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数字档案馆建设方案

第1章数字档案馆介绍

我们所要建立的数字档案馆既不是模仿纸质档案为主体的实体档案馆，也

不是将纸质档案进行数字化处理后形成的封闭的档案信息库，而是建立在现代信

息技术的普遍应用基础上，把分散于不同载体，不同地理位置的信息资源以数字

化的形式存储，以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心，为企业生产、

管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

根据档案界有关专家学者对数字档案馆的研究以及我们的认识，企业数字

档案馆应具备以下基本特征：

1.1馆藏资源数字化

数据是数字档案馆的核心，是档案信息资源的数字反映，所以数字档案馆

实际上是一个庞大的数字信息资源库，在这个资源库中，不仅有文字、图像，还

有声音等多媒体介质，因此，数字档案馆除了现已存在的电子文件以外，还必须

将馆藏的实态档案进行数字化处理，使其永久的存储在服务器的磁盘、光盘或其

他存储介质中。

1.2档案信息结构标准化

应该说信息结构标准化既是馆藏信息数字化的基本依据，又是档案信息能

否方便快捷利用的前提和基础。尤其是建设数字档案馆将要引进比较复杂的元数

据的概念和很多新的数据处理技术，比如：数据仓库技术、数据挖掘技术、数据

压缩技术、数据迁移技术等等。这就要求档案信息结构的标准化。

1.3档案信息传递网络化

网络化是信息社会的重要特征。要实现信息利用的社会化，首先必须实现

网络化，这是个重要的基础。同样，由于数字档案馆是在网上运行的，因此，宽

带高速网对档案信息的迅速传递是必不可少的途径和条件。目前，支持数字档案

馆的网络技术主要有：局域网技术，Internet技术和Intranet技术。考虑到档案信

息不同于图书或其他信息，其传递的范围要受到密级的限制和访问权限的约束以

及系统的安全性，因此，在许多场合使用局域网技术和Intranet技术较为稳妥。

1.4生成空间虚拟化

由于数字档案馆是一个群体概念，是由一个部门、单位乃至一个地域的众

多档案馆或信息资源单位组成的联合体，通过网络实现跨库互动查询，达到使用

信息的目的，所以从这个角度讲，正是由于网络技术的运用，使得传统意义上的

档案馆改变了存在的性质和方式，延伸了传递的途径和条件，拓宽了使用的环境

和范围。这也正如部分档案学者指出的那样：通过网络的连接，传统档案馆被分

成两类：一类是信息资源档案馆，一类是终端档案馆，前者为数字档案馆提供信

息，后者则为用户提供服务，而终端档案馆则可认为是一种虚拟的工作环境。

1.5档案信息利用社会化

众所周知，传统介质档案的利用，在同一时间内只能供一个用户使用，其

他用户如果想获得这种档案信息，只能等待，因而很难实现档案信息服务社会化。

建立了数字档案馆以后，这个问题就可以迎刃而解，用户可以在任何时间从网络

上查询这些信息，实现真正意义上的档案信息服务社会化。

1.6档案管理自动化

这是数字档案馆建设不可忽视的基本内容之一。诸如档案自动编目、检索、

档案自动标引、各类档案的借阅管理、统计、报表、档案业务建设活动等。

第2章建设数字档案馆的必要性

当今世界信息技术的发展日新月异。经济全球化、社会信息化、企业信息

化的浪潮，不仅加快了人类社会历史发展的进程，而且日益深刻地改变着人们的

工作、生活和思维方式。信息产业升级为发达国家的支柱产业，信息化成为当代

国际竞争的战略制高点。作为重要信息资源之一的档案，面临着全球信息化趋势

的巨大冲击：以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络

环境逐渐形成，电子文件的大量产生和应用，使得档案信息快速地向数字化方向

发展。面对这种挑战，如果缺乏相对完善的数字档案管理方案及基础设施，不仅

档案工作与社会的发展脱节，而且各领域的信息化进程必然会受到影响和制约。

全球信息化带给人们的不仅是新的希望和憧憬，更多的是机遇和挑战，企

业的档案工作如何把握机遇，迎接挑战？如何使档案工作与企业的发展目标和管

理水平相适应，并充分发挥其作用？这就要创新，正如中办王刚同志在全国档案

工作会议上所说：“要解放思想抓创新，要注重观念创新、工作创新、机制创新”。

因此，这就要求我们主动、积极地变革与形势和企业发展不相适应的档案管理理

念、管理系统、管理模式。

第3章建设数字档案馆的条件

3.1资金保障

建设数字档案馆所需资金与其它档案事业建设相比数额是巨大的。一般建

设数字档案馆的开支主要由两部分