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XX初中2026年春季学期学生会外联部校际交流活动筹备记录

一、基本信息

1.活动主题：携手共进，互学互鉴——XX初中与兄弟学校学生会外联部校际交流活动

2.筹备小组：XX初中学生会外联部全体成员，指导老师：XXX（德育处老师/学生会指导老师）

3.筹备周期：2026年X月X日—2026年X月X日

4.交流对象：XX中学学生会外联部、XX实验初中学生会外联部

5.活动目的：搭建校际学生会外联部交流平台，学习兄弟学校外联部工作经验，规范我校外联部工作流程，提升成员沟通协调、活动组织能力；增进校际学生会友谊，促进校际学生工作良性互动，推动我校学生会外联部工作高质量发展。

6.活动时间：2026年X月X日（周X）上午9:00—11:30

7.活动地点：我校多功能报告厅、学生会办公室

二、筹备工作分工及责任人

为确保校际交流活动有序、高效推进，明确筹备工作分工，落实责任到人，成立筹备工作专项小组，具体分工如下：

1.总协调组：组长（外联部部长XXX），副组长（外联部副部长XXX）

职责：统筹筹备工作全局，制定筹备工作计划；协调学校德育处、总务处等相关部门，争取工作支持；对接兄弟学校外联部，确认交流细节；监督各小组筹备进度，及时解决筹备过程中出现的问题；组织筹备工作复盘，确保活动顺利开展。

2.对接联络组：成员（XXX、XXX），责任人（XXX）

职责：负责与兄弟学校外联部负责人对接，确定交流人数、带队老师、行程安排；传递活动流程、注意事项等相关信息，确认对方需求及反馈；建立校际联络群，及时沟通筹备过程中的各类事宜；活动当天负责兄弟学校师生的接待、引导工作。

3.流程策划组：成员（XXX、XXX、XXX），责任人（XXX）

职责：结合活动目的，制定详细的活动流程，明确各环节时间、内容、负责人；设计交流环节（如工作经验分享、案例探讨、互动提问、现场观摩等）；撰写活动主持词、发言稿（我校外联部部长发言、指导老师发言）；审核兄弟学校分享内容，确保交流针对性、实效性。

4.物资筹备组：成员（XXX、XXX），责任人（XXX）

职责：根据活动流程及需求，统计所需物资并制定采购清单；筹备活动所需物料（校旗、学生会外联部旗帜、姓名牌、笔记本、签字笔、饮用水、宣传海报、横幅等）；对接学校总务处，借用活动场地（多功能报告厅、学生会办公室）、音响、投影、桌椅等设备，确保设备正常使用；活动前布置场地，活动后整理物资、清理场地。

5.宣传记录组：成员（XXX、XXX），责任人（XXX）

职责：负责活动宣传工作，制作活动海报、横幅，在校园宣传栏、班级群、学生会群发布活动预告；活动当天负责拍照、录像，记录交流全过程；活动结束后撰写活动新闻稿、总结报告，整理影像资料，做好宣传归档工作。

6.后勤保障组：成员（XXX、XXX），责任人（XXX）

职责：负责活动当天的后勤保障工作，安排兄弟学校师生的休息区域；准备急救药品（创可贴、消毒用品、晕车药等），应对突发情况；协调校园安保人员，保障活动期间校园秩序及人员安全；负责活动期间的卫生保洁工作，营造整洁的活动环境。

三、筹备工作进度安排及落实情况

（一）筹备启动阶段（2026年X月X日—X月X日）

1.召开筹备工作启动会，明确活动目的、筹备分工、时间节点，动员外联部全体成员积极参与筹备工作；

2.对接联络组初步筛选交流兄弟学校，提交联络名单，经指导老师审核确定最终交流对象；

3.总协调组制定初步筹备工作计划，明确各小组工作任务及完成时限，报学校德育处审批。

落实情况：已完成启动会召开、交流对象确定、筹备计划审批，全体成员明确分工，进入筹备状态。

（二）全面筹备阶段（2026年X月X日—X月X日）

1.对接联络组：与兄弟学校外联部负责人建立联络，确认交流人数（每校外联部成员10-12人，带队老师1-2人）、行程安排，传递活动初步流程，收集对方交流需求及分享内容；

2.流程策划组：根据对接情况，细化活动流程，撰写主持词、发言稿，设计互动交流环节，组织小组内部审核修改，报指导老师定稿；

3.物资筹备组：统计活动所需物资，制定采购清单，完成物资采购及借用，初步布置活动场地，调试音响、投影等设备；

4.宣传记录组：完成活动海报、横幅制作，发布活动预告，确定活动拍照、录像人员，熟悉记录要点；

5.后勤保障组：确定休息区域，准备急救药品，对接安保、保洁人员，明确后勤保障职责。

落实情况：各小组按计划推进筹备工作，已完成交流细节确认、流程定稿、物资采购、宣传预告发布，场地布置及设备调试初步完成。

（三）查漏补缺阶段（2026年X月X日—X月X日）

1.总协调组组织各小组开展筹备工作自查，对照分工及进度，