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采购合同管理标准化操作流程指南

一、适用范围与核心目标

本指南适用于企业内部各类采购合同（包括原材料采购、设备采购、服务采购等）的全生命周期管理，旨在规范合同从需求提出到归档的各环节操作，保证合同签订的合规性、履行的有效性，降低法律风险与运营成本，保障采购活动的有序开展。核心目标包括：统一合同管理标准、明确各岗位职责、提升合同处理效率、防范潜在风险。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求确认与合同启动

需求提出与审核

业务部门根据生产经营需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等关键信息。

需求部门负责人*对申请表的合理性、必要性进行审核，保证需求与企业战略及预算匹配。

采购部门收到需求后，对采购内容的可行性（如市场供应情况、价格区间）进行评估，反馈意见至需求部门调整。

确定采购方式

根据采购金额、物品类型及企业制度，选择合适的采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）。

对于达到招标金额标准的采购项目，由采购部门牵头组织招标流程；小额零星采购可采用询价或直接采购方式，需留存至少3家供应商的报价记录。

（二）供应商选择与资质审核

供应商寻源

采购部门通过企业合格供应商库、公开市场招募、行业推荐等渠道收集供应商信息，初步筛选符合需求的候选供应商。

对于新供应商，要求其提供营业执照、相关资质证书（如生产许可证、3C认证等）、业绩证明等材料，填写《供应商准入申请表》。

资质审核与评估

采购部门联合法务、质量部门对新供应商的资质文件进行审核，重点核查证照有效性、经营范围与采购内容的匹配性、质量管理体系认证等。

对通过资质审核的供应商，组织现场考察（如涉及关键物料或大型设备），评估其生产能力、质量控制水平、交付保障能力等，形成《供应商评估报告》。

最终确定1-3家候选供应商，进入商务谈判环节。

（三）合同文本拟定与条款审核

商务条款谈判

采购部门与候选供应商就价格、付款方式、交付周期、违约责任等核心商务条款进行谈判，达成一致后形成《谈判纪要》，作为合同附件。

合同文本起草

采购部门根据谈判结果，使用企业标准合同模板起草合同文本，明确以下内容：

合同双方基本信息（名称、法定代表人、地址、联系方式等）；

采购物品/服务的详细规格、数量、单价及总金额；

质量标准及验收方法（可引用国家标准、行业标准或双方约定的技术参数）；

交付时间、地点及运输方式；

付款条件（如预付款比例、到货付款、质保金等）及账户信息；

违约责任（如逾期交货、质量不合格的赔偿标准）；

争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）；

合同生效条件及附件清单（如技术协议、图纸、谈判纪要等）。

合同审核流程

采购部门初审：重点审核合同文本与谈判结果的一致性、商务条款的合理性。

法务部门审核：重点审核合同条款的合法性、合规性，防范法律风险（如格式条款、免责条款的效力）。

财务部门审核：重点审核付款条款与财务制度的一致性、价格构成的合理性，保证资金安全。

需求部门审核：重点审核技术参数、质量标准、交付时间是否满足业务需求。

分管领导审批：对审核通过后的合同进行最终审批，确认合同签订的必要性及条款的完整性。

（四）合同签订与生效

文本定稿与盖章

审批通过后，采购部门与供应商共同确认合同文本，双方签字盖章（企业需加盖合同专用章或公章，供应商需加盖公章或合同章）。

合同一式多份（通常至少4份，双方各执2份），保证文本内容一致，骑缝章齐全。

合同登记与分发

采购部门在合同管理系统（或台账）中录入合同信息（合同编号、签订日期、金额、供应商、履行期限等），唯一合同编号，便于后续跟踪管理。

将合同正本分发给采购部门、财务部门、需求部门及档案管理部门，副本由采购部门留存。

（五）合同履行与跟踪

交付与验收

供应商按照合同约定时间交付货物/提供服务，需求部门与采购部门共同核对交付清单（如数量、规格、外观等），确认无误后签署《到货验收单》。

对于需要安装调试或功能测试的设备，由需求部门组织技术验收，出具《验收报告》，保证符合合同约定的质量标准。

履约跟踪与异常处理

采购部门定期跟踪合同履行进度（如生产进度、交付节点），对可能出现的延迟（如供应商产能不足、物流异常）提前预警，与供应商协商解决方案（如调整交付时间、分批交付）。

若出现质量问题或违约情况，需求部门及时向采购部门反馈，采购部门依据合同条款与供应商沟通处理（如要求退货、换货、支付违约金），形成《异常处理记录》。

付款管理

财务部门根据合同约定的付款条件，审核验收单、发票（或合规付款凭证）等材料，确认无误后安排付款，保证付款流程与合同条款一致。

（六）合同变更、终止与归档

合同变更

履行过程中如需变更合同内容（如数量调整、交付时间延期、价格修订等），由需求部门或供应商提出变