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档案共同管理制度

一、档案共同管理制度

1.1总则

档案共同管理制度旨在规范组织内部档案管理行为，确保档案资料的完整性、安全性、有效性和可追溯性。本制度适用于组织所有部门和员工，明确了档案管理的基本原则、职责分工、管理流程、保密要求以及监督机制。档案共同管理制度的建立，有助于提升组织档案管理水平，促进信息资源的共享与利用，为组织的决策和运营提供有力支持。

1.2档案管理原则

1.2.1完整性原则

档案管理应确保档案资料的完整性，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等各个环节。档案管理员应全面收集与组织活动相关的各类档案资料，确保档案内容全面、系统、连续，避免档案资料的遗漏和损毁。

1.2.2安全性原则

档案管理应确保档案资料的安全性，包括物理安全和信息安全。档案管理员应采取有效措施，防止档案资料遭受盗窃、火灾、水灾等意外事故的侵害。同时，应加强档案信息的保密管理，防止档案信息泄露和滥用。

1.2.3有效性原则

档案管理应确保档案资料的有效性，包括档案资料的准确性和实用性。档案管理员应确保档案资料的准确性，及时更新档案内容，确保档案资料与组织活动实际情况相符。同时，应提高档案资料的实用性，为组织的决策和运营提供有效支持。

1.2.4可追溯性原则

档案管理应确保档案资料的可追溯性，包括档案资料的来源、流转过程和利用情况等。档案管理员应建立档案资料的追溯机制，记录档案资料的来源、流转过程和利用情况，确保档案资料的完整性和可追溯性。

1.3职责分工

1.3.1档案管理部门职责

档案管理部门负责组织内部档案的收集、整理、鉴定、保管、利用和销毁等工作。档案管理部门应制定档案管理制度，明确档案管理的职责分工，加强对档案管理人员的培训和管理，提升档案管理水平。

1.3.2部门职责

各部门负责本部门档案资料的收集、整理和初步保管工作。各部门应指定专人负责档案资料的收集和整理，及时将本部门产生的档案资料移交档案管理部门。同时，各部门应配合档案管理部门开展档案鉴定、保管和利用等工作。

1.3.3员工职责

员工负责本岗位产生的档案资料的初步收集和整理工作。员工应及时将本岗位产生的档案资料移交部门档案管理人员，配合档案管理部门开展档案鉴定、保管和利用等工作。员工应遵守档案管理制度的各项规定，不得擅自损毁、篡改或泄露档案资料。

1.4档案管理流程

1.4.1档案收集

档案收集是指档案管理员从各部门和员工处收集档案资料的过程。档案管理员应根据档案管理制度的要求，定期或不定期地从各部门和员工处收集档案资料。档案收集时应注意档案资料的完整性、准确性和及时性，确保收集到的档案资料符合档案管理的要求。

1.4.2档案整理

档案整理是指档案管理员对收集到的档案资料进行分类、排序、编号、装订和上架等工作的过程。档案整理时应注意档案资料的系统性、规范性和一致性，确保整理后的档案资料便于查阅和利用。档案管理员应根据档案资料的特性和利用需求，制定合理的档案整理方案，确保档案整理工作的质量和效率。

1.4.3档案鉴定

档案鉴定是指档案管理员对档案资料的价值和保存期限进行评估的过程。档案鉴定应根据档案管理制度的要求，结合档案资料的内容、形式和利用需求等因素，对档案资料的价值和保存期限进行评估。档案鉴定结果应记录在案，作为档案保管和利用的依据。

1.4.4档案保管

档案保管是指档案管理员对档案资料进行存放、维护和保管的过程。档案保管时应注意档案资料的物理安全和信息安全，采取有效措施防止档案资料遭受盗窃、火灾、水灾等意外事故的侵害。同时，应加强档案信息的保密管理，防止档案信息泄露和滥用。档案管理员应根据档案资料的特性和保存期限，制定合理的档案保管方案，确保档案保管工作的质量和效率。

1.4.5档案利用

档案利用是指组织内部各部门和员工对档案资料进行查阅、复印、摘录和借阅等工作的过程。档案利用时应注意档案资料的准确性和实用性，确保利用的档案资料与组织活动实际情况相符。同时，应加强档案利用的监督和管理，防止档案资料被滥用或泄露。档案管理员应根据档案利用的需求，制定合理的档案利用方案，确保档案利用工作的质量和效率。

1.4.6档案销毁

档案销毁是指档案管理员对失去保存价值的档案资料进行销毁的过程。档案销毁应根据档案管理制度的要求，结合档案资料的价值和保存期限等因素，对档案资料进行评估和鉴定。档案销毁时应注意档案资料的销毁方式和销毁程序，确保档案资料被彻底销毁，防止档案资料被恢复或泄露。档案管理员应根据档案销毁的需求，制定合理的档案销毁方案，确保档案销毁工作的质量和效率。

1.5保密要求

1.5.1保密范围

档案共同管理制度适用于组织内部所有部门和员工，涉及组织内部的所有档案资料。所有部门和员工应严格遵守档案管理制度的各项规定，不得擅自损毁、篡