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工程类项目合同管理要求

一、总则

（一）为规范公司工程类项目合同管理行为，明确管理职责，优化管理流程，控制合同风险，保障项目顺利实施，维护公司合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合公司实际情况，制定本要求。

（二）本要求适用于公司作为发包方或承包方参与的所有工程类项目合同的全过程管理活动，包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购以及与工程建设相关的其他服务类合同。

（三）工程类项目合同管理应遵循合法合规、风险可控、过程跟踪、动态调整的原则。合同管理活动应贯穿项目立项、招标投标、合同谈判、合同签订、合同履行、变更索赔、结算支付、竣工验收及项目后评价等全部环节。

二、管理职责与分工

（一）公司管理层负责审批重大工程类项目的合同签订、重大变更及最终结算，审定合同管理相关的重要政策。

（二）工程管理部门作为工程类项目合同的主责部门，负责组织合同谈判、起草合同文本、监督合同履行、处理合同变更与索赔、组织工程验收与结算等具体工作。其职责包括但不限于：审查合同相对方的资质与履约能力；确保合同条款的完整性与严谨性；建立合同履行台账，跟踪合同执行进度；协调解决合同履行过程中的问题；收集和保管合同履行过程中的全部资料。

（三）成本控制部门负责审核合同中的造价条款、计价原则、支付节点与方式、变更洽商的价格审核、最终结算的造价审核等，确保成本控制的合规性与准确性。

（四）法务部门负责对合同文本的合法性、合规性进行审查，评估合同法律风险，提供法律意见，参与重大合同谈判，处理合同纠纷。

（五）财务部门负责根据审批通过的合同及履约凭证办理支付手续，监督资金使用情况，进行合同相关的会计核算。

（六）审计部门负责对工程类项目合同管理活动的全过程进行独立监督与审计，评估内部控制的有效性。

三、合同订立阶段管理要求

（一）合同相对方资格审查。在合同谈判前，工程管理部门应会同相关部门对意向合同相对方的工商注册信息、资质等级、财务状况、技术能力、业绩信誉、安全生产许可等情况进行全面调查与评估，确保其具备履约能力。对于重大工程项目，可委托第三方专业机构进行资信调查。

（二）合同文本起草与评审。合同文本应优先采用国家或行业颁布的标准合同范本。如需自行起草，应确保合同要素齐全，语言表述准确无歧义。合同文本必须包含以下核心条款：工程范围与内容、合同价款与支付方式、工期与进度要求、质量标准与验收规范、双方权利与义务、健康安全与环境管理要求、变更与索赔处理程序、违约责任、争议解决方式等。合同文本起草完成后，必须履行内部会签评审程序，依次由工程管理部门、成本控制部门、法务部门及相关业务部门评审会签，重大合同需报公司管理层审批。

（三）合同谈判与签订。合同谈判应由工程管理部门组织，成本、法务等相关部门人员参与。谈判过程应形成会议纪要，对关键条款的协商过程予以记录。合同签订前，应对最终合同文本进行核对，确保与审批版本一致。合同应由公司法定代表人或其书面授权的委托代理人签署，并加盖公司合同专用章。合同签订后，正本应由公司档案管理部门统一归档保管，副本分送各相关部门执行。

四、合同履行阶段管理要求

（一）合同交底。合同签订后，工程管理部门应组织相关部门向项目执行团队进行合同交底，详细说明合同关键条款、技术标准、管理目标及潜在风险点，确保执行团队准确理解合同要求。

（二）履行过程监控。工程管理部门应建立合同履行动态管理台账，定期（如每月）跟踪记录合同进度、质量、安全、成本等关键指标的实现情况，与合同约定进行比对分析。发现偏离合同目标的情况，应及时分析原因并采取纠偏措施。

（三）工程变更管理。凡涉及工程范围、技术标准、工期、价款等内容的变更，必须遵循“先批准，后实施”的原则。变更意向提出后，应由工程管理部门组织相关方进行技术经济论证，明确变更内容、理由及对合同价款和工期的影响，形成书面变更文件（如工程联系单、变更洽商记录）。变更文件需经设计（如涉及）、成本控制、监理（如有）及双方项目负责人确认，重大变更需报原合同审批权限主体批准后，方可作为合同补充协议或变更指令执行。严禁口头变更或先施工后补办手续。

（四）支付与结算管理。合同价款的支付必须严格依据合同约定的支付节点、支付条件和审批流程办理。工程管理部门负责核实工程进度或成果是否达到支付条件，并提交支付申请及相关支持文件（如工程量确认单、验收报告等）。成本控制部门负责审核支付申请中的工程量与计价准确性。财务部门依据完备的审批手续办理支付。工程竣工后，应及时办理竣工结算，结算报告需经成本控制部门审核、法务部门复核，并报公司管理层审批。

（五）索赔与反索赔管理。合同履行过程中，如发生可能导致索赔的事件，相关责任部门应及时收集、固定和保全证据，包括但不限于往来函件、会议纪