合同管理模板及合同审核流程说明.docVIP

一、适用业务场景

本合同管理模板及审核流程适用于企业各类业务合作场景，包括但不限于采购合同、服务外包合同、销售合同、合作协议、保密协议等。无论是与外部供应商、客户合作，还是内部项目协作，通过标准化模板和规范审核流程，可有效降低合同风险、明确权责划分，保证合同条款合法合规、内容完整，保障企业业务顺利开展。适用于法务部门、业务部门、财务部门等多角色协同工作场景，覆盖合同起草、审核、签署、履行、归档全生命周期管理。

二、合同审核全流程操作指引

（一）需求发起与合同起草

需求提出

业务部门根据合作需求（如采购物资、接受服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合作内容、核心条款（如金额、履行期限、验收标准）等，经部门负责人*审批后提交至法务部门。

输出物：《合同需求申请表》（部门负责人签字版）。

合同起草

法务部门或指定业务部门根据《合同需求申请表》，结合企业标准合同模板起草合同文本。需包含以下核心要素：合同主体（双方名称、统一社会信用代码）、合作内容与范围、权利义务条款、金额及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。

输出物：《合同草案（初稿）》。

（二）内部审核

业务部门审核

业务部门对照《合同需求申请表》，审核合同内容是否与实际需求一致，重点关注合作范围、交付标准、验收条款、违约责任中业务相关条款的合理性。

审核意见需在《合同审核意见表》中明确标注（如“同意”“需修改条款”），审核人签字后流转至下一环节。

输出物：《合同审核意见表》（业务部门审核意见）。

财务部门审核

财务部门重点审核合同金额准确性、支付方式（如预付款比例、进度款节点、尾款支付条件）、税费承担、发票类型等是否符合企业财务制度，是否存在资金风险。

对涉及大额资金或长期履行的合同，需评估对方财务状况（如资产负债率、现金流），必要时要求对方提供资信证明。

输出物：《合同审核意见表》（财务部门审核意见）。

法务部门审核

法务部门从法律合规性角度审核合同条款，包括：主体资格（对方是否为合法存续企业，是否具备相应资质）、条款合法性（是否符合《民法典》等行业法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定（如仲裁或诉讼管辖地）等。

对存在法律风险的条款，需提出修改建议并与业务部门、对方协商调整；对重大风险条款（如无限责任、管辖地不利于企业），需上报管理层决策。

输出物：《合同审核意见表》（法务部门审核意见）、《合同修订说明》（如涉及重大修改）。

（三）审批与签署

最终审批

根据合同金额及重要性，确定审批权限：

金额≤10万元：由业务负责人、法务负责人、财务负责人联合审批；

10万元＜金额≤50万元：增加分管副总审批；

金额＞50万元：需总经理办公会审批。

所有审批人在《合同审批单》中签署意见，审批通过后形成《合同终稿》。

合同签署

法务部门核对《合同终稿》与审批版本一致性，确认无误后安排签署。

签署主体为企业法人的，需由法定代表人或其授权委托人签字并加盖企业公章；授权委托签署的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限）。

合同一式多份（通常至少3份，双方各执1份，企业存档1份），签署时保证页码完整、无涂改，骑缝章加盖（多页合同）。

输出物：《合同终稿》（双方签署版）、《授权委托书》（如适用）。

（四）履行与归档

合同履行

业务部门作为合同履行主体，按合同约定推进合作，定期跟踪履行进度（如交付节点、验收情况），填写《合同履行跟踪表》，记录履行过程中的问题及处理结果。

财务部门根据合同约定及履行进度办理付款，留存付款凭证（如发票、验收单）。

合同变更与解除

履行过程中需变更或解除合同的，由业务部门提出书面申请，说明变更/解除原因及条款调整内容，重新履行内部审核审批流程（流程同“合同起草-内部审核-审批”）。

变更或解除需采用书面形式（《补充协议》或《解除协议》），经双方签字盖章后生效。

合同归档

合同签署后10个工作日内，法务部门将《合同终稿》《审批单》《履行跟踪表》《补充协议》等资料整理成册，编号归档（合同编号规则：年份+部门简称+合同类型+序号，如“2024-采购-001”）。

电子档案同步至企业合同管理系统，保证信息安全及可追溯性。

三、常用合同管理模板表单

表1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

签署日期

合同类型（采购/服务等）

甲方（我方）

名称：统一社会信用代码：地址：联系人：

乙方（对方）

名称：统一社会信用代码：地址：联系人：

合同金额

大写：小写：币种：

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

核心条款摘要

（简要列明合作内容、支付方式、验收标准等，如“乙方需在__月__日前完成交付，甲方验收合格后__个工作日内支付__%款项”）

审批流程

业务负责人：财务负责人：法务负责人：分管副总/总经