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车辆维修档案管理制度(2篇)

第一篇

一、目的与适用范围

1.1为规范车辆维修档案的收集、整理、保管、借阅、移交、销毁全过程，确保维修数据完整、真实、可追溯，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司所有登记在册的机动车辆（含公务车、生产车、租赁车、试验车）及外协维修单位产生的纸质与电子维修档案。

二、档案定义与分类

2.1维修档案指车辆在生命周期内，因维护、保养、故障修理、事故修复、改装、召回、技术升级等活动形成的具有保存价值的文字、图表、影像、数据电文等信息记录。

2.2按形成阶段分为：

2.2.1接车阶段：接车单、客户陈述记录、环车检查影像、油液抽取样本封存条；

2.2.2诊断阶段：故障码打印件、示波器波形截图、尾气检测报告、技术通报执行确认书；

2.2.3维修阶段：维修派工单、领料单、旧件标签、过程节点照片、扭矩扳手校准记录、隐蔽工程视频；

2.2.4质检阶段：竣工检验表、路试签字表、四轮定位数据、灯光检测单；

2.2.5结算交付阶段：维修结算清单、增值税发票复印件、电子支付回单、客户满意度调查表；

2.2.6质保阶段：质保卡、跟踪回访录音、返修申请单、质量申诉处理报告。

三、职责矩阵

3.1车队队长：对档案完整性负最终责任，每季度组织抽查，覆盖率不低于车辆总数的20%。

3.2维修主管：负责过程资料收集的逻辑校验，确保“一车一档”在竣工24小时内归档。

3.3档案管理员：专职人员，具备《档案管理岗位资格证》，负责分类、编目、上架、数字化、借阅审批、销毁监销。

3.4财务稽核：对结算级数据进行二次核对，发现金额差异≥1%即启动追溯。

3.5信息部：提供加密存储云空间，每日凌晨2:00自动增量备份，保留周期7年。

3.6安全部：对含车辆定位轨迹的电子档案进行脱敏，防止地理信息泄露。

四、编号规则与目录模板

4.1档案号结构：车型平台代码（2位）+出厂年份（2位）+流水号（6位）+维修类型代码（1位），如“EQ22A00018M”。

4.2目录模板采用EXCEL+PDF双格式，字段不少于38项，含发动机号、故障模式码、维修工时、technician签名、客户现场指纹索引。

4.3每页纸质文件右下角打印二维码，扫码可跳转至对应电子卷宗，实现纸电一体。

五、收集与整理

5.1维修工单须使用防撕碳带打印，确保字迹保存≥10年。

5.2旧件挂签采用扎带式一次性锁扣，拆除即毁，防止调包。

5.3过程影像按“分钟级”命名，如“20240625140328.mp4”，自动上传NAS，同步生成哈希值。

5.4液体样本（机油、冷却液、尿素）抽取100ml，装入琥珀色玻璃瓶，封口贴防拆标签，冷藏2年后统一环保处置。

5.5外协维修回场后，由接车员在2小时内补录电子档案，缺失率超过5%即扣减当次维修费的3%。

六、保管与存储

6.1纸质档案室采用恒温恒湿系统，温度18℃±2℃，湿度45%±5%，配备VESDA极早期烟雾探测。

6.2密集架承重≥800kg/节，每层安装LED灯带，实现无影照明。

6.3电子档案采用“3-2-1”备份策略：3份副本、2种介质、1份异地，加密算法SM4，密钥长度128bit。

6.4每年梅雨季节前，档案管理员使用除湿机连续运行72小时，并填写《防霉巡检表》。

6.5对事故车档案设置独立加密区，需双人双钥才能解密，防止舆情外泄。

七、借阅与复制

7.1内部借阅：通过OA发起申请，经车队队长、档案管理员两级审批，借阅期≤7个工作日，续借次数≤2次。

7.2外部借阅：仅限保险公司、公检法、交通执法，须出具正式函件，由法务部审核，借阅过程全程录像。

7.3复制权限：纸质档案只允许整本扫描成PDF，加水印“COPY+日期+借阅人”，分辨率≤200dpi，防止高清二次打印。

7.4借阅室设置RFID门禁，未授权档案通过门口即声光报警，同步抓拍人脸。

八、移交与接收

8.1车辆调拨至兄弟单位时，档案随车在48小时内完成移交，双方填写《档案移交清单》一式三份，由第三方监理签字。

8.2报废车辆档案不移交，直接进入封存期，纸质档案用无酸纸袋封装，电子档案刻录成一次性光盘，封存期10年。

8.3外包维修单位合同终止前，必须将历史档案一次性导入公司系统，数据格式符合XMLSchema3.2标准，缺失条目按500元/条扣款。

九、鉴定与销毁

9.1鉴定周期：公务车8年、营运车5年、试验车3年，到期前90天启动鉴定。

9.2鉴定小组由车队、财务、法务、档案、环保五部门组成，采用“一页一审”方式，对仍有索赔、纠纷、技术参考价值的档案延期保管。

9.3销毁方式：纸质使用碎浆机，出料粒度≤2mm，现场拍照并生成GIF，上传至区块链存证；光盘采用粉碎机，颗粒度≤0.5mm