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文档撰写标准化格式与内容规范手册

一、手册概述与目的

本手册旨在统一各类正式文档的撰写格式与内容要求，保证文档信息的规范性、准确性和可读性，提升跨部门协作效率，降低沟通成本，并为文档的归档、查阅及后续修订提供统一依据。适用于公司内部所有需正式存档或跨部门流转的文档，包括但不限于项目报告、技术方案、会议纪要、管理制度、产品说明书等。

二、适用范围与典型应用场景

（一）适用文档类型

项目类文档：项目立项报告、项目计划书、项目阶段总结、项目验收报告等；

技术类文档：系统设计方案、技术规格说明书、接口文档、测试报告、运维手册等；

管理类文档：部门管理制度、工作流程规范、会议纪要、年度/季度工作总结等；

产品类文档：产品需求文档（PRD）、产品说明书、用户手册、市场调研报告等；

其他正式文档：合作协议（内部）、培训材料、审计报告等。

（二）典型应用场景

项目启动阶段：通过标准化立项报告明确项目目标、范围及资源需求，保证项目干系人对齐认知；

跨部门协作：技术方案采用统一格式，便于研发、测试、市场等团队快速理解核心信息；

审计与合规：规范化的会议纪要、管理制度可满足内部审计及外部合规检查要求；

知识沉淀：标准化的技术文档、产品手册形成企业知识库，支撑新员工培训与工作交接。

三、标准化文档撰写流程与操作细则

（一）前期准备阶段

需求明确：与文档发起人（如项目经理、部门负责人）确认文档目标、受众及核心需求，明确文档需解决的核心问题（如“汇报项目进度”“说明系统技术架构”）。

资料收集：整理与文档相关的背景资料、数据、图表、政策文件等，保证信息来源准确、可靠。例如项目总结需收集项目计划、实际进度、预算执行等数据。

模板选择：根据文档类型从公司模板库中选择对应模板（若无模板，参考本手册“四、常用结构与填写示例”搭建框架）。

（二）框架搭建阶段

目录设计：按逻辑层级设计目录，一级标题为文档核心模块（如“1项目背景”“2实施方案”），二级标题为模块细分内容（如“1.1项目立项背景”“1.2项目目标”），层级不超过3级。

章节划分：根据文档类型确定必选章节，例如：

项目报告：背景、目标、实施方案、进度计划、风险分析、预算、结论、附件；

技术方案：需求概述、系统架构、模块设计、接口说明、测试方案、部署计划。

（三）内容撰写阶段

标题规范：

一级黑体三号，加粗，居中，格式为“1章节名称”（如“1项目背景”）；

二级黑体四号，加粗，左对齐，格式为“1.1章节名称”（如“1.1立项背景”）；

三级宋体四号，加粗，左对齐，格式为“1.1.1章节名称”。

规范：

字体：宋体小四，行距1.5倍，段前段后间距0.5行；

关键数据：需注明来源（如“数据来源：财务部2023年Q3报表”），重要结论可加粗突出；

图表规范：图表需按章节连续编号（如图1-1、表2-3），标题置于图表上方，宋体五号，居中，例如“图1-1项目进度甘特图”；图表内容需简洁易懂，避免冗余信息。

语言风格：

客观准确：使用书面语，避免口语化表达（如“差不多”“可能”），用“预计”“计划”等词替代模糊表述；

逻辑清晰：章节间需有过渡句，例如“在明确项目目标后，需制定详细的实施方案”；

术语统一：全文术语保持一致（如“用户端”“客户端”统一为“用户端”），首次出现术语时可标注英文（如“用户端（UserInterface,UI）”）。

（四）审核修订阶段

自审：撰写者需检查内容完整性（是否覆盖所有需求点）、格式规范性（是否符合本手册格式要求）、数据准确性（数据与来源是否一致）。

交叉审核：根据文档内容邀请相关部门人员审核，例如：

技术方案需由技术负责人审核架构合理性；

项目预算需由财务部审核数据准确性；

管理制度需由法务部审核合规性。

修订确认：根据审核意见修订文档，记录修订内容（如“修订说明：3.2节补充测试用例数量，由技术部*工审核通过”），经发起人最终确认后定稿。

（五）定稿发布阶段

格式固化：定稿后转换为PDF格式（避免编辑导致格式错乱），保留原始Word文档用于后续修订。

版本管理：文件名格式为“文档类型-项目/主题名称-版本号-日期”，例如“项目总结-系统升级-V1.2；版本号规则：V1.0为初版，每次修订递增0.1（如V1.1、V1.2）。

归档发布：按公司档案管理规定将文档至指定服务器或文档管理系统，同步告知相关干系人查阅路径。

四、常用结构与填写示例

（一）项目阶段总结报告模板

章节

核心内容

填写说明

1.项目概述

1.1项目名称、1.2项目周期、1.3项目目标、1.4当前阶段

目标需与立项报告一致，当前阶段明确“已完成阶段（如需求分析、开发）”

2.进度完成情况

2.1计划进度（甘特图）、2.2实际进度、2.3进度偏差分析

实际