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供应商信息管理模板风险控制版

一、适用业务场景

新供应商引入：对首次合作的供应商进行资质审核、风险画像及准入决策；

现有供应商复评：定期（如每年度/半年度）对合作中的供应商进行风险等级重估；

重大风险应对：供应商出现经营异常、合规问题或合作纠纷时的风险处置；

供应商退出管理：终止合作时的风险清算、档案封存及后续跟踪。

二、标准化操作流程

步骤1：前期准备与职责分工

责任部门：采购部牵头，联合法务部、财务部、质量部、业务部门成立供应商风险管理小组；

资料准备：明确供应商需提交的基础资料清单（含营业执照、资质证书、财务报表、过往合作案例等），通过邮件/供应商门户发送给潜在供应商；

工具准备：配置风险评级模型（参考附件1《供应商风险评估指标体系》），准备信息核查渠道（如“信用中国”、行业协会数据库等）。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

信息录入：通过《供应商基础信息表》（见附件2）收集供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、主营业务、核心产品/服务、联系人（姓名、职位、电话）等基础信息，保证必填项无遗漏；

资质核验：法务部核查供应商资质证书（如行业许可证、ISO体系认证等）的真实性与有效性，重点核对证书有效期、发证机关及范围是否与业务匹配；

初步筛选：对存在资质过期、信用异常（如失信被执行人）、业务范围不符等问题的供应商，直接标记为“暂不合作”，终止后续流程。

步骤3：风险评估与等级划分

多维度评估：风险管理小组依据《供应商风险评估指标体系》，从“经营能力”（如营收规模、资产负债率、客户集中度）、“合规风险”（如历史违法违规记录、环保/税务合规性）、“合作风险”（如交货准时率、质量合格率、售后服务响应速度）、“财务风险”（如应收账款逾期率、现金流状况）四大维度进行量化评分（满分100分）；

等级划分：根据评分结果将供应商分为三级：

低风险（85分及以上）：推荐优先合作，可简化监控频率；

中风险（60-84分）：有条件合作，需制定风险整改计划并加强跟踪；

高风险（60分以下）：拒绝合作，或启动退出流程。

步骤4：审核批准与信息建档

分级审批：

低风险供应商：采购部经理审批；

中风险供应商：风险管理小组集体评审，报分管副总审批；

高风险供应商：提交总经理办公会审议。

建档归档：审批通过后，由采购部将供应商信息、评估报告、审批文件等资料录入供应商管理系统，唯一供应商编码，同步更新《供应商名册》（见附件3），并设置风险等级标签。

步骤5：合作期动态监控与风险预警

定期复评：每季度/半年度由采购部组织相关部门对供应商进行复评，更新风险等级（如经营数据变化、新发风险事件等）；

即时预警：通过系统或人工监控触发预警信号（如供应商法人变更、重大诉讼、媒体负面报道、财务数据异常等），风险等级自动上调一级，并启动《风险应对处置单》（见附件4）；

整改跟踪：对中风险及以上供应商，要求其提交《风险整改方案》，明确整改措施、责任人及时限，采购部每周跟踪整改进度，整改完成后重新评估风险等级。

步骤6：风险处置与退出管理

高风险处置：对合作中出现重大风险（如产品质量、违约行为）的供应商，立即暂停订单下达，法务部牵头启动调查，根据合同约定追究责任；

退出流程：决定终止合作的，采购部向供应商发出《终止合作通知书》，财务部完成账款清算，质量部完成尾期产品验收，档案管理员将供应商信息转为“历史供应商”并加密保存，保存期限不少于合作结束后5年。

三、核心模板表格设计

附件1：供应商风险评估指标体系（示例）

评估维度

具体指标

权重

评分标准（0-10分）

经营能力

近3年营收平均增长率

15%

＞10%：10分；5%-10%：7分；＜5%：3分

核心客户集中度（最大客户占比）

10%

＜20%：10分；20%-40%：6分；＞40%：2分

合规风险

历史违法违规记录（近3年）

20%

无：10分；1次轻微违规：5分；2次及以上：0分

行业特殊资质有效性

15%

齐全且有效：10分；部分缺失：5分；缺失：0分

合作风险

交货准时率（近6个月）

15%

＞98%：10分；95%-98%：7分；＜95%：3分

质量合格率（近6个月）

10%

＞99%：10分；97%-99%：7分；＜97%：3分

财务风险

资产负债率

10%

＜50%：10分；50%-70%：6分；＞70%：2分

应收账款逾期率（近12个月）

5%

＜5%：10分；5%-10%：5分；＞10%：0分

附件2：供应商基础信息表

基本信息

内容

补充说明

供应商全称

与营业执照一致

统一社会信用代码

18位编码

注册地址

需注明省、市、区（县）

实际经营地址

若与注册地址不同，需提供租赁合同等证明

法定代表人

姓名、证件号码号

证件号码号仅用于内部核查，不对外公开

联系人

姓名、职位、电话、邮箱*

电