跨部门沟通协作会议记录范本版.docVIP

适用情境

操作流程指南

一、会前准备：明确会议目标与基础信息

确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如“确定Q3产品上线跨部门协作分工”“解决客户投诉处理流程中的部门职责模糊问题”），避免议题发散。

梳理参会部门与人员：根据会议目的，列出必须参与的部门（如产品部、技术部、市场部、客服部）及各部门对接人（用“”代替，如“产品部-张”），提前3个工作日发送会议通知。

准备会议材料：收集与议题相关的背景资料（如项目进度表、问题清单、历史沟通记录等），提前1天发送给参会人，保证各方知晓会议基础信息。

设计会议议程：按“议题背景→现状分析→讨论环节→共识确认→行动项明确”的逻辑设计议程，预估各环节时长，避免会议超时。

二、会中记录：聚焦关键信息与行动共识

记录基础信息：准确填写会议时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人，以及缺席人员及原因（如“技术部-李*，因项目紧急冲突无法参会，已提前提交书面意见”）。

按议程逐项记录讨论要点：

议题背景：简述问题现状（如“当前客户投诉处理中，市场部认为客服部响应超时，客服部反馈信息传递不清晰”）。

各部门意见：客观记录各部门核心观点（如“市场部：建议建立投诉信息同步群，保证1小时内同步至相关部门；客服部：需明确信息传递标准模板，避免歧义”）。

讨论争议点：标记未达成一致的内容（如“是否需设立投诉处理优先级分级标准，各部门暂未统一意见”）。

明确决议与行动项：

决议事项：记录最终达成的共识（如“①建立市场部与客服部日度投诉同步机制；②技术部3个工作日内开发投诉信息同步系统原型”）。

行动项：详细记录“任务描述、负责人、完成时间、所需支持”（如“任务：制定投诉信息同步模板；负责人：客服部-王*；完成时间：2023-10-15；支持：市场部提供过往投诉案例样本”）。

实时确认记录准确性：会议结束前，由主持人快速过记记录，重点核对行动项的负责人与时间，保证无遗漏或歧义。

三、会后整理与跟进：保证执行落地

24小时内整理会议记录：根据会中记录，补充完整讨论细节（如争议点的补充说明、数据支撑等），形成正式会议纪要。

分发与确认：将纪要发送至所有参会人及相关部门负责人，要求2个工作日内反馈意见（如“纪要内容与我方表述一致，无补充”），确认无误后定稿。

行动项跟踪：指定专人（通常为记录人或项目助理）通过共享文档或项目管理工具（如飞书、钉钉项目）跟踪行动项进度，每周更新进展，并在下次会议前汇总执行情况。

会议记录模板参考

会议基本信息

会议名称

Q3产品上线跨部门协作协调会

会议时间

2023年10月10日14:00-16:30

会议地点

公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人

产品部-张*

记录人

项目管理部-赵*

参会部门及人员

产品部：张、刘；技术部：陈；市场部：杨、周；客服部：王

缺席人员及原因

技术部-李*：因紧急项目需求评审无法参会，已提交书面意见

会议议程与讨论内容

一、议题背景

产品部介绍Q3新产品上线计划（目标：11月15日上线），需明确各部门关键节点与职责分工。

二、现状分析

技术部：当前开发进度完成60%，需市场部提前10天提供宣传素材；市场部：需技术部提供产品功能详细说明，以保证宣传准确性。

三、讨论环节

1.宣传素材提交时间：市场部建议提前15天，技术部承诺10天内提供功能说明，最终共识：市场部10月20日前提交初版素材，技术部10月25日反馈确认。2.上线前测试安排：客服部提出需参与用户模拟测试，技术部同意10月28日-11月3日联合测试，由客服部整理测试反馈。

四、争议点

是否需提前预留3天缓冲期应对突发问题：市场部支持，技术部认为当前进度可控，暂未达成一致，后续由产品部评估后决定。

决议事项|1.建立“产品上线进度同步群”，每日17:00更新各环节进展；2.市场部10月20日前提交宣传素材初版，技术部10月25日前反馈；3.客服部10月28日-11月3日参与用户模拟测试，11月5日前提交测试报告。|

行动项清单|任务描述：制定宣传素材提交模板；负责人：市场部-杨；完成时间：10月12日；所需支持：产品部提供产品核心功能清单。任务描述：组织用户模拟测试；负责人：客服部-王；完成时间：10月25日；所需支持：技术部提供测试账号及操作手册。|

后续计划|下次会议时间：2023年10月20日14:00，议题：宣传素材初版评审及测试方案确认。|

使用要点提示

客观性原则：记录时需中立呈现各部门意见，避免加入个人主观评价，重点保留“谁提出什么观点”“最终达成什么共识”。

行动项优先级：区分“必须完成”与“建议推进”的行动项，明确负责人与截止时间，避免模糊表述（如“尽快完成”需替换为“10月15日前完成