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采购流程与合同审核流程手册

本手册旨在规范企业采购活动及合同管理全流程，明确各部门职责分工，保证采购行为合规、高效，降低运营风险，保障企业资源合理配置。手册适用于公司各部门所有采购需求发起、供应商管理、合同起草与审核等环节，相关岗位人员需严格遵照执行。

一、采购全流程操作指南

（一）需求提出与确认

需求发起

业务部门根据实际工作需要，由申请人*填写《采购申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交付时间等信息，并附相关技术参数或需求说明文件（如技术规格书、图纸等）。

需求部门负责人对采购必要性及合理性进行审核，确认符合部门工作计划及预算后，签字提交至采购部。

需求复核

采购部收到申请后，对采购需求的合规性（是否超预算、是否符合公司采购政策）、完整性（信息是否齐全）进行复核，必要时与需求部门沟通确认细节。

对于重大项目或高价值采购，采购部可组织需求部门、财务部召开需求评审会，明确采购边界及技术要求。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源

根据采购需求类型（如标准化物资、定制化服务、工程类项目等），采购部通过公开招标、询价比价、单一来源采购等方式筛选供应商。

公开招标：适用于金额较大、标准化的采购项目，通过公司官网或指定平台发布招标公告，邀请不少于3家合格供应商参与。

询价比价：适用于金额中等、规格明确的采购项目，向不少于3家供应商发出询价单，对比价格、质量、交期等综合因素。

单一来源采购：仅适用于因特殊技术要求、专利保护等原因只能从唯一供应商采购的情况，需附专项说明并经总经理*审批。

供应商资质审核

采购部对候选供应商的营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证等）、经营状况、财务报表、过往合作案例等进行审核，保证供应商具备履约能力。

审核通过后，形成《供应商评估表》，纳入《合格供应商名录》。

供应商确定

采购部根据“质优价廉、服务优先、诚信合规”原则，结合评估结果确定中标/成交供应商，并通知需求部门确认。

需求部门对供应商的技术方案、产品功能等进行最终确认，无异议后进入后续流程。

（三）采购订单与审批

订单编制

采购专员*根据确定的供应商及需求细节，编制《采购订单》，注明订单编号、供应商信息、物品/服务明细、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准等条款，保证与采购申请及供应商报价一致。

订单审批

采购订单按审批权限逐级报批：

金额≤5万元：采购经理*审批；

5万元＜金额≤20万元：采购总监*审批；

金额＞20万元：总经理*审批。

审批通过后，采购部将《采购订单》加盖公章发送至供应商，并要求供应商签字确认回传。

（四）订单执行与跟踪

交付跟进

供应商按订单约定时间交付货物/提供服务，采购部需提前与供应商确认交付细节，保证准时履约。

对于周期较长的项目，采购部应建立进度跟踪表，定期与供应商沟通进展，及时协调解决交付过程中的问题（如物流延误、质量异常等）。

异常处理

若供应商未能按时交付或交付物品不符合要求，采购部需第一时间通知供应商整改，同时向需求部门及上级汇报，必要时启动备选供应商方案，保证不影响正常工作。

（五）货物/服务验收与付款

验收实施

货物送达后，由需求部门、采购部、质检部（如需）共同进行验收：

数量核对：清点货物数量是否与订单一致；

质量检验：检查物品规格、型号、外观、功能等是否符合要求，必要时提供第三方检测报告；

服务验收：对于服务类采购，由需求部门根据服务标准确认服务完成情况。

验收合格后，三方共同签字确认《验收单》；验收不合格的，需填写《不合格品处理单》，要求供应商限期退换或整改，整改合格后重新验收。

付款结算

采购部凭《采购订单》《验收单》、供应商开具的合规费用凭证（如收据、结算单等），按财务制度办理付款申请。

财务部审核无误后，通过银行转账等方式向供应商支付款项，并保留付款凭证备查。

二、合同审核全流程操作指南

（一）合同发起与起草

发起条件

采购金额超过1万元，或涉及长期服务、知识产权、重大责任等风险事项的，必须签订书面合同；

合同由业务部门*根据采购结果及技术需求起草，保证合同内容与采购订单、谈判结果一致。

合同内容规范

合应至少包含以下核心条款：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、标的物/服务详情（名称、规格、数量、质量标准）、价款及支付方式、履行期限与地点、验收标准与方法、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

涉及技术专利、专有技术的，需明确知识产权归属及保密义务；涉及长期履行的合同，应约定续签或终止条款。

（二）法务合规审核

审核重点

法务专员*对合同合法性、合规性、条款严谨性进行审核，重点关注：

合同主体是否具备相应资质及履约能力；

条款是否违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》等）或公司内部制度；

权利义务是否对等，违约