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日常运营事务标准化操作流程手册

前言

本手册旨在规范日常运营事务的处理流程，提升工作效率，保证各项事务有序推进。手册涵盖日常沟通、会议管理、文档处理、数据统计、任务跟进五大核心场景，适用于企业各部门运营人员及相关协作岗位。通过标准化操作，减少沟通成本，降低执行偏差，助力团队高效协同。

一、日常沟通标准化流程

（一）内部信息传达

适用场景

部门内部通知、工作安排传达、重要信息同步（如制度更新、假期安排等）。

操作流程详解

明确沟通目标

确定通知的核心内容（如“关于10月考勤调整的通知”），明确需接收信息的对象（全体部门成员/特定小组）。

编制信息文本

文本需包含标题、事由、具体要求、时间节点、责任部门/人、落款（部门名称及日期）。

示例：

【标题】关于10月考勤调整的通知

【事由】因国庆假期调休，10月考勤时间调整

【具体要求】10月1日-7日放假，10月8日（周日）、10月11日（周三）正常上班；10月7日（周六）调休上班，按周一日程考勤。

【责任部门】行政部

【落款】行政部2023年9月25日

选择传递渠道

日常通知：企业内部通讯群（如钉钉/企业群），全体成员并置顶。

重要通知：除群通知外，需通过内部邮件发送，并抄送部门负责人。

确认接收情况

发送后1小时内，查看群内“已读”状态或邮件“已回执”人员，对未确认人员单独私信提醒。

标准化表格示例：内部通知确认表

通知编号

通知主题

发送部门

发送时间

接收人员名单

未确认人员

补充提醒时间

确认完成情况

B10月考勤调整通知

行政部

2023-09-25

、

赵六

2023-09-2515:00

全部确认

关键要点提示

通知内容需简洁清晰，避免歧义，涉及时间、数字等关键信息需加粗标注。

紧急通知（如临时会议变更）需电话+群消息双重提醒，保证信息及时触达。

（二）跨部门协作沟通

适用场景

需其他部门配合完成的工作（如市场部提报活动需求、技术部支持系统维护等）。

操作流程详解

明确协作需求

清晰说明需对方部门支持的具体事项、目标、期望完成时间及资源支持（如是否需要数据对接、人员配合等）。

发起正式协作申请

通过内部协作系统（如OA）填写《跨部门协作单》，内容包括：协作事项、背景说明、需对方支持内容、时间节点、联系人及联系方式。

沟通确认细节

发送协作单后，与对方部门对接人（如*经理）电话沟通，确认需求理解一致，避免后续执行偏差。

跟进执行进度

每日/隔日通过协作系统或对接人知晓进展，遇到问题及时协调资源，保证按时交付。

标准化表格示例：跨部门协作单

协作编号

协作事项

发起部门

配合部门

发起时间

期望完成时间

协作内容描述

联系人（发起方）

配合人

当前进度

X双十一活动素材提报

市场部

设计部

2023-10-08

2023-10-15

需设计部完成20张主视觉海报设计，附设计规范

（市场部）

*经理

进行中

关键要点提示

协作需求需具体化，避免“尽快”“尽量”等模糊表述，明确可量化的交付标准（如“海报尺寸为750×1334像素，格式为JPG”）。

若对方部门无法按时配合，需及时上报共同上级协调，避免影响整体项目进度。

二、会议管理标准化流程

（一）会议筹备

适用场景

部门例会、项目推进会、跨部门协调会等正式会议的筹备阶段。

操作流程详解

明确会议必要性

确认会议目标是否清晰（如“确定Q4产品迭代优先级”），是否有其他方式（如邮件沟通）替代，避免无效会议。

确定会议基本信息

时间：优先选择工作日上午9:30-11:00或下午14:30-16:00，避开午休及临近下班时段；

地点：线下会议需提前预订会议室（通过企业会议室预订系统），线上会议需提前测试会议软件（如腾讯会议）功能并分享；

参会人员：根据会议主题确定核心参会人（决策人、执行人），避免无关人员参会。

制定会议议程

议程需包含议题、讨论时长、负责人，提前1天发送给参会人员。

示例：

议题1：Q4产品迭代需求评审（负责人：*产品经理，时长：40分钟）；

议题2：市场部双十一活动方案汇报（负责人：*市场总监，时长：20分钟）；

议题3：其他事项（时长：10分钟）。

准备会议材料

提前收集各议题相关材料（如PPT、数据报表、需求文档），整理成“会议资料包”，标注页码关键信息，保证参会人员提前熟悉。

标准化表格示例：会议筹备清单

筹备项

完成标准

责任人

完成时间

状态（是/否）

会议目标确认

形成《会议目标说明》文档

*主管

2023-10-09

是

会议室预订

确认301会议室设备正常，10:00-11:30

行政专员

2023-10-10

是

议程发送

邮件+群同步，全体参会人

*助理

2023-10-10

是

材料准备

资料包命名“Q4会议资料

*产品经理

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