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行政文书审批流程规范化管理工具

一、适用场景与文件类型

本工具适用于企业内部各类行政文书的规范化审批管理，涵盖日常行政管理、制度发布、事务性申请等场景。具体文件类型包括但不限于：

制度类：如《公司办公区域管理办法》《会议管理规范》等涉及全公司或部门间协作的制度文件；

事务申请类：如场地使用申请、办公用品采购申请、印章使用申请等；

通知公告类：如放假通知、活动组织通知、人事任免通知等需跨部门传达的正式文件；

其他类：如行政总结报告、对外函件（非业务性质）等需管理层审阅的行政类文书。

二、标准化操作流程详解

（一）发起申请

发起人：需为文件涉及事项的直接负责人或部门指定经办人（如部门的经办人）。

操作内容：

填写《行政文书审批表》（见模板表格），明确文件名称、用途、涉及范围、主要内容、附件材料等关键信息；

准备完整附件（如制度类文件需附草案及制定说明，申请类文件需附相关依据或清单）；

通过公司OA系统或指定审批平台提交电子版审批表及附件，同步提交纸质版（如需）至行政部门。

时限要求：一般需提前至少3个工作日发起，紧急事务（如突发场地调配）需标注“紧急”并说明原因，可缩短至1个工作日。

（二）部门初审

审核人：文件发起部门负责人（如部门经理）。

操作内容：

核查文件内容是否符合部门职责范围、数据是否准确、附件是否齐全；

重点审核文件对部门工作的影响及可行性，如涉及跨部门协作，需提前沟通确认；

在审批表“部门初审意见”栏签署意见（同意/需修改/不同意），并注明修改建议（如需修改）。

时限要求：2个工作日内完成，遇节假日顺延。

（三）相关会签

会签人：根据文件内容涉及的其他部门负责人（如制度类文件需会签人力资源部、财务部等；场地使用需会签后勤保障部）。

操作内容：

各会签部门从自身职责出发审核文件，重点关注是否存在冲突、资源是否可支持、流程是否合理等；

在审批表对应“会签意见”栏签署意见，如无异议则签字确认，如有异议需明确修改意见并与发起部门沟通达成一致；

涉及多部门会签的，按部门关联度或审批层级顺序依次传递（如先业务部门后职能部门）。

时限要求：每个部门1个工作日内完成，总时限不超过3个工作日（特殊情况需提前与行政部门协调）。

（四）领导审批

审批人：根据文件重要性及公司权限划分确定，一般分为三级：

常规审批：行政部门负责人（如行政总监），适用于日常事务性文件（如办公用品采购申请）；

重要审批：分管副总经理（如副总），涉及跨部门协调、资源调配的文件（如办公区域调整方案）；

重大审批：总经理（如总经理），适用于公司级制度发布、重要通知公告等。

操作内容：

审核文件整体合规性、必要性及与公司战略/制度的匹配度；

对通过审批的文件，签署“同意”意见并明确生效日期；对需修改的文件，退回发起部门并注明修改方向；

对涉及重大事项的文件，可组织专题会议审议后再审批。

时限要求：常规审批1个工作日，重要审批2个工作日，重大审批3个工作日。

（五）结果反馈与归档

反馈主体：行政部门（或发起部门根据审批结果执行）。

操作内容：

审批通过后，行政部门将审批表扫描存档，并通过OA系统或邮件将最终版文件同步至各相关部门/人员；

涉及执行的文件（如场地使用、采购申请），由发起部门按审批结果落实，行政部门跟踪进度；

审批不通过的，由行政部门将审批表及修改意见反馈至发起部门，发起部门调整后重新发起流程。

归档要求：审批表（含纸质版及电子签批记录）、最终版文件、附件材料等，由行政部门按“年度+文件类型”分类归档，保存期限不少于3年。

三、行政文书审批表模板

基本信息

文件名称

（例：《公司2024年春节放假安排通知》）

文件编号

（由行政部门按规则编制，如XZ-2024-001）

发起部门

（例：行政部）

发起人

（例：经办人）

联系方式

（内部办公电话，例：分机号）

文件类型

□制度类□事务申请类□通知公告类□其他类

涉及范围

（例：公司全体员工）

主要内容摘要

（200字内，说明文件核心目的及关键条款）

附件清单

（例：《放假安排表》《值班人员名单》）

审批流程

环节

审批人/部门

部门初审

部门经理

会签（部门1）

部门1负责人

会签（部门2）

部门2负责人

领导审批

审批人职务

备注

（说明特殊要求，如“需同步发布至公众号”“紧急文件”等）

四、使用要点与常见问题规避

信息填写规范：文件名称需准确反映内容，编号按行政部门规则编制，避免使用“通知”“申请”等模糊表述；摘要需简明扼要，避免关键信息遗漏。

附件完整性：制度类文件需附草案及制定依据，申请类文件需附相关数据或清单（如办公用品采购需附规格、数量、预算明细），保证审批人全面知晓情况。

时限管理：发起人需预留充足审批时间，遇紧急情况需提前与行政部门及审批人沟通，避免因流程延误影响工作；审批人需在规定时限