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车辆档案保管条件协议

协议编号：[填写协议编号]

甲方（保管方）：[填写保管方全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写地址]

联系电话：[填写电话]

乙方（使用方）：[填写使用方全称]

法定代表人/授权代表：[填写姓名]

地址：[填写地址]

联系电话：[填写电话]

鉴于甲方同意根据本协议约定条件保管其持有的乙方或相关车辆的档案资料，乙方根据需要有权在约定条件下查阅、复制或提取相关档案，双方本着平等、自愿、公平和诚实信用的原则，经友好协商，达成协议如下：

第一条车辆档案范围与清单

1.1甲方同意根据本协议约定，负责保管乙方指定车辆或相关档案资料。档案具体范围包括但不限于：机动车登记证书正副本、机动车行驶证、机动车合格证、购车发票、机动车强制保险凭证、机动车安全技术检验合格标志、商业保险单据、车辆维修保养记录、事故处理证明文件、交通违章处理记录、抵押/担保相关文件（如适用）、临时通行牌照申请与批准文件等。

1.2具体的车辆档案清单详见本协议附件一（如清单作为协议组成部分，则在此列明主要项目，无需单独附件）。该清单作为本协议不可分割的一部分，对双方具有约束力。

第二条保管条件

2.1甲方承诺将上述车辆档案存放于具备符合国家及行业标准的物理环境或电子存储系统内。

2.2若为物理保管，甲方应确保保管场所具备牢固的防盗设施（包括但不限于门禁系统、监控设备）、防火设施、防潮、防尘、防虫蛀、防鼠咬等条件，库房温湿度符合档案保存要求。对于特别重要或敏感的档案，应采取更高级别的物理隔离或安全保护措施。

2.3若涉及电子化或数字化保管，甲方应确保存储系统的安全性，包括但不限于数据加密、严格的访问权限控制、定期的数据备份、有效的防病毒和网络安全防护措施，以及可靠的系统运行和灾难恢复机制。

2.4甲方应对接收的档案进行系统性的整理、分类和编号，建立清晰、便捷的档案检索系统，确保档案的有序存放和易于查找。

第三条档案安全与保密义务

3.1甲方对所保管的全部车辆档案负有全面的安全保管责任，应采取一切合理必要的措施，防止档案发生遗失、损毁、被盗、被篡改或未经授权的访问、复制、泄露或传播。

3.2甲方及其工作人员应严格遵守保密义务，对于在履行本协议过程中接触到的车辆档案中包含的商业秘密、技术信息以及个人隐私等敏感信息，负有严格的保密责任，不得以任何方式向任何非授权第三方泄露、披露或用于本协议约定目的之外的其他任何目的。

3.3保密义务在本协议终止后仍然有效，持续期限不短于档案法定保管期限届满后[填写年限，例如：五]年。

第四条档案的提供与使用

4.1乙方因合法目的需要查阅、复制或提取车辆档案时，应提前向甲方提交书面申请，说明查阅、复制或提取的具体档案内容、目的以及数量，并根据甲方要求提供相应的身份证明文件或授权委托书（如适用）。

4.2甲方在收到乙方符合本协议约定的书面申请后，应在[填写天数，例如：三个]工作日内完成审核，并通知乙方办理查阅、复制或提取手续。

4.3甲方有权对查阅、复制或提取档案进行登记，并监督操作过程，确保档案不被损坏或擅自复制超出申请范围的内容。

4.4乙方对通过甲方获取的档案信息，仅能用于本协议申请中所述的合法目的，不得超出该范围使用，不得泄露档案内容，并应妥善保管获取的档案副本，防止遗失、损毁或被他人不当使用。

第五条档案的移交与返还

5.1本协议约定的车辆档案保管期限届满时，甲方应根据相关法律法规的规定以及本协议的约定处理档案。对于依法应当移交档案馆保管的档案，甲方应在期限届满后[填写天数，例如：十]个工作日内完成移交手续，并取得档案馆出具的接收证明。

5.2对于本协议约定或法律法规要求由乙方持有的档案，甲方应在期限届满后或收到乙方正式取回请求后[填写天数，例如：十五]个工作日内，将相关档案按照约定方式完整返还给乙方。返还时，甲方应与乙方办理签收手续。

5.3在特定情况下，如车辆所有权转移（过户）、办理年度检验、处理交通事故、履行贷款合同约定等，乙方有权申请提前查阅、复制或提取相关档案。甲方应在核实乙方申请的合法性及提供必要证明文件后，按照合理、便捷的原则及双方约定的流程办理，并可能收取合理的工本费（费用标准应提前告知乙方并经其同意）。

第六条责任与赔偿

6.1若因甲方违反本协议第二条约定的保管条件，或因甲方疏忽、操作不当、安全措施失效等原因，导致甲方保管的车辆档案发生遗失、损毁、被盗、被篡改或信息泄露，甲方应承担相应的法律责任，并赔偿由此给乙方造成的直接经济损失。赔偿金额应足以弥补乙方的实际损失，包括但不限于档案本身价值、因档案遗失或错误导致的额外费用、时间成本等。

6.2乙方在使用档案过程中，若违反本协议第三条、第四条的保密或使用规定，造成档案信