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企业资源管理计划(ERP)系统操作手册

一、手册应用场景与适用对象

本手册适用于企业内部使用ERP系统的相关岗位人员，涵盖日常业务操作中的全流程指引。

典型应用场景包括但不限于：

仓库管理：原材料入库、半成品/成品出库、库存盘点、调拨业务；

采购管理：采购申请提报、供应商选择、采购订单、到货验收、入库结算；

销售管理：客户订单录入、发货出库、应收账款确认、销售退货处理；

财务关联：业务单据凭证、成本核算、应收应付账款管理、财务报表查询；

基础数据维护：物料信息、客户档案、供应商档案、仓库档案的新增与变更。

适用岗位：仓库管理员、采购专员、销售专员、财务人员、数据维护员及相关业务主管。

二、基础信息配置操作指引

（一）物料主数据创建

操作目标：新增或维护企业物料的基础信息，保证采购、库存、销售等业务环节数据统一。

操作步骤：

1.系统登录：以“数据维护员”身份登录ERP系统，进入“基础数据-物料管理”模

块；

2.新增物料：“新增物料”按钮，进入物料信息录入界面；

3.填写核心字段：

物料编码：必填，需唯一且符合企业编码规则（如“材-001”代表原材料类第1

号）；

物料名称：必填，需规范（如“镀锌钢板”而非“钢板”）；

规格型号：详细描述物料特性（如“厚度1.0mm*宽度1000mm”）；

计量单位：选择默认单位（如“吨”“件”“米”）；

物料分类：选择所属类别（如“原材料-钢材”“半成品-机加工件”）；

默认仓库：选择物料存储的默认仓库（如“原料仓1号库”）；

状态：默认“启用”，停用物料需经*主管审批；

4.附件（可选）：如物料质检报告、图片等，“附件”添加；

5.提交审核：“提交”，审核人默认为*部门主管，审核通过后物料生效；

6.查询与修改：在“物料查询”界面可按编码、名称等条件检索，修改未审核或审核未

通过的物料信息。

（二）供应商档案维护

操作目标：建立供应商基本信息，支撑采购订单、供应商评估等业务。

操作步骤：

1.进入模块：登录系统后，选择“基础数据-供应商管理”；

2.新增供应商：“新增供应商”，填写以下信息：

供应商编码：唯一编码（如“GY-2024-001”）；

供应商名称：全称（需与营业执照一致）；

联系人：负责对接的业务人姓名（如“张经理”）；

联系方式：固定办公电话（禁止填写手机号）；

地址：注册或办公地址；

所属分类：如“原材料供应商”“服务供应商”；

付款条件：如“月结30天”“货到付款”；

3.关联物料：在“供应物料”标签页，选择该供应商可供应的物料编码及对应价格；

4.保存提交：“保存”并提交审核，审核通过后可在采购业务中调用。

三、采购业务全流程操作指引

（一）采购申请提报

适用场景：生产部门需领用物料、行政部门需采购办公用品时，由需求部门发起采购申请。

操作步骤：

1.发起申请：需求部门登录系统，进入“采购管理-请购管理”，“新增请购单”；

2.填写请购信息：

请购部门：选择需求部门（如“生产一车间”）；

申请人：当前操作人姓名；

申请日期：系统自动获取当前日期；

需求日期：填写物料需到货的日期（需考虑采购周期）；

物料明细：“添加物料”，输入物料编码（或选择物料名称）、申请数量、用途说

明；

3.提交审批：“提交”，按审批流程流转（如：部门主管→*采购经理→财务总监）；

4.查询进度：在“请购单查询”界面可查看审批状态（如“已审批”“已驳回”），驳

回需修改后重新提交。

（二）采购订单与执行

适用场景：请购单审批通过后，采购员根据供应商信息正式采购订单。

操作步骤：

1.关联请购单：采购员进入“采购管理-订单管理”，“新增订单”，选择“关联请购

单”，勾选已审批的请购单；

2.填写订单信息：

供应商：系统自动带出请购单关联供应商，可手动修改；

订单日期：当前日期；

交货地点：物料送达仓库地址（如“原料仓1号库”）；