销售合同管理模板风险控制及合同要素规范版.docVIP

销售合同管理模板风险控制及合同要素规范版

一、核心应用场景与适用范围

新客户首次合作合同签订

老客户续签合同规范化管理

大额/长期销售合同风险专项管控

跨部门协作合同全流程跟踪

合同纠纷前期预防与证据留存

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同需求发起与资料准备

责任主体：销售经理、客户对接专员

操作内容：

业务发起：销售经理*根据客户需求（如产品型号、数量、交付时间等），填写《销售合同需求申请表》（见表1），明确合同核心要素（标的、价款、履行方式等）。

客户资料收集：同步收集客户主体资格证明材料，包括：

企业法人营业执照复印件（需加盖公章，核对是否在有效期内）；

特殊行业资质证明（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等，根据产品特性要求）；

法定代表人证件号码明书及授权委托书（若签约非法定代表人，需提供加盖公章的授权文件，明确授权范围）。

输出成果：《销售合同需求申请表》+客户主体资格材料（扫描件+纸质版）

（二）合同文本起草与模板套用

责任主体：销售经理、法务专员

操作内容：

模板选择：根据合同类型（如标准产品销售、定制化服务、分期付款等），选择对应版式的《销售合同模板》（见表2），优先使用企业标准化模板，避免随意修改框架条款。

要素填写：根据《销售合同需求申请表》及客户沟通结果，填写合同核心条款，重点关注：

合同双方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等，需与营业执照一致）；

标的物描述（产品名称、型号规格、技术参数、执行标准等，避免模糊表述如“同类产品”）；

数量与计量单位（明确具体数量，如“100台”而非“一批”）；

价款与支付方式（含单价、总价、币种，支付节点如“预付款30%”“到货款60%”“质保金10%”，明确账户信息）；

履行期限与地点（交货时间、地点，安装调试周期等）；

质量标准与验收（明确验收标准、方法、期限及异议处理流程）；

违约责任（针对逾期交货、质量不符、付款延迟等情形，约定具体违约金比例或赔偿计算方式）。

特殊条款补充：如涉及保密、知识产权、不可抗力等特殊约定，需单独列明并经法务专员*审核。

输出成果：合同草案（电子版+纸质版，需标注“草案”字样）

（三）合同评审与风险审核

责任主体：销售部门负责人、法务专员、财务专员、生产/运营部门负责人（视业务需要）

操作内容：

部门评审：

销售部门：审核客户信息准确性、需求匹配度、商务条款合理性；

财务部门：审核付款方式、信用政策、税务条款（如发票类型、税率）、客户资信状况（必要时调取企业征信报告）；

法务部门：审核合同合法性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任可执行性（重点排查“霸王条款”、免责模糊表述）；

生产/运营部门：审核交付可行性、技术参数可实现性、周期合理性。

评审反馈：各部门在《合同评审记录表》（见表3）中明确意见，对有争议条款需标注修改建议并说明理由。

最终定稿：销售经理汇总各部门意见，与客户沟通修订后形成终稿，经法务专员及销售部门负责人签字确认。

输出成果：《合同评审记录表》+确认版合同终稿

（四）合同签订与用印管理

责任主体：销售经理、行政专员

操作内容：

签约主体核对：签订前，再次核验客户签约代表身份（与授权委托书一致）及公章真实性（避免使用财务章、合同章代替公章）。

合同签署：合同一式三份（或按约定份数），双方各执一份，企业留存一份（若涉及备案，增加相应份数）；签字需使用黑色签字笔，姓名、日期需完整清晰，公章需加盖在法定代表人/授权代表签字及公司名称处，保证清晰不压字。

用印审批：销售经理*填写《合同用印申请表》，附评审通过的合同终稿及评审记录，按企业权限报相关负责人审批（如部门总监、分管副总）。

文件归档：行政专员*在用印后1个工作日内，将合同原件、客户资质材料、评审记录等整理归档，建立《合同管理台账》（见表4）登记编号、签订日期、金额、履行状态等信息。

输出成果：签订完毕的合同原件+《合同管理台账》更新

（五）合同履行与跟踪监控

责任主体：销售经理、客户对接专员、财务专员*

操作内容：

履行计划制定：合同生效后，销售经理*牵头制定《合同履行跟踪表》（见表5），明确各环节责任人与时间节点（如生产排期、物流安排、客户对接人）。

进度监控：按节点跟踪合同履行情况，如：

生产/备货阶段：与生产部门确认是否按期交付，若延迟需提前告知客户并协商补救方案；

交付阶段：物流信息同步客户，交付时获取签收凭证（如送货单、签收单，需注明货物数量、状态）；

验收阶段：按合同约定组织客户验收，验收合格后签署《验收确认单》；

付款阶段：财务专员*根据合同节点开具发票，跟踪客户付款进度，逾期未付的及时发函催收。

异常处理：履行过程中若出现质量问题、延迟交付等争议，立即启动协商机制，保留沟通记录（邮件、函件等），必要时签订《补充协议》（参照合同模板