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采购流程标准化手册之供应商管理

一、供应商管理的应用背景与核心目标

供应商管理是采购流程中的核心环节，贯穿于供应商引入、合作、评估及优化的全生命周期。其应用场景覆盖企业日常采购的各类需求：如生产型企业需保证原材料供应商的稳定供货与质量可控；服务型企业需筛选具备专业资质的服务提供商；项目型企业需匹配符合项目周期与技术要求的合作方。通过标准化供应商管理，旨在实现三大核心目标：

合规性保障：保证供应商具备合法经营资质及行业准入许可，规避合作风险；

绩效可控：通过动态评估机制，引导供应商持续提升质量、交付效率与服务水平；

资源优化：构建优质供应商梯队，实现成本、质量与交付的平衡，支撑企业战略目标达成。

二、供应商全生命周期标准化操作流程

（一）供应商寻源与初步筛选

操作目的：拓宽供应商渠道，识别潜在合作对象，为后续准入评估奠定基础。

操作步骤：

制定寻源计划：采购部根据采购需求（如物料品类、技术标准、预估金额等），明确寻源范围（本地/全国/国际）、优先级及时间节点，由采购经理*经理审批。

多渠道信息收集：

行业展会、专业论坛、电商平台（如工业品采购平台）等公开渠道；

同行企业推荐或行业协会背书；

主动联系行业内具备口碑的企业。

初步筛选：采购专员*助理根据基本准入条件（如注册资本、经营范围、主营产品匹配度等），对收集到的供应商信息进行筛选，剔除明显不符合项，形成《潜在供应商清单》。

（二）供应商资质审核与尽职调查

操作目的：验证供应商的合法经营能力、履约资质及风险状况，保证合作安全。

操作步骤：

资料提交：向《潜在供应商清单》中的供应商发送《供应商资料提交清单》，要求提供以下材料（加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一复印件）；

行业生产/经营许可证（如食品需SC认证、特种设备需制造许可证等）；

质量体系认证（ISO9001等）、环境/职业健康安全认证（如适用）；

近三年财务报表（资产负债表、利润表）及银行资信证明；

主要产品/服务的检测报告、合格证书及案例说明。

资质初审：采购专员*助理核对资料的完整性、真实性与有效性，重点核查资质证书是否在有效期内、经营范围是否匹配采购需求，形成《供应商资质初审表》。

尽职调查：对通过初审的供应商，由采购部牵头，联合质量部、法务部开展尽职调查：

质量能力：查阅其质量控制流程、检验标准及不良品处理机制；

生产能力：核实产能、设备配置、生产周期（如为生产企业，可要求提供生产线照片或视频）；

财务状况：分析其偿债能力、盈利能力及现金流稳定性，评估合作风险；

商业信誉：通过第三方信用平台或行业口碑核实其是否存在重大诉讼、违约记录。

调查完成后，出具《供应商尽职调查报告》，明确“推荐引入”“需整改后引入”或“不推荐”结论。

（三）供应商现场评估（如适用）

操作目的：通过实地考察，验证供应商资质与调查信息的真实性，评估其现场管理水平。

操作步骤：

制定评估方案：根据采购品类特性（如关键物料、高风险服务），确定是否需现场评估，并制定《供应商现场评估清单》，涵盖生产/服务环境、设备维护、人员操作、仓储物流、安全环保等维度。

组织评估团队：由采购经理经理担任组长，成员包括质量工程师工、生产主管主管（如涉及物料供应）、安全专员专员（如涉及危化品等）。

实施现场评估：

供应商陪同下按清单逐项检查，记录现场情况（可拍照/录像留存）；

与供应商负责人、技术人员、操作人员沟通，知晓其管理理念与技术能力；

随机抽取近期生产/服务记录，核查其与申报信息的一致性。

评估反馈：现场向供应商反馈初步评估结果，对发觉的问题（如5S管理不到位、检验记录不完整）提出整改要求，评估结束后3个工作日内形成《供应商现场评估报告》，明确“通过”“有条件通过”（需整改后复检）或“不通过”结论。

（四）样品测试与小批量试用

操作目的：验证供应商产品/服务是否符合企业技术标准与质量要求。

操作步骤：

样品提供：对通过现场评估的供应商，要求按《样品需求单》提供样品（数量、规格、技术参数等需明确），并附《样品自检报告》。

测试与验收：

质量部按《产品检验标准》或《服务验收规范》对样品进行全项检测/验证，记录测试数据；

如为服务类采购，可安排小范围试用（如IT运维服务试用1个月），评估响应速度与服务质量；

测试完成后出具《样品测试报告》或《试用评估报告》，判定“合格”“不合格需整改”或“不合格”。

结果应用：样品合格则进入合同签订环节；不合格则要求供应商在7个工作日内完成整改，重新提供样品测试，最多整改1次，仍不合格则淘汰。

（五）供应商合同签订与信息建档

操作目的：明确双方权利义务，规范合作流程，建立供应商档案。

操作步骤：

合同起草：采购部根据谈判结果，起草《采购合同》，条款需包含：

合作范围（产品/服务名称、规格、数量、价格及定价