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文档管理规范与电子化模板

一、适用场景说明

项目全周期管理：从项目立项、计划制定、执行跟踪到结项验收的全流程文档编制与归档；

部门日常协作：跨部门会议纪要、工作报告、制度文件等的统一撰写与共享；

知识沉淀与复用：技术方案、操作手册、培训材料等标准化文档的存储与检索；

审计与合规要求：满足内外部审计对文档完整性、可追溯性的需求，保证文档版本清晰、责任可溯。

二、标准化操作流程

（一）需求分析与模板匹配

明确文档类型：根据业务需求确定文档类别（如“项目计划书”“会议纪要”“技术方案”“审批表”等）；

选择基础模板：从企业文档管理系统中调取对应类型的基础模板（若无可申请定制），保证模板包含必要字段（如文档编号、版本号、编制人、审核人等）；

个性化调整：根据具体需求调整模板内容（如补充项目背景、调整章节结构），但需保留模板核心格式（如字体、页眉页脚、编号规则）。

（二）文档编制与内容填充

内容规范填写：按照模板结构逐项填写信息，保证数据真实、表述准确，避免空白项（无内容需注明“不适用”）；

格式统一要求：

字体：标题使用黑体（二号加粗），使用宋体（小四），行距1.5倍；

页面：页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页眉标注“企业名称+文档名称”，页脚标注页码；

附件：如有附件需在末尾列明附件清单，并与一并存储。

（三）审核与修订流程

三级审核机制：

编制人自审：检查内容完整性、格式规范性、数据准确性；

部门负责人审核：确认文档与业务需求的匹配度、职责分工的合理性；

归口部门终审（如行政部、项目管理部）：审核文档归档合规性、版本规范性。

修订与反馈：审核人提出修改意见后，编制人需在2个工作日内完成修订并重新提交，审核通过后由终审人在文档右上角标注“审核通过”并签字（电子签章）。

（四）电子化归档与存储

存储路径规范：按照“服务器/部门/项目类型/文档日期/文档名称”路径存储（如“服务器/研发部/XX项目/202403/XX项目计划书_V1.0.docx”）；

版本管理：每次修订后更新版本号（如V1.0→V1.1），旧版本需转为“历史版本”并保留，禁止直接覆盖；

元数据标注：在文档属性中填写关键词（如“项目计划”“2024年度”“研发部”），便于后续检索。

（五）权限管理与查阅

分级权限设置：

公开权限：企业通知、制度文件等可设为“全员可见”；

部门权限：部门内部文档设为“本部门及协作部门可见”；

保密权限：涉密文档（如未公开技术方案）需申请“保密级”权限，仅限指定人员查阅。

查阅记录：系统自动记录查阅人、查阅时间、查阅行为，保证文档可追溯。

（六）定期维护与更新

季度梳理：每季度末由归口部门牵头，对存储文档进行清查，删除过期文档（保存期满且无留存价值），归档缺失文档；

模板优化：根据业务变化每半年更新一次基础模板，并通过企业内网发布模板变更通知。

三、文档管理电子化模板表

字段名称

填写说明

示例

文档编号

按规则编制：部门代码-年份-流水号（如“RD-2024-001”）

RD-2024-001

文档名称

需体现核心内容，不超过30字

XX项目研发计划书

文档类型

从下拉菜单选择（项目计划/会议纪要/技术方案/审批表/其他）

项目计划

版本号

初始版本为V1.0，每修订一次递增0.1（如V1.1→V1.2）

V1.0

编制人*

填写实际编制人姓名（用号代替，如“张”）

张*

编制日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-01

审核人*

按审核流程填写（部门负责人/归口部门负责人）

李*

审核日期

格式：YYYY-MM-DD

2024-03-03

存储路径

电子化存储的完整路径

服务器/研发部/XX项目/202403/

权限级别

公开/部门内部/保密

部门内部

关键词

3-5个核心词汇，用逗号分隔

项目计划，研发，2024年度

附件清单

如有附件，列明附件名称及数量（无则填“无”）

附件1：需求说明书（1份）

备注

其他需说明事项（如修订原因、特殊要求）

初稿，待补充预算明细

四、使用与管理要点

（一）模板一致性管理

所有文档必须使用企业指定模板，禁止擅自更改模板格式（如字体、章节结构）；

新模板需经归口部门（如行政部）审批后方可启用，审批流程记录存档。

（二）版本与追溯控制

严禁直接修改已归档文档，如需修订需创建新版本并说明修订原因；

涉密文档的修订需通过加密流程，修订记录由归口部门专人保存。

（三）电子化存储安全

定期（每周）对文档服务器进行备份，备份数据异地存储；

禁止将企业文档存储在个人设备或非指定云盘中，防止信息泄露。

（四）使用培训与监督

新员工入职时需接受文档管理规范培训，考核通过后方可使用模板；

归口部门每半年抽查一次文档使用情况，对不符合要求的部门督促整改。