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行政物品采购流程标准化指南

前言

行政物品采购是企业及事业单位日常运营的重要支撑环节，规范采购流程有助于提高效率、控制成本、防范风险。本指南旨在通过标准化操作步骤、配套表单及关键控制点说明，为行政人员提供清晰、可执行的采购管理工具，保证采购活动合规、高效、透明。

一、指南适用范围与应用场景

（一）适用范围

本指南适用于各类企业、事业单位、社会团体等组织的行政物品采购管理，涵盖办公耗材、固定资产（如办公设备、家具）、劳保用品、会务用品、绿植租赁等行政类物资采购。

（二）典型应用场景

日常办公采购：如纸张、笔、文件夹等易耗品的定期补充；

固定资产新增：如电脑、打印机、办公桌椅等新置或替换采购；

专项活动采购：如年会、培训、展会所需的物料及设备租赁；

行政服务采购：如绿植养护、保洁服务、饮用水供应等外包服务采购。

二、行政物品采购标准化操作流程详解

（一）第一步：需求提报与审批

需求发起

申请人填写《行政物品采购需求申请表》（详见第三部分表单模板），注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息，并附相关支撑材料（如固定资产采购需提供《固定资产购置审批单》）。

部门负责人对需求的合理性进行审核，确认是否符合部门预算及实际工作需要。

预算与权限审批

行政部汇总各部门需求，核对年度预算额度，保证总采购额不超部门预算。

根据采购金额及公司制度，逐级提交审批：

单次采购金额≤500元：部门负责人+行政部经理审批；

500元＜单次采购金额≤5000元：部门负责人+行政部经理+财务部经理审批；

单次采购金额＞5000元：部门负责人+行政部经理+财务部经理+总经理审批。

审批通过后，行政部正式受理采购需求；审批驳回则需申请人调整需求后重新提报。

（二）第二步：供应商选择与询价

供应商筛选

行政部从《合格供应商名录》（含资质证明、合作历史、价格评估等）中选择至少3家供应商进行询价。

若《合格供应商名录》内无合适供应商，需通过公开渠道（如采购网、行业平台）筛选新供应商，并对其资质（营业执照、相关行业许可证、信用记录等）进行审核。

询价与比价

向供应商发出《询价函》，明确物品规格、数量、交付时间、付款方式、质保期等要求，要求供应商在2个工作日内提供书面报价（加盖公章）。

行政部整理《供应商询价比价表》（详见第三部分表单模板），对比各供应商的价格、质量、交付能力、售后服务等，形成《采购建议报告》，注明推荐供应商及理由。

供应商确定

金额≤5000元的采购，由行政部经理根据比价结果确定供应商；

金额＞5000元的采购，需将《采购建议报告》提交财务部及总经理审批，最终确定中标供应商。

（三）第三步：采购执行与合同签订

订单下达

行政部与供应商确认采购细节后，下达《采购订单》（需注明订单编号、物品信息、价格、交付时间、违约责任等），并要求供应商签字确认。

合同签订（如适用）

单次采购金额＞10000元或涉及长期服务（如年租、维保）的，需签订正式采购合同。合同需由法务部（或指定专人）审核条款，保证双方权责清晰，特别是交付标准、验收方式、付款节点、违约赔偿等内容。

合同一式三份，采购方、供应商、财务部各执一份，行政部留存复印件备案。

（四）第四步：物品验收与入库

到货验收

供应商按约定时间送达物品后，行政部组织验收小组（至少2人，含申请人及行政专员）对照《采购订单》及合同进行验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致；

质量验收：检查物品规格、型号、外观、功能是否符合要求，必要时进行试用（如电子设备需通电测试）；

资料验收：索取产品合格证、质保卡、发票等资料。

验收合格后，填写《物品验收单》（详见第三部分表单模板），验收人签字确认；验收不合格则需当场拒收，并通知供应商24小时内更换或退货，同时更新供应商评估记录。

入库登记

行政部将验收合格的物品登记至《行政物品台账》，注明物品名称、规格、数量、入库日期、使用部门/人、资产编号（如为固定资产）等信息，并及时更新库存数据。

固定资产需粘贴资产标签，录入固定资产管理系统，明确管理责任人。

（五）第五步：付款与归档

付款申请

行政部根据《采购订单》《物品验收单》《发票》等资料，填写《采购付款审批表》（详见第三部分表单模板），附付款凭证（合同复印件、发票原件等），按审批权限提交财务部审核。

财务部核对单据无误后，安排付款（付款方式需与合同约定一致，如公对公转账、支票等）。

资料归档

行政部将采购全流程资料（需求申请表、审批记录、询价比价表、采购订单、合同、验收单、发票、付款凭证等）整理成册，按月度归档保存，保存期限不少于3年。

三、常用采购流程配套表单模板

（一）行政物品采购需求申请表

申请部门

申请人

申请日期

物品基本信息

物品名称

规格型号

单位

用途说明（请详细填写采购原因及具体使用场景）

期望