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应付办公设备款付款通知书

致：财务部

发件部门：行政部（/办公设备采购对接部门）

通知书编号：BG-SB-FK-XXXX-XXXX

日期：XXXX年XX月XX日

为保障我司日常办公高效有序开展，优化办公环境、提升办公效率，满足各部门办公自动化、信息化及基础办公需求，解决现有办公设备老化、功能不足等问题，助力公司各项办公工作顺畅推进，我司与【办公设备供应/销售单位全称，如：XX办公设备有限公司、XX数码科技公司、XX办公设备销售服务机构】于XXXX年XX月XX日签订《办公设备采购合同》（合同编号：BG-SB-HT-XXXX-XXXX），向该单位采购各类所需办公设备及相关配套服务，明确办公设备名称、规格型号、配置参数、采购数量、交付时限、安装调试、售后保障、验收标准及费用结算相关约定，确保办公设备符合国家相关质量标准、行业规范、办公场景适配要求及我司既定采购目标。

目前，该办公设备供应单位已严格按照合同约定、行业办公设备质量标准及供应服务规范，全面完成办公设备供应、运输、安装调试、系统部署及相关配套服务工作，顺利交付【具体办公设备内容，如：办公电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、碎纸机、办公桌椅等】，提交了完整的《办公设备交付验收报告》《设备质量合格证书》《产品说明书》《安装调试记录》《办公设备明细清单》《交付确认凭证》等相关成果资料。经我司办公设备对接部门、各相关使用部门联合验收审核，确认办公设备供应流程合规、设备质量达标、配置参数与约定一致、安装调试合格、运行稳定，完全适配我司各部门办公需求，已达到合同约定的付款条件。现正式通知贵部办理该笔办公设备款的付款事宜，具体付款信息明确如下，请严格遵照执行。

一、付款基础信息

1.收款单位名称：【办公设备供应/销售单位全称】（需与合同、发票信息完全一致，不得有误，避免付款失误）

2.收款单位纳税人识别号：XXXXXXXXXXXXXXXXXX

3.收款银行及账号：XX银行XX支行XXXXXXXXXXXXXXXX（请仔细核对账户信息，确保准确无误）

4.付款项目：【相关办公设备采购事项全称，如：XX批次办公电脑采购款、年度办公设备更新采购款、办公自动化设备采购款】办公设备款

5.对应合同编号：BG-SB-HT-XXXX-XXXX

6.办公设备交付完成时间：XXXX年XX月XX日

7.办公设备安装调试及系统部署完成时间：XXXX年XX月XX日

8.办公设备验收合格时间：XXXX年XX月XX日

二、付款金额明细

1.合同约定办公设备款金额（含税，含设备价款、运输费、安装调试费、系统部署费、配套耗材费等）：人民币XXXXXXX.XX元（大写：XXXXXXX元整）

2.调整金额（优惠/扣款，如有）：人民币XXXX.XX元（大写：XXXX元整）

调整依据：【如：批量采购优惠、设备质量优秀奖励、交付及安装调试及时补贴、轻微配置偏差整改扣款等，无调整则删除本条】

3.最终应付款金额（含税）：人民币XXXXXXX.XX元（大写：XXXXXXX元整）

4.税率及税额：税率XX%，税额人民币XXXX.XX元，价税合计与最终应付款金额一致

三、付款相关要求

1.付款方式：银行转账（需与《办公设备采购合同》约定一致，不得擅自变更付款方式及付款金额）

2.付款期限：请于XXXX年XX月XX日前完成全部款项支付，确保款项足额、及时到账，避免逾期产生合同违约责任及额外滞纳金。

3.附件要求：本次付款需同步归档以下全部资料（均经我司审核无误，原件留存归档，复印件随付款凭证留存备查）：

（1）《办公设备采购合同》原件及复印件1份；

（2）办公设备交付验收相关资料（如：《办公设备交付验收报告》《质量合格证书》《产品说明书》《安装调试记录》《设备明细清单》等）原件及复印件1份；

（3）办公设备供应单位开具的合法有效增值税专用/普通发票原件1份（发票抬头、税率、金额需与本通知书完全一致）；

（4）办公设备供应单位出具的正式付款申请函1份（需加盖单位公章，明确付款金额、设备交付及安装调试完成情况及结算依据）；

（5）我司内部审核合格的办公设备验收审核表1份（需办公设备对接部门、相关使用部门负责人签字确认）。

四、其他补充说明

1.请贵部严格按照本通知书及《办公设备采购合同》约定办理付款手续，付款过程中如发现收款信息、金额、附件等存在疑问或不符，务必及时与我部对接核实，严禁擅自付款。

2.款项支付完毕后，请在3个工作日内将付款凭证复印件反馈至我部，以便完成合同履约归档、办公设备采购事项闭环及后续办公设备台账登记、日常维护、售后对接、资料备案等工作。

3.本通知书自签发之日起生效，未尽事宜均按照双方签订的《办