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2026年秋季学期学校档案整理归档及电子化工作完成情况汇报

档案工作是学校工作的重要组成部分，是记录学校教育教学、管理服务、文化建设等各项工作的重要载体，是传承学校历史、保障工作有序开展、提升办学规范化水平的重要基础。2026年秋季学期，我校严格按照上级档案管理部门及学校档案工作管理制度要求，坚持“规范整理、安全归档、高效利用、全程可控”的工作原则，扎实推进各类档案整理归档及电子化建设工作，全面完成本学期档案工作各项任务，有效提升了档案管理规范化、科学化、电子化水平。现将本学期工作完成情况汇报如下：

一、工作总体概况

2026年秋季学期，我校高度重视档案整理归档及电子化工作，将其纳入学校学期重点工作部署，成立了以校长为组长、分管副校长为副组长、各部门负责人及档案管理员为成员的档案工作领导小组，明确职责分工、细化工作举措、强化责任落实，形成“校长负总责、分管领导具体抓、各部门协同配合、档案管理员专人负责”的工作格局。

本学期，档案工作重点围绕秋季学期各类文书档案、教学档案、学籍档案、人事档案、财务档案、基建档案、安全档案、活动档案等八大类档案，开展全面整理、规范归档及电子化录入、备份工作。截至本学期末，已全面完成各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、归档工作，同步推进档案电子化建设，实现纸质档案与电子档案双向留存、规范管理，确保各类档案完整、准确、安全、可用，为学校各项工作的开展提供了有力的档案支撑。

二、具体工作完成情况

（一）前期准备工作扎实推进

1.强化业务培训，提升工作能力。开学初，学校组织各部门档案联络员、档案管理员开展档案整理归档及电子化工作专题培训，邀请上级档案管理部门专家现场指导，重点讲解档案收集范围、整理规范、归档要求、电子化录入标准、档案安全保管等相关知识，明确各部门档案收集、整理、上报的具体时限和要求，提升相关人员的档案工作业务能力和责任意识，确保档案工作规范有序推进。

2.完善工作制度，规范工作流程。结合学校档案工作实际，进一步修订完善《学校档案管理制度》《档案整理归档规范》《档案电子化管理办法》《档案安全保管制度》等相关制度，明确档案收集、整理、归档、电子化、保管、利用、销毁等各个环节的工作流程和操作标准，细化各部门档案工作责任，确保档案工作有章可循、有规可依，杜绝档案管理不规范、归档不及时、保管不安全等问题。

3.配备充足物资，保障工作开展。学校加大档案工作物资投入，配备专门的档案库房、档案柜、档案盒、装订机、扫描仪、电脑、移动硬盘等档案整理及电子化设备，对档案库房进行规范化改造，安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施，优化档案保管环境，确保纸质档案和电子档案的安全存放，为档案整理归档及电子化工作的顺利开展提供了坚实的物资保障。

（二）档案整理归档工作规范完成

本学期，我校严格按照档案整理归档规范，全面开展各类档案的收集、整理、归档工作，做到“应收尽收、分类科学、整理规范、归档及时”。

1.档案全面收集。各部门按照档案收集范围，全面收集本学期各类工作档案资料，重点包括：上级部门下发的各类文件、通知、批复；学校下发的各类规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、表彰决定；各部门开展教育教学、教研活动、安全管理、后勤服务等工作形成的各类资料；学生学籍信息、成绩档案、综合素质评价档案；教职工人事档案、考核档案、培训档案；财务收支凭证、报表、合同；基建维修相关资料；各类活动照片、视频、简报等。截至本学期末，共收集各类档案资料1260余份。

2.规范整理分类。档案管理员对各部门上报的档案资料进行逐一审核、分类、整理，严格按照档案分类标准，将各类档案分为文书档案、教学档案、学籍档案、人事档案、财务档案、基建档案、安全档案、活动档案八大类，每大类再根据实际情况分为若干子类，确保分类科学、条理清晰。同时，对审核不合格的档案资料，及时反馈给相关部门，要求补充完善后重新上报，确保档案资料的完整性、准确性。

3.严格归档装订。对整理完毕的档案资料，按照归档规范，进行编号、填写档案封面、目录，采用规范的装订方式进行装订，确保装订整齐、美观、牢固。同时，为每一份档案建立档案台账，详细记录档案名称、编号、形成部门、形成时间、保管期限、份数等信息，实现档案的全程可追溯。本学期，共整理装订各类档案480余册，其中文书档案86册、教学档案120册、学籍档案98册、人事档案32册、财务档案45册、基建档案18册、安全档案35册、活动档案46册，所有档案均按要求存入专门的档案库房，实行规范化保管。

4.明确保管期限。严格按照档案管理相关规定，结合学校档案实际情况，明确各类档案的保管期限，分为永久保管、长期保管（30年）、短期保管（10年）三类，在档案封面和台账中明确标注，确保各类档案按期限规范保管，到期按规定程