（正常/异常及处理）

下次维护时间

2023-10-09

清洁原稿台玻璃

*工

无污渍、划痕，扫描清晰

2023-10-16

2023-10-09

检查墨粉盒余量

*主管

墨粉充足，可继续使用

2023-10-18

2023-10-11

清理自动输稿器分离爪

*工

清除纸屑，卡纸问题改善

2023-10-19

（四）操作关键提醒

原稿要求：原稿需平整无褶皱，禁止复印订书钉、回形针等金属物品，避免划伤玻璃台或内部组件；

墨粉更换：墨粉余量不足时，显示屏会提示“更换墨粉盒”，更换前需摇匀墨粉（部分型号墨粉），避免漏粉；

双面操作：手动双面复印时，需等第一面完全输出后，按提示翻转纸张，避免方向错误；

节能模式：长时间不使用时，建议启用“节能模式”或手动关机，减少设备损耗。

三