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供应商信息管理制度

供应商信息管理是企业管理者为了有效地开发和利用供应商信

息资源，在供应商管理过程中，对供应商信息进行收集、加工、输入

和输出的活动总称。

供应商信息管理制度

第1章总则

第1条目的

为了规范供应商信息的收集、整理和存档管理工作，促进公司充

分了解供应商的供应、交期、品管等能力，从而为公司制定采购决策

提供依据，特制定本制度。

第2条适用范围

本制度适用于采购部人员收集、整理、存档供应商信息等相关工

作。

第3条职责分工

1.供应商主管负责审核和落实供应商信息管理制度，监督供应商

信息管理过程。

2.采购专员负责分析和核定供应商信息，评价供应商资信等。

3.采购文员负责收集、整理、存档、保管供应商信息。

第2章供应商信息的收集

第4条供应商信息的内容

供应商信息的内容主要包括以下四个方面。

1供应商基础资料，也就是公司掌握的供应商最基本的原始资

.

料，主要包括公司名称、地址、电话、传真、E-mail、网址、负责人、

联系人，公司概况，设备状况，人力资源状况，主要产品及原材料等。

2.供应商特征信息，包括供应能力、发展潜力、企业规模和知名

度等。

3.供应商业务状况，主要包括目前及以往的销售实绩，经营管理

者和业务人员的素质，与其他竞争公司的关系，与本公司的业务联系

及合作态度等。

4.交易活动现状，主要包括供应商的交货状况、存在的问题、保

持的优势、未来的对策、企业信誉与形象、信用状况、财务状况等。

55条实施信息收集

1采购专员制订周密、切实可行的信息收集计划，并报采购部经

.

理审批。

2.供应商主管将收集计划分解并分配给采购专员。

3.采购文员按照信息收集的目的和要求设计出合理的信息收集

提纲与表格。

4.采购文员按照任务的特点，选择合适的收集方式和方法。

第3章供应商信息的整理

56条供应商信息的分类

供应商信息按照来源不同一般分为以下五类，采购专员应按照以下分类整

理信息。

1基本情况，包括供应商代码、供应商名称、供应商地址、开户

.

银行、开户账号、税号、联系人、电话、传真等。

2.资料类，主要包括营业执照、执照到期日期、生产许可证、许

可证到期日期、质量体系证书、证书到期日期、产品标识、行业检测

报告及有效期、企业简介、配套设备情况、供应商基本情况调查表等。

3.合同类，包括供应商质量保证协议、配套产品保修服务协议、

合同及合同编号、技术协议。

4.产品类，包括物料编码、产品名称、图号、价格、企业行业标

准、产品执行标准等。

5.流程类，包括样品小批鉴定表、供应商评价记录、供应商批准

表格等。

67条供应商信息的整理

1.采购文员负责收集和审核供应商基础信息的资料，包括营业执

照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等。

2.采购专员对供应商进行分类与编号，分类的方法按公司编码规

定。

3.采购文员按照供应商编号，将采购专员核定的供应商信息录入

信息管理系统，建立供应商档案卡。

4.采购文员把信息以调查报告、资料摘编、数据图表的形式整理

出来。

5.采购专员将这些信息资料与收集计划进行对比分析，如不符合

要求，还要进行补充收集。

第4章供应商信息的存档

第8条供应商信息存档规定

1按照领导审批和公司规定，采购文员将供应商信息资料注明密

.

级。

2.将资料按来源、时间、内容等分成若干层次和类别。

3.归档的资料应齐全完整，按照顺序或编号进行装订。

4.将装订好的资料，按照公司的编码规则编号、标注标题，并编

制卷内目录。

5.按照分类将案卷整齐放在规定的档案柜或档案架上。

6.定期对资料进行整理、清理、核对。

79条供应商信息借阅规定

1.借阅资料时，必须办理借