2026年春季学期学校办公室关于进一步规范会议记录与档案管理工作的通知.docxVIP

2026年春季学期学校办公室关于进一步规范会议记录与档案管理工作的通知

各部门、各年级组、各备课组：

会议记录是梳理工作部署、留存工作痕迹、推动工作落实的重要载体，档案管理是学校规范化建设、历史资料留存、工作复盘提升的核心基础，二者直接关系到学校各项工作的有序推进、高效落实和长效传承。为进一步强化学校内部管理，规范会议记录与档案管理工作流程，提升工作标准化、精细化水平，杜绝会议记录不规范、档案管理混乱等问题，确保会议精神落地见效、档案资料完整留存，结合2026年春季学期学校工作实际，经学校研究同意，现就进一步规范会议记录与档案管理工作有关要求通知如下，请各部门、各年级组、各备课组严格遵照执行。

一、总体要求

以规范化、标准化、精细化为核心，坚持“实事求是、客观准确、完整规范、及时高效、安全保密”的原则，明确会议记录与档案管理责任，规范工作流程，细化操作标准，健全管理制度，实现会议记录“全程留痕、重点突出、条理清晰、可查可溯”，档案管理“收集齐全、分类科学、归档及时、保管安全、利用便捷”，切实发挥会议记录的指导落实作用和档案资料的服务保障作用，助力学校各项工作高质量开展。

二、规范会议记录工作具体要求

会议记录涵盖学校各类正式会议，包括校委会、行政办公会、部门工作会、年级组会、备课组会、专题研讨会、各类表彰会、培训会等，各会议牵头部门及记录人员需严格按照以下要求做好会议记录工作。

（一）明确记录责任

1.各类会议实行“谁牵头、谁负责、谁记录”的原则，会议牵头部门指定专人担任记录员，负责会议全程记录工作，记录员需具备较强的责任心、文字表达能力和逻辑梳理能力，确保记录工作规范有序。

2.会议牵头部门负责人为会议记录第一责任人，负责对会议记录的完整性、准确性、规范性进行审核，审核无误后签字确认，确保会议记录真实反映会议情况、准确传达会议精神。

（二）规范记录内容

会议记录需完整涵盖以下核心内容，不得遗漏关键信息，确保内容详实、重点突出：

1.基础信息：明确记录会议名称、会议时间（精确到年、月、日、时、分）、会议地点、主持人、参会人员（姓名及职务，参会人数较多时可注明参会范围及人数）、缺席人员（姓名、职务及缺席原因）、记录人、审核人。

2.会议议题：清晰列明本次会议讨论、研究、部署的全部议题，议题表述简洁、准确，与会议实际内容一致。

3.会议内容：客观、准确记录会议全过程，重点记录主持人讲话要点、参会人员发言核心观点、讨论意见、争议焦点及最终达成的共识；明确会议研究决定的事项、部署的工作任务、责任分工、完成时限及具体要求，做到“议而有决、决而有记、记而有据”。

4.其他事项：记录会议明确的其他重要内容，如需要后续跟进的工作、需要传达落实的精神、下次会议的议题及时间安排等。

（三）严格记录规范

1.会议记录需使用学校统一印发的会议记录本（或规范的电子记录模板），手写记录需字迹工整、清晰可辨，不得潦草、涂改；电子记录需格式规范、排版整齐，字体统一（建议宋体小四，行距1.5倍），便于查阅和归档。

2.记录语言需简洁、严谨、客观，避免冗余、口语化表述，准确传达会议原意，不得随意增减会议内容、篡改发言观点，确保记录的真实性和严肃性。

3.会议记录需当场完成，确有特殊情况无法当场完成的，需在会议结束后24小时内补充完善，不得拖延；补充记录需注明补充时间，确保记录的及时性。

4.会议记录完成后，记录员需认真核对，核对无误后提交会议牵头部门负责人审核，负责人审核签字后，方可归档留存；电子记录需同步备份，确保不丢失、不损坏。

5.各类会议记录需按会议类型、时间顺序整理，建立清晰的目录，便于后续查阅和检索；涉密会议记录需单独存放，严格遵守保密规定，严禁擅自传阅、复制、泄露。

三、规范档案管理工作具体要求

档案管理涵盖学校各项工作形成的各类资料，包括文书档案、教学档案、行政档案、人事档案、财务档案、基建档案、荣誉档案、会议档案等，各部门需严格按照以下要求做好档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

（一）明确管理责任

1.实行“统一领导、分级负责”的档案管理体制，学校办公室负责全校档案管理工作的统筹协调、指导监督和集中归档，指定专人担任专职（或兼职）档案管理员，负责全校档案的统一保管、整理和利用。

2.各部门、各年级组、各备课组指定专人担任兼职档案管理员，负责本部门各类档案资料的收集、整理、初步审核和按时移交，确保本部门档案资料完整、规范，及时移交学校办公室归档。

3.各部门负责人为本科室档案管理第一责任人，负责对本部门档案资料的真实性、完整性、规范性进行审核，督促兼职档案管理员做好档案收集、整理和移交工作。

（二）规范收集整理

1.档案收集：各部门兼职档案管理员需全面收集本部门工作中形成的各类资