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贸易有限公司采购流程管理规范

引言

在贸易行业，采购工作作为供应链的起点，其效率与质量直接关系到公司的运营成本、产品竞争力乃至整体发展。为确保采购活动的规范化、透明化，提升采购效益，降低潜在风险，特制定本采购流程管理规范。本规范旨在为公司各部门的采购活动提供清晰指引，促进资源的优化配置，保障公司经营目标的顺利实现。

一、总则

（一）适用范围

本规范适用于公司所有与经营活动相关的物资、服务采购，涵盖从需求提出到付款结算的完整采购周期。公司各部门及全体员工在进行采购活动时，均须遵循本规范的要求。

（二）基本原则

采购工作应严格遵循以下原则：

1.需求导向原则：采购活动应以经审批确认的实际业务需求为出发点。

2.质量优先原则：在满足成本控制目标的前提下，确保采购物资或服务的质量符合规定标准。

3.成本效益原则：通过科学的比价、议价及供应商选择，力求以合理成本获取最大价值。

4.合规诚信原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，与供应商建立公平、公正、诚信的合作关系。

5.公开透明原则：采购过程关键环节应保持必要的透明度，接受内部监督。

二、采购流程

（一）需求的提出与确认

各部门根据实际业务发展或运营需要，填写统一格式的《采购需求单》。需求单应明确采购物资或服务的品名、规格型号、数量、质量标准、预估单价、需求日期及其他特殊要求。

《采购需求单》需经部门负责人审核，确认其必要性与合理性。对于特定金额或类别的采购需求，应按公司审批权限逐级上报审批。未经确认的采购需求，不得进入后续采购环节。

（二）供应商的寻源与评估

采购部门（或指定负责人员）在接到经确认的采购需求后，应着手进行供应商的寻找与筛选。

1.信息收集：通过市场调研、行业推荐、过往合作记录等多种渠道收集潜在供应商信息。

2.初步筛选：对供应商的资质、生产能力、质量体系、商业信誉等进行初步评估，剔除明显不符合要求的供应商。

3.实地考察与深入评估：对于重要或长期合作的供应商，宜进行实地考察，核实其生产经营状况、质量控制能力及社会责任履行情况。评估内容应形成书面记录。

4.比价与议价：根据采购需求的特性和金额大小，可采取询价、比价、竞争性谈判或招标等方式，获取至少三家及以上合格供应商的报价。在确保质量的前提下，进行充分的价格及商务条款谈判。

5.供应商选定：综合考虑报价、质量、交付能力、付款条件、供应商信誉及合作潜力等因素，选定最合适的供应商，并形成供应商评估报告，按权限报批。

（三）采购执行与合同管理

1.合同签订：对于达到一定金额或有长期合作意向的采购，必须与供应商签订书面采购合同。合同内容应明确产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交付时间与地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同的签订应规范，重大合同或特殊条款的合同应经过法务部门审核。

2.订单下达：合同签订后，或对于小额、常规性采购，应向供应商下达正式的采购订单，明确具体采购信息。

（四）到货验收与付款结算

1.到货通知与核对：供应商发货后应及时通知采购部门及需求部门。货物到达后，采购部门应协同需求部门（或仓储部门）根据采购合同、订单及相关质量标准对货物的数量、规格、外观及相关技术资料进行核对与检验。

2.质量检验：必要时，应由质检部门或指定人员对货物进行抽样或全检，确保符合质量要求。验收合格后，各方在验收单上签字确认。

3.问题处理：如发现数量短缺、规格不符或质量问题，应立即通知供应商，并根据合同约定进行索赔、退换货或采取其他补救措施。

4.发票审核与付款：供应商按合同约定提供合法有效的发票，财务部门应对发票的真实性、合规性及与合同、验收单的一致性进行审核。审核无误后，按照合同约定的付款条件及公司财务审批流程办理付款手续。

三、采购后续管理

（一）供应商关系维护

建立长期稳定的供应商合作关系，定期对供应商的表现进行评估与反馈。对于合作良好的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系；对于表现不佳的供应商，应提出改进要求，必要时暂停合作或从合格供应商名录中剔除。

（二）采购档案管理

采购过程中的所有文件资料，包括需求单、审批文件、供应商资料、报价单、采购合同、订单、验收单、发票、付款凭证等，均应妥善保管，建立完整的采购档案，确保可追溯性。档案管理应符合公司档案管理规定。

（三）采购绩效分析

定期对采购成本、采购效率、供应商履约率、采购质量合格率等关键指标进行统计与分析，总结经验教训，持续优化采购流程与策略。

四、监督与责任

公司相关管理部门有权对采购流程的执行情况进行监督检查。各部门及相关人员应严格遵守本规范，对于违反本规范，造成公司损失或不良影响的，将视情节轻重追究相关责任人的责任。

五、附则

本规范由公司采购部门（