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采购流程标准化管理工具及合同模板

一、适用范围与应用场景

本工具及模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的日常采购管理活动，涵盖办公用品采购、生产原材料采购、服务外包采购（如保洁、IT维护）、固定资产采购等场景。通过标准化流程，可规范采购行为、降低操作风险、提升采购效率，同时保证采购活动的合规性与透明度，适用于企业内部采购部门、行政管理部门或项目采购团队使用。

二、标准化操作流程与步骤

（一）需求发起与预算确认

需求提出：采购需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间及预算金额，部门负责人签字确认。

预算审核：财务部门对预算金额进行合规性审核，重点核查预算是否在年度预算范围内、是否符合成本控制要求，审核通过后加盖预算审核章。

需求审批：根据采购金额及企业分级审批权限，提交至对应层级领导（如部门经理、分管副总、总经理）审批，重大采购需提交至采购委员会审议。

（二）供应商选择与管理

供应商信息收集：通过公开渠道（如采购网、行业展会、供应商自荐）或企业《合格供应商名录》，收集潜在供应商信息，记录供应商名称、主营业务、联系方式、资质文件（营业执照、相关行业许可证等）。

供应商资格审查：对供应商资质进行审核，包括营业执照有效期、经营范围、生产/经营许可、质量认证（如ISO体系）、过往合作业绩及信誉等，形成《供应商资格审查表》。

询价与比选：

单次采购金额低于[具体金额，如5万元]：采用询价方式，向至少3家合格供应商发出《询价单》，要求在规定时间内提供报价单及产品/服务说明。

单次采购金额高于[具体金额]：采用招标或竞争性谈判方式，组建评标小组（含采购、技术、财务、使用部门代表），从价格、质量、交付周期、售后服务等维度进行综合评分，形成《供应商评标报告》，确定中标供应商。

供应商确定：审批通过后，向选定供应商发出《中标通知书》，明确合作意向及后续流程。

（三）合同拟定与签订

合同起草：根据采购需求及供应商承诺，使用《采购合同模板》拟定合同条款，包括双方主体信息、采购标的、数量与价格、质量标准、交付时间与地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。

合同审核：法务部门对合同条款的合法性、严谨性进行审核；采购部门核对标的物信息与需求一致性；财务部门审核付款条款与预算匹配度，审核通过后三方签字确认。

合同签订：双方加盖公章（或合同专用章），合同一式[份数，如4份]，采购部门、供应商、财务部门、使用部门各执1份，具备同等法律效力。

（四）采购执行与进度监控

订单下达：采购部门根据签订的合同，向供应商发出《采购订单》，明确交付时间、地点、验收标准及特殊要求，同时抄送使用部门及财务部门。

进度跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，对可能出现的延期风险（如供应链问题、产能不足）及时预警，协调供应商制定应对方案，并记录《采购进度跟踪表》。

变更管理：若需变更采购内容（如数量调整、规格修改），由需求部门提交《采购变更申请表》，经原审批流程批准后，与供应商签订《补充协议》，保证变更合规。

（五）验收与交付

验收准备：使用部门根据合同约定的质量标准、技术参数，制定《验收方案》，明确验收人员（含使用部门、采购部门、必要时邀请第三方专家）、验收工具及方法。

现场验收：供应商按约定时间交付货物/提供服务，验收人员对照《采购订单》及《验收方案》，核对数量、规格、外观、功能等，并测试服务效果。验收合格后，签署《验收合格单》；验收不合格的，出具《不合格品处理单》，明确退换货、整改等要求及期限。

入库管理：货物验收合格后，使用部门办理入库手续，填写《入库单》，注明入库时间、存放位置、责任人，同步更新库存台账。

（六）付款结算与资料归档

单据核对：财务部门核对《采购合同》《验收合格单》《发票》《入库单》等单据的一致性，确认无误后《付款申请单》。

资金支付：按合同约定的付款方式（如预付款、到付款、分期付款）办理付款手续，通过银行转账完成支付，保留付款凭证。

资料归档：采购部门将采购全流程资料（需求申请表、审批文件、供应商资料、合同、订单、验收单、付款凭证等）整理成册，按“一采购一档”原则归档保存，保存期限不少于[具体年限，如5年]。

三、配套工具模板清单

（一）采购需求申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求部门全称

申请人

需求提出人姓名（*某某）

联系方式

申请人电话（仅用于内部联系）

采购物品/服务名称

详细名称，避免简称（如“联想ThinkPadX1Carbon笔记本”而非“笔记本”）

规格型号

技术参数、质量标准等（如“CPU:i7-12700H，内存:16GB，硬盘:512GBSSD”）

需求数量

明确单位（台/套/件等）

预算金额

含税总价（大写+小写）

期望交付时间

年月日（如“202