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企业内部文件管理制度模板

一、制度适用范围与核心目标

本制度适用于企业内部各类文件（包括但不限于制度类、流程类、报告类、合同类、会议纪要类、档案类等）的起草、审核、签发、分发、归档、查阅、保管及销毁等全生命周期管理。旨在规范文件管理流程，保证文件内容准确、传递及时、存储安全，提升企业运营效率，保障信息安全与合规性，为各部门协同工作提供标准化依据。

二、文件分类与密级划分

（一）文件分类

制度类文件：企业章程、管理制度、流程规范、岗位职责等；

管理类文件：工作计划、总结、报告、请示、批复等；

业务类文件：合同协议、招投标文件、项目方案、客户资料等；

事务类文件：会议纪要、通知公告、会议材料、培训资料等；

档案类文件：具有长期保存价值的文件，如审计报告、法律文书、历史决议等。

（二）密级划分

根据文件内容的重要性及涉密程度，划分为以下四级：

公开文件：可向企业内外部无限制传递（如企业简介、公开通知）；

内部文件：仅限企业内部员工知悉（如部门工作计划、内部流程）；

秘密文件：仅限相关部门及指定人员知悉（如未公开的财务数据、项目方案）；

机密文件：仅限核心管理层及授权人员知悉（如重大并购方案、核心技术资料）。

三、管理职责分工

责任主体

职责说明

行政部

统筹文件管理制度执行，负责文件格式标准化、归档监督、销毁组织，以及文件管理系统的维护；

各业务部门

负责本部门文件起草、初审、传递，保证文件内容真实、合规，并按规定及时归档；

法务部

负责合同类、制度类文件的合法性审核；

财务部

负责财务类文件的合规性及数据准确性审核；

分管领导

负责对分管部门文件进行终审，对文件内容的合理性、可行性负责；

总经理/董事长

负责对企业重要文件（如制度类、重大决策类）进行最终签发。

四、文件全生命周期管理流程

（一）文件起草

起草主体：由文件内容涉及的主要业务部门指定专人起草，如制度类文件由行政部牵头，合同类文件由业务部牵头。

内容要求：

结构清晰，包含标题、发文范围、附件、编制/审核/签发人信息等要素；

语言规范，避免歧义，数据需准确无误（如涉及财务数据需经财务部核对）；

电子文件采用企业统一模板（如Word格式，标题宋体二号加粗，宋体小四，行距1.5倍）。

（二）文件审核

初审（部门级）：起草部门负责人对文件的完整性、合规性及部门内适用性进行审核，签署审核意见。

二审（专业级）：

制度类文件由法务部审核合法性；

财务类文件由财务部审核数据准确性；

业务类文件由相关协作部门审核内容一致性。

终审（管理层级）：

常规文件由分管领导终审；

重大文件（如企业章程、年度战略规划）需提交总经理/董事长终审。

审核要点：文件是否符合企业战略、是否与现有制度冲突、是否可执行、是否存在安全风险。

（三）文件签发

签发权限：

部门内部文件：部门负责人签发；

跨部门文件：分管领导签发；

企业级重要文件：总经理/董事长签发。

签发规范：签发人需在文件指定位置亲笔签名（或电子签章），并注明签发日期，文件正式生效。

（四）文件编号与登记

编号规则：采用“部门代码-文件类别-年份-序号”格式，例如：“行制-2024-001”（行政部制度类文件2024年第1号）。

登记要求：文件签发后，由行政部统一编号，并在《文件登记台账》（见表1）中记录文件名称、编号、密级、签发人、生效日期、分发范围等信息。

（五）文件分发

分发范围：根据文件密级及签发意见确定，秘密及以上文件需列明具体接收人员名单。

分发方式：

公开/内部文件：通过企业OA系统或邮件群发，同步在公告栏张贴纸质版；

秘密/机密文件：由行政部专人送达，接收人需签收《文件分发签收表》（见表2）。

（六）文件归档

归档范围：所有已生效文件（包括电子版及纸质版），但草稿、重复文件无需归档。

归档时限：文件生效后15个工作日内，由起草部门将纸质文件（需签字盖章完整）及电子版提交至行政部。

归档管理：行政部按“年度-类别-部门”分类存放，编制《文件归档清单》（见表3），电子文件存储至企业文件管理系统并定期备份（每月1次）。

（七）文件查阅与借阅

查阅权限：

公开文件：企业内部员工可自行通过OA系统查阅；

内部及以上文件：需文件所属部门负责人同意；

秘密/机密文件：需经分管领导或总经理批准。

借阅流程：

填写《文件借阅申请表》（见表4），说明借阅原因、归还时间；

经批准后，由行政部专人办理借阅手续，借阅期限不超过7天（秘密及以上文件不超过3天）；

借阅文件不得涂改、转借、复制，确需复制需文件签发人批准。

（八）文件保管与销毁

保管要求：

纸质文件存放于专用档案柜，防火、防潮、防虫，秘密及以上文件需锁闭；

电子文件设置访问权限，定期杀毒，重要文件加密存储。

保管期限：根据文件类型确定，例如：制度类文件长期保存，会议纪要保存5年，合同类文件保存