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机关单位公文写作规范与格式

一、引言

机关单位公文是党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。公文写作的规范性与格式的严谨性，直接关系到公文的质量和效用，影响到机关单位的工作效率和形象。因此，熟练掌握并严格遵守公文写作规范与格式，是每一位机关工作人员必备的基本素养和业务能力。

二、公文写作的基本要求

（一）准确把握公文的性质与特点

公文具有鲜明的政治性、法定的权威性、严格的规范性、特定的时效性和体式的固定性。写作时必须站在相应的政治高度，确保内容符合党和国家的方针政策、法律法规；必须以事实为依据，以法律为准绳，做到言出有据，令行禁止；必须遵循统一的格式标准和行文规则，确保公文的严肃性和规范性；必须根据工作需要及时撰制和发送，确保信息的时效性；其体式是长期实践中形成并由国家统一规定的，不得随意更改。

（二）坚持公文写作的基本原则

公文写作应遵循“实事求是、准确规范、精简高效、安全保密”的原则。实事求是是公文的生命线，内容必须真实可靠，反映客观实际；准确规范要求用词精准、逻辑严密、格式标准；精简高效强调行文简洁明了，避免冗余，注重实效；安全保密则要求严格遵守保密纪律，确保党和国家秘密的安全。

三、公文的行文规范

（一）明确行文关系与方向

公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般分为上行文、下行文和平行文。上行文是下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等；下行文是上级机关向下级机关发送的公文，如命令、决定、通知、批复等；平行文是同级机关或不相隶属机关之间往来的公文，如函、议案等。行文时必须明确隶属关系，遵循“逐级行文”的一般原则，确需越级行文的，应同时抄送被越过的机关。

（二）严格控制发文权限与范围

各机关单位应在自身的职权范围内制发公文，不得越权行文。对于涉及多个部门职权范围内的事务，若需联合行文，应明确主办单位，且联合行文的机关必须是同级。发文范围应根据公文内容和工作需要合理确定，避免滥发文件，提高公文的针对性和有效性。

（三）正确选择和使用文种

不同的文种有其特定的适用范围和行文目的，必须根据实际需要准确选用。例如，“请示”适用于向上级机关请求指示、批准；“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问；“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文；“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。文种选用不当，会影响公文的严肃性和办理效果。

四、公文的格式标准

公文格式是公文的外在表现形式，是公文严肃性和规范性的重要体现。根据《党政机关公文格式》（GB/T____）的规定，公文格式一般由版头、主体、版记三部分组成。

（一）版头部分

版头位于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

*份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

*密级和保密期限：如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

*紧急程度：如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

*发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

*发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

*签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体位于公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。

*标题：一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题应准确