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采购管理物资清单及采购计划模板

适用工作场景

操作流程详解

第一步：需求发起与提报

采购需求由各部门（如行政部、项目部、研发部等）根据实际工作需要发起，需求人填写《物资需求申请表》，明确物资名称、规格型号、需求数量、用途说明、期望到货时间等信息，提交至部门负责人审批。审批通过后，需求部门将申请表同步至采购部门，作为后续清单编制的依据。

示例：行政部因办公设备老化，需采购10台台式电脑用于新员工入职，由行政专员小明填写需求申请表，部门负责人张经理审批后提交至采购部。

第二步：物资清单编制

采购部门收到需求申请后，结合库存台账（如有）进行需求核对，避免重复采购。根据需求部门的要求，编制《采购物资清单》，详细列明每项物资的名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、预估总价、技术参数（如适用）、供应商建议（如有）等关键信息。对于技术复杂或金额较高的物资，可组织需求部门、技术部门共同审核参数，保证清单准确无误。

要点：预估单价需参考历史采购数据、市场询价结果或供应商报价，保证合理性；技术参数应清晰、具体，避免歧义。

第三步：采购计划制定

基于《采购物资清单》，采购部门制定《采购计划》，明确采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）、预算总金额、资金来源、采购时间节点（如招标截止时间、合同签订时间、到货时间）、责任部门及责任人等信息。计划需与财务部门对接，确认预算匹配情况，避免超预算采购。

示例：采购部根据10台台式电脑的清单，制定采购计划：采购方式为“公开招标”，预算总金额5万元（单价5000元/台），资金来源为“办公经费”，计划30天内完成招标并到货，采购负责人为李主管。

第四步：计划审批与流程固化

采购计划需按审批权限逐级报批，一般流程为：采购部门负责人审核→财务部门复核预算→分管领导审批→总经理（或单位负责人）终审。审批通过后，采购计划正式生效，作为后续采购执行的依据。审批过程中需留痕，保证流程可追溯。

注意：审批权限根据单位规模、采购金额等设定，例如单笔金额超2万元需分管领导审批，超5万元需总经理审批。

第五步：采购执行与跟踪

采购部门根据审批通过的采购计划，组织实施采购工作：

采购方式执行：按计划选择采购方式，如公开招标需发布招标公告、组织开标评标；询比价需向至少3家供应商询价并对比分析。

合同签订：确定供应商后，签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货期、验收标准、违约责任等条款。

进度跟踪：实时跟踪供应商生产/备货进度，保证按期到货；如遇延迟，及时与供应商沟通并调整计划，同步告知需求部门。

第六步：物资验收与入库

物资到货后，由需求部门、采购部门、仓储部门（如有）共同验收：

数量核对：清点物资数量是否与合同一致。

质量检查：对照技术参数和合同标准，检查物资外观、功能、合格证等是否符合要求。

验收确认：验收合格后，填写《物资验收单》，三方签字确认；不合格物资及时联系供应商退换货，并记录原因。

验收通过后，物资办理入库手续，更新库存台账。

第七步：资料归档与复盘

采购完成后，采购部门整理归档相关资料，包括需求申请表、采购物资清单、采购计划、审批文件、招标/询比价记录、采购合同、验收单、发票（合规前提下）等，保证资料完整、可查。定期对采购执行情况（如成本控制、供应商表现、到货及时率等）进行复盘，优化采购流程。

模板工具清单

表1：采购物资清单模板

序号

物资名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

技术参数/用途说明

需求部门

建议供应商

备注

1

台式电脑

CPUi5/16G/512G

台

10

5000

50000

用于新员工办公

行政部

A科技公司

无

2

办公椅

人体工学款

把

5

800

4000

替换损坏座椅

行政部

B家具公司

含五星脚

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

表2：采购计划模板

计划编号

采购部门

需求部门

采购类型

预算总金额（元）

资金来源

采购方式

计划开始时间

计划完成时间

责任人

审批状态

备注

CG-2024-001

采购部

行政部

日常办公物资

54000

办公经费

公开招标

2024-03-01

2024-03-31

*李主管

已审批

含电脑、办公椅

CG-2024-002

采购部

项目部

项目专项物资

120000

项目经费

询比价

2024-04-01

2024-04-15

*王经理

审核中

实验室设备

使用要点提示

需求准确性：需求部门需明确物资的规格、数量及技术参数，避免因描述模糊导致采购物资与实际需求不符，造成资源浪费。

预算匹配：采购计划需严格控制在预算范围内，超预算采购需重新申请审批流程，保证资金使用合规。

审批权限：严格按照单位规定的审批权限执行，不得简化流程或越权审批，保证采购流程的严肃性。

供应商管理：优先选择资质齐全、信誉良