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会议室预定及使用流程规范

一、引言

会议室作为企业内部重要的共享资源，其高效、有序的使用对于保障日常办公协作、提升会议质量与效率具有至关重要的意义。为进一步规范公司会议室的预定与使用行为，优化资源配置，减少不必要的冲突与浪费，特制定本流程规范。本规范旨在为全体员工提供清晰的指引，确保会议室资源得到最大化利用，共同营造一个专业、高效、和谐的办公环境。

二、会议室预定流程

（一）预定权限与提前期

公司全体在职员工均享有会议室预定权限。为保证资源的合理分配，建议根据会议的重要性及预计时长，提前进行预定。常规会议建议至少提前一个工作日提交预定申请；对于涉及跨部门、人数较多或需特殊设备支持的重要会议，建议适当延长提前预定的时间。

（二）预定途径与信息填写

1.预定系统：公司统一通过内部办公自动化系统（或指定的会议室预定平台）进行会议室预定操作。员工需使用个人工号及密码登录系统。

2.信息录入：在预定界面，应准确、完整填写以下关键信息：

*会议主题/名称

*预计开始与结束时间（请精确到分钟，以便后续用户安排）

*预计参与人数（以便匹配合适大小的会议室）

*主持人及联系方式

*所需设备或特殊要求（如投影仪、视频会议系统、白板、麦克风、茶水服务等）

3.资源查询与选择：在提交预定前，应仔细查询系统内会议室的实时占用情况，根据会议需求（人数、设备、时段）选择最合适的会议室。建议优先选择与会议规模相匹配的空间，避免资源浪费。

（三）预定确认与通知

1.提交预定申请后，系统将自动进行冲突检测。若无冲突，预定通常会即时生效，并通过系统消息或邮件向预定人发送预定成功通知，包含会议室编号、时间段等信息。

2.若预定申请与已有预定冲突，系统将提示无法预定，预定人需重新选择其他会议室或调整会议时间。

（四）预定变更与取消

1.若会议计划发生变更（如时间调整、地点更换），预定人应尽早通过原预定途径修改预定信息，并确保变更后的信息准确无误。

2.若会议取消，预定人务必在会议开始前通过系统取消预定，以便释放资源供其他同事使用。对于未及时取消且未使用的预定，将被视为无效占用资源。

三、会议室使用规范

（一）准时使用与超时管理

1.会议主持人或参会人员应提前几分钟到达会议室，进行必要的设备调试、资料准备等工作，确保会议准时开始。

2.应严格遵守预定的结束时间。若预计会议将超时，需提前查看后续是否有其他预定。如无预定，可适当延长；如有预定，应主动与后续预定人沟通，征得同意后方可延长，或及时结束会议，避免影响他人使用。

（二）设施设备使用与爱护

1.会议室配备的投影仪、电脑、音响、视频会议终端等设备，应按操作说明正确使用。如遇设备故障或操作疑问，请勿擅自拆卸或强行操作，应及时联系行政部门或IT支持人员处理。

2.爱护会议室的桌椅、白板、幕布等公共设施，保持其完好整洁。白板使用后，请及时用专用清洁剂擦拭干净；移动桌椅后，请在会议结束前归位。

（三）会议秩序与环境维护

1.会议期间，请将手机调至静音或震动状态，避免大声喧哗，保持良好的会议秩序。

2.禁止在会议室吸烟、饮食（除公司统一安排的茶歇外）、乱扔垃圾。会议产生的废纸、瓶罐等废弃物，请随手带走并投入指定垃圾桶。

3.注意节约用电、用水。离开会议室时，务必关闭灯光、空调、投影仪、电脑等所有设备的电源，关好门窗。

（四）会后整理与交接

1.会议结束后，主持人或最后离开会议室的人员负责进行以下整理工作：

*清理会议桌上的个人物品、文件资料、水杯等，带走所有私人物品及垃圾。

*将移动的座椅归位，确保会议室恢复到使用前的整洁状态。

*检查并关闭所有电器设备电源及水源。

2.如发现会议室设施损坏或环境异常，应及时向行政部门报告。

四、资源优化与冲突处理

（一）资源共享与合理利用

1.鼓励员工根据会议规模和性质，选择合适大小的会议室，避免“小会占大室”的情况。

2.对于人数较少、议题简单的非正式沟通，可优先考虑在开放办公区、洽谈区或采用线上会议方式进行，以提高大型会议室的使用效率。

（二）预定冲突的协调

1.若因系统故障或人为操作失误导致预定冲突，相关人员应本着友好协商、互相体谅的原则进行沟通解决。通常情况下，预定时间较早者享有优先使用权，或可协商调整会议时间。

2.对于无法自行协调的重大冲突，可提请行政部门介入协调处理。行政部门将根据会议的紧急程度、重要性及预定规则进行裁定。

五、责任与监督

1.全体员工均有责任遵守本规范，共同维护会议室资源的有序使用。

2.行政部门负责会议室的日常管理、设备维护、清洁及本规范执行情况的监督与检查。

3.对于违反本规范，造成会议室资源浪费、设施损坏或不良影响的行