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铁路档案管理制度

一、铁路档案管理制度

1.总则

铁路档案管理制度旨在规范铁路企业档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节，确保档案的真实性、完整性、系统性和安全性，为铁路生产经营、管理和决策提供有效支撑。本制度适用于铁路企业所有部门和单位，包括但不限于铁路局、站段、设计院、施工企业等。档案管理工作应当遵循统一领导、分级管理、注重实效的原则，坚持依法治档、科学管理、服务大局的理念，不断提升档案管理水平和服务质量。

2.档案范围与分类

铁路档案包括但不限于以下类别：（1）经营管理类档案，包括企业法人证书、营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、合同协议、财务报表、审计报告等；（2）生产经营类档案，包括铁路线路、桥梁、隧道、车站、信号、通信等工程建设档案，铁路运输调度指挥记录、列车运行图、列车运行日志、行车设备维护记录、行车事故报告等；（3）科学技术类档案，包括铁路技术研究报告、科技创新成果、专利证书、技术标准、规程规范、实验数据等；（4）人事管理类档案，包括员工招聘记录、培训记录、绩效考核、职称评定、劳动合同、社保缴纳记录等；（5）行政事务类档案，包括会议记录、通知公告、文件简报、信访记录、印章管理、公文往来等；（6）声像资料类档案，包括照片、录音、录像、地图、图纸等。档案分类应当遵循统一标准，确保分类科学、系统、规范。

3.档案收集与整理

档案收集应当坚持全面性、及时性和准确性的原则，确保档案来源广泛、内容完整、信息准确。各部门和单位应当指定专人负责档案收集工作，定期对形成档案的文件资料进行收集、整理和归档。档案整理应当遵循分类法、主题法、时序法等整理方法，确保档案排列有序、编号规范、查找方便。档案整理过程中，应当对档案进行鉴别、筛选、剔除重复和无效档案，确保档案质量。档案整理完成后，应当填写档案目录，编制档案盒标签，并进行数字化处理，建立电子档案数据库。

4.档案保管与安全

档案保管应当遵循安全保密、防潮防火、防虫防鼠的原则，确保档案实体安全。档案保管场所应当符合档案保管要求，具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行安全检查和维修保养。档案保管人员应当经过专业培训，熟悉档案保管业务，掌握档案保管技术，严格执行档案保管制度。档案保管过程中，应当定期对档案进行检查和鉴定，对破损、褪色、霉变等档案进行修复和抢救，确保档案完整性。涉密档案应当严格按照保密规定进行保管，实行双人双锁、专人负责，严禁擅自复制、传递和销毁。

5.档案利用与借阅

档案利用应当遵循依法依规、服务大局、注重实效的原则，确保档案利用安全高效。各部门和单位应当根据工作需要，提出档案利用申请，填写档案利用审批表，经相关负责人审批后，方可办理借阅手续。档案借阅应当遵循借用登记、限期归还、严禁涂改的原则，确保档案完好无损。档案利用过程中，应当妥善保管档案，严禁擅自复制、传播和泄露档案内容。档案利用完成后，应当及时归还档案，并办理归还登记手续。档案利用过程中，应当做好利用记录，定期进行统计分析，为档案管理提供参考依据。

6.档案销毁与处置

档案销毁应当遵循严格审批、规范操作、全程监督的原则，确保档案销毁安全合法。各部门和单位应当根据档案保管期限，定期对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁审批表，经相关负责人审批后，方可办理销毁手续。档案销毁过程中，应当指定专人负责，实行监督销毁，确保销毁彻底。涉密档案销毁应当严格按照保密规定进行，严禁将涉密档案作废品处理或私自销毁。档案销毁完成后，应当填写档案销毁记录，并归档保存。档案销毁过程中，应当做好影像记录，作为档案管理工作的佐证材料。

二、铁路档案管理工作的组织与职责

1.组织机构

铁路企业应当设立档案管理机构，负责档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。档案管理机构应当配备专职档案管理人员，档案管理人员数量应当根据企业规模和档案数量确定，确保档案管理工作正常开展。档案管理机构应当设立在企业管理层级较高的部门，便于协调各部门和单位的档案管理工作。档案管理机构的主要职责包括：（1）制定档案管理制度和业务规范，并组织实施；（2）负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节的管理；（3）负责档案信息化建设，建立和维护电子档案数据库；（4）负责档案安全保密工作，确保档案实体安全和信息安全；（5）负责档案统计分析和评估工作，不断提升档案管理水平。各部门和单位应当设立档案管理岗位，负责本部门和单位的档案管理工作。档案管理岗位应当由熟悉档案管理业务、具备一定专业知识的人员担任，并定期进行业务培训，提升档案管理能力。

2.职责分工

档案管理机构应当根据企业实际情况，制定档案管理职责分工方案，明确各部门和单位的档案管理职责。档案管理机构的主要职责是：（1）统筹规划档案管理工作，制定档案管理制度和业务规