多场景合同审查与执行记录表.docVIP

多场景合同审查与执行记录表工具指南

一、适用业务场景

本工具适用于企业日常运营中各类合同的审查与全流程管理，具体场景包括但不限于：

常规业务合作：如采购与销售合同、服务外包合同、委托代理合同等标准化合作场景，需明确双方权利义务、交付标准及付款条件。

项目制合作：如工程建设、研发合作、活动策划等周期较长、分阶段履行的合同，需跟踪项目进度与阶段性成果交付。

合作变更与补充：对已生效合同的条款修订、续签或补充协议，需保证变更内容与原合同逻辑一致，避免权利义务冲突。

风险防控场景：涉及大额资金往来、知识产权归属、违约责任较重的合同时需重点评估法律风险与履约可行性。

二、操作流程详解

（一）合同接收与初步分类

信息登记：收到合同文本后，首先记录合同编号（可按年份-类型-序号规则编制，如“2024-采-001”）、合同名称、对方主体名称、提交日期、提交部门（或经办人某），并扫描留存合同原件电子档。

场景匹配：根据合同类型（采购/销售/服务等）及合作性质（常规/项目/变更），选择对应的审查模板模块，保证后续审查重点贴合业务实际。

（二）条款重点审查

主体资格核验：审查对方营业执照、授权委托书（若签约非法定代表人），确认主体是否合法存续及签约权限，避免无权代理风险。

核心条款校验：

标的与数量：明确标的名称、规格、型号、数量等描述是否清晰，避免模糊表述（如“一批”“约数”）；

金额与支付：合同总价是否含税、税率及发票类型明确，支付条件（如预付款比例、到账节点）、账户信息与财务制度一致；

履行期限与方式：约定具体起止时间、交付地点及方式（如“送货上门”“现场验收”），避免“尽快”“适时”等歧义表述；

违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标）对应的违约金计算方式或赔偿范围，保证责任对等且符合法律规定；

争议解决：约定争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地/机构，优先选择企业所在地或熟悉的法律途径。

风险点标注：对条款中存在的模糊表述、缺失义务、法律冲突等问题进行标记，形成《合同审查问题清单》，同步提出修改建议。

（三）内部审批与修订

分级审批：根据合同金额（如5万元以下由部门经理某审批，5-50万元由分管副总某审批，50万元以上提交总经理办公会审批）逐级提交审批，审批人需在《审批意见表》中明确“同意”“修改后同意”或“不同意”及具体理由。

修订反馈：将《合同审查问题清单》及审批意见反馈至合同提交方，协商修订条款；修订后需重新履行审查流程，直至条款合规、风险可控。

（四）合同签署与归档

签署管理：确认双方签字/盖章页完整（如为合同章需保证已在授权范围内），签署日期与生效条款一致，原件至少一式两份（企业留存+对方留存），电子档同步至合同管理系统。

归档登记：在《合同台账》中记录签署日期、生效日期、合同存放位置（如档案柜编号/电子路径）、归档人某，保证后续可快速检索。

（五）履行过程记录

进度跟踪：按合同约定节点（如阶段交付、付款申请）记录履行情况，填写《履行进度表》，注明已完成事项、时间节点及验收结果（需双方签字确认）。

异常处理：若出现逾期、违约等情况，立即记录具体事由、影响评估及沟通协商结果，必要时启动争议解决程序，相关书面证据（如催告函、邮件）一并归档。

（六）履约总结与归档

合同全部履行完毕或终止后，由经办人某填写《履约总结报告》，内容包括：总履行情况、是否存在违约、遗留问题处理建议、经验教训等，随合同原件及相关资料统一归档，保存期限不少于合同终止后5年。

三、记录表模板设计

（一）合同基本信息表

合同编号

合同名称

签约主体（甲方）

签约主体（乙方）

合同类型

□采购□销售□服务□建设□其他______

签订日期

生效日期

合同总金额

币种

履行期限

自_年_月_日至_年__月__日

主要标的

□货物（名称：______）□服务（内容：______）□其他______

审批人

经办人某

合同原件存放位置

□档案柜（编号：______）□电子路径：______

（二）条款审查记录表

审查模块

审查要点

审查情况（√符合/×不符合/○需修改）

问题描述及修改建议

主体资格

对方营业执照/授权委托书

○需修改

委托书未注明授权范围，建议补充“具体授权事项及期限”

标的条款

标的名称、规格、数量描述

√符合

—

付款条款

支付条件、账户信息

×不符合

未约定预付款到账后启动生产，建议增加“甲方支付预付款30%后，乙方开始备货”

违约责任

违约金计算方式

√符合

—

争议解决

管辖地/机构

○需修改

约定仲裁机构但未写明具体名称，建议明确“市仲裁委员会”

（三）履行进度跟踪表

履行阶段

计划完成时间

实际完成时间

履行内容描述

验收情况（签字/日期）

异常记录

第一阶段

2024-03-31

2024-03-30

完成方案设计

甲方