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合同审核及管理流程模板

一、适用情境与目标

二、标准化操作指引

（一）合同发起与资料准备

发起主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部）根据业务需求发起合同流程，指定专人作为合同负责人。

提交资料：

填写《合同基本信息登记表》（见模板一），明确合同名称、签约方、标的、金额、核心需求等关键信息；

提供合同草案（需包含双方基本信息、标的描述、权利义务、付款方式、违约责任、争议解决等核心条款）；

附业务相关附件（如需求说明书、对方资质文件、技术协议等）。

流转审批：通过OA系统或书面形式将资料提交至下一环节（初步审核）。

（二）初步合规性自查

审核主体：业务部门负责人或指定岗位。

审核内容：

合同内容是否与业务需求一致（如采购标的、数量、质量标准等）；

合同金额是否在部门预算范围内，超出预算是否已履行特殊审批；

合同条款是否存在明显逻辑矛盾或表述歧义。

输出结果：通过则流转至业务部门专业审核；不通过则退回业务部门修改，修改后重新提交。

（三）业务部门专业审核

审核主体：与合同内容直接相关的业务部门（如采购合同由采购部审核，销售合同由销售部审核）。

审核重点：

对方主体资质：核实签约方营业执照、经营范围、相关行业资质（如生产许可证、经营许可证等）是否有效且与合同内容匹配；

业务条款合理性：标的描述、交付/验收标准、履行期限、服务承诺等是否符合业务目标；

风险评估：是否存在履约能力风险（如对方过往履约记录、财务状况等）。

输出结果：填写《合同审核意见汇总表》（见模板二），明确审核结论（通过/不通过/修改后通过），并流转至法务部门。

（四）法务部门风险审核

审核主体：公司法务部或外聘法律顾问。

审核核心：

主体合法性：签约方是否具备完全民事行为能力，授权代理人是否持有有效授权委托书；

条款完备性：合同是否包含必备法律要素（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点方式、违约责任、争议解决等）；

法律风险：是否存在显失公平、违法条款（如“霸王条款”）、潜在纠纷点（如知识产权归属、保密义务等）；

合规性：是否符合行业监管规定及公司内部制度（如反商业贿赂、数据安全等）。

输出结果：出具书面法律意见，对高风险条款提出修改建议，重大风险需与业务部门、财务部门共同协商解决。

（五）财务部门条款审核

审核主体：财务部负责人或指定财务人员。

审核要点：

付款条款：付款方式（分期/一次性）、节点（如预付款比例到货验收款、质保金比例）、币种是否符合公司财务制度；

税费承担：发票类型（如增值税专用发票）、税率、税费计算方式是否准确；

成本效益：合同总成本是否在预算内，收益是否符合预期；

资金安全：是否存在大额预付款无担保条款，质保金约定是否合理。

输出结果：确认财务条款合规性，签字后流转至最终审批环节。

（六）最终审批与签批

审批层级：根据合同金额及重要性确定审批人（参考标准：

金额≤5万元：部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理审批；

重大战略合同（如合作开发、并购类）：需提交总经理办公会审议）。

审批内容：综合业务、法务、财务审核意见，确认合同整体风险与收益是否平衡，是否符合公司战略目标。

签批生效：审批通过后，由授权签批人（如总经理、分管副总）在合同文本上签字，合同文本正式生效。

（七）合同签署与归档

签署规范：

合同一式多份（通常至少3份，甲乙双方各执1份，公司存档1份），复印件无效；

签署人需与合同主体一致（单位合同需加盖公章或合同专用章，个人合同需签字按手印）；

签署日期需一致，避免倒签（特殊情况需书面说明原因并经总经理审批）。

归档管理：

行政部或法务部在合同签署后5个工作日内收回原件，编号登记（编号规则：年份-部门-序号，如“2024-采-001”）；

归档资料：合同原件、附件、审核意见表、审批记录等，扫描后至公司档案系统；

建立合同台账（见模板三），动态记录合同履行状态（如履行中、已履行完毕、已终止）。

（八）合同执行与跟踪

执行主体：业务部门为合同履约第一责任人，负责跟踪对方履约情况（如交付进度、质量验收、付款申请等）。

跟踪要求：

定期（如每月/每季度）向法务部、财务部反馈履约进展，重大问题（如对方违约、不可抗力事件）需24小时内上报；

财务部门根据合同条款审核付款申请，保证付款节点与履约进度匹配；

合同到期前30天，业务部门评估是否续约，提前启动续签或终止流程。

三、核心表格模板

模板一：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

签约方名称（甲方/乙方）

合同类型（采购/销售/服务等）

合同总金额（元）

履行期限

发起部门

负责人

联系方式

附件清单

备注

模板二：合同审核意见汇总表

审核环节

审核部门/人员

审核意见

处理结果（通过/修改/不通过）

签字

日期

业务部门自查

业务专业审核