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工程类项目沟通协调准则

一、总则

（一）为规范工程类项目各参与方之间的沟通行为，提升信息传递效率，降低协作成本，确保项目顺利推进，依据《中华人民共和国建筑法》关于工程建设各方主体责任的规定，以及《建设工程项目管理规范》中关于信息沟通管理的相关要求，制定本准则。

（二）本准则适用于公司所有新建、扩建、改建及技术改造等工程类项目，涵盖项目决策、规划设计、招标采购、施工安装、调试运行、竣工验收及后评价等全生命周期各阶段。

（三）项目沟通协调应遵循以下基本原则：

1.目标导向原则：所有沟通活动应围绕项目总体目标展开，确保信息服务于项目进度、质量、安全、成本等核心指标的有效控制。

2.及时准确原则：信息传递应迅速、完整、无误，避免因信息滞后或失真导致决策失误或行动偏差。

3.权责对等原则：沟通参与方应在其职责权限范围内进行信息交流与反馈，确保权责清晰、接口明确。

4.闭环管理原则：重要沟通事项需形成记录并跟踪落实，实现从信息发出、传递、接收到反馈的全过程闭环管理。

5.协作共赢原则：倡导建设性沟通，鼓励各参与方换位思考，共同解决项目难题，营造和谐协作氛围。

二、组织与职责

（一）公司管理层负责确立项目沟通的总体政策，审批重大沟通管理计划，并为跨部门、跨层级的有效沟通提供资源支持。

（二）项目部作为项目沟通协调的核心责任单位，其职责包括：

1.项目经理是项目沟通的总负责人，负责建立和维护项目沟通体系，协调解决重大沟通障碍。

2.项目部分设的工程、技术、合同、安全、质量等专业岗位人员，负责其专业领域内的对口沟通，确保专业技术信息准确传递。

3.项目秘书或指定的信息管理员，负责会议组织、纪要整理、文件收发、资料归档等日常沟通事务。

（三）公司各职能部门（如设计部、采购部、财务部、人力资源部等）应根据项目需要，指定固定接口人，负责与本部门职责相关的项目信息对接与协调支持工作。

（四）外部参建单位（如设计单位、施工单位、监理单位、设备供应商等）应按照合同约定及本项目沟通管理要求，建立相应的沟通渠道，并指定项目负责人或联络员，确保与项目部的信息交互顺畅。

三、沟通渠道与方式

（一）正式沟通渠道主要用于传递重要的、需确认或存档的信息，具体形式包括：

1.书面文件：如项目建议书、可行性研究报告、设计图纸、技术规格书、合同文件、变更洽商单、会议纪要、工作联系单、验收报告等。书面文件应格式规范、内容清晰、签字盖章齐全。

2.正式会议：包括项目启动会、设计交底会、周/月例会、专题协调会、竣工验收会等。会议需明确议题、时间、地点、参会人员，会前充分准备，会后及时形成纪要并分发确认。

3.报告制度：建立定期的项目进展报告、质量安全报告、成本报告等制度。报告周期、内容模板、报送对象及时限需明确规定。

（二）非正式沟通渠道作为正式沟通的补充，用于日常信息交流、问题探讨和关系维护，具体形式包括：

1.面对面交流：项目现场巡查、工作间隙的简短讨论等。

2.电话沟通：适用于需快速确认或情况简单的信息传递。

3.即时通讯工具群组：建立项目专用微信群、钉钉群等，用于发布通知、共享信息、快速协调，但重要决策和指令仍需通过正式渠道确认。

（三）沟通方式的选择应根据信息的重要性、紧急性、复杂程度及受众特点决定。紧急事项可先通过电话或口头方式快速沟通，但须在24小时内补办书面手续。复杂技术问题宜采用会议或专题报告形式进行深入讨论。

四、沟通内容与要求

（一）项目目标沟通：在项目启动阶段，应向所有核心参与方清晰传达项目的范围、工期、质量、成本、安全等总体目标，以及关键里程碑节点，确保各方对项目预期有共同理解。

（二）技术方案沟通：涉及设计方案、施工工艺、材料选型、设备参数等技术内容，应由相关专业技术人员主导沟通。沟通应确保技术要求的准确性、可行性与一致性，重大技术变更必须履行正式的评审与批准程序。

（三）进度计划沟通：项目总进度计划、二级进度计划（如设计、采购、施工计划）及周/月作业计划应定期发布与更新。进度沟通应重点关注关键路径上的活动、潜在延误风险及纠偏措施。

（四）质量安全沟通：包括质量standards、验收标准、安全检查要求、隐患排查结果、事故通报等。质量安全信息必须及时、透明，确保所有现场人员知晓并遵守相关规定。

（五）成本与合同沟通：涉及合同价款、支付申请、变更索赔、成本超支预警等信息，应严格按照合同条款及公司财务制度进行沟通，确保数据的准确性和审批流程的合规性。

（六）问题与风险沟通：项目执行过程中出现的问题、争议、风险隐患应第一时间向相关责任人及项目经理报告。鼓励开放式沟通，严禁隐瞒不报。应建立问题台账，跟踪处理直至关闭。

（七）沟通的基本要求：

1.语言简洁明了：避免使用模糊、歧义或过于专业的术语，必要时加以解释。