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学校档案室管理不规范整改措施

为深入贯彻《中华人民共和国档案法》《学校档案管理办法》（教育部令第27号）及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（GB/T14805-2009）等法律法规要求，针对2023年6月省教育厅档案专项检查及学校内部审计发现的档案室管理不规范问题，切实提升学校档案管理科学化、规范化、信息化水平，特制定本整改实施方案。

一、整改工作背景及问题梳理

（一）整改背景

档案是学校办学历史、教学科研、管理服务的原始记录，是支撑学校高质量发展的重要信息资源。2023年6月，省教育厅档案专项检查组通过实地查看、台账核查、人员访谈等方式，指出我校档案管理存在“制度不完善、归档不齐全、整理不规范、保管条件弱、信息化滞后、人员专业化不足”等6类18项具体问题；学校内部审计同步发现，2018-2022学年档案归档率、完整率均未达到国家规定标准。为全面落实整改要求，堵塞管理漏洞，现启动专项整改工作。

（二）具体问题梳理（含核查数据）

1.档案收集不完整，归档率偏低

教学档案中2018-2022学年教师教案归档率仅为72%，其中2019、2020学年因疫情影响，教案归档率不足65%；科研档案省部级以上课题结题报告归档率为68%，32项课题缺失中期检查报告、成果转化证明等核心材料；行政档案中2017-2021年学校重要会议纪要归档率为81%，部分涉及人事变动、基建项目的文件未归档。

2.档案整理不规范，标准不统一

档案分类未严格执行《高等学校档案实体分类法》，存在“跨类归档、编号混乱”问题，如2020年科研项目档案被归入“行政-后勤管理”类目；档案装订无统一标准，部分档案使用金属装订针（易锈蚀），部分未加装档案盒；著录信息不完整，63%的档案缺少“主题词、保管期限”等必填字段。

3.库房保管条件不达标，安全隐患突出

库房面积仅48㎡，存放档案12600余卷，空间拥挤导致档案挤压变形；温湿度未有效管控，2023年1-6月库房日均温度26.2℃（超标2.2℃）、相对湿度68%（超标8%），不符合GB/T13668-2015标准要求；未配备智能恒温恒湿设备、烟雾自动报警系统，仅配置2具手提式灭火器，监控系统仅覆盖库房门口，内部无监控；档案架为普通木质架，未做防虫防霉处理，2022年发现3卷1998年的纸质档案出现霉变。

4.信息化程度滞后，数字化水平低

未搭建专业电子档案管理系统，仅采用Excel表格记录档案目录，检索效率低；纸质档案数字化率仅为15%，且已数字化的档案未进行规范著录与备份；电子档案归档无制度约束，各部门电子文件散存于个人电脑，未实现集中管理，2021年有3份重要电子文件因电脑故障丢失。

5.人员配置不足，专业素质薄弱

现有档案管理人员为2名兼职人员（分别为办公室、教务处行政人员），每月投入档案工作时间平均不足10小时；2人均未持有档案专业资格证书，未接受过系统的档案业务培训，对档案分类、著录、信息化管理等专业知识掌握不足。

6.利用服务不到位，资源利用率低

档案查阅流程繁琐，需经部门负责人审批、分管副校长签字后方可查阅，平均查阅时长需1.5天；未设置专门档案查阅室，查阅人员需进入库房翻阅档案，易造成档案损坏；档案利用台账不完整，2020-2022年档案查阅次数仅为42次，利用率不足0.3%，未开展档案编研工作，未形成《学校大事记》《年度档案利用分析报告》等编研成果。

二、整改工作目标

（一）短期目标（3个月内，2023年7-9月）

1.完成所有问题台账清零，补收缺失档案归档率达100%；

2.完成现有纸质档案的规范整理，分类、编号、装订、著录达标率100%；

3.配齐库房基本安全设施，实现温湿度实时监控，消除重大安全隐患。

（二）中期目标（6个月内，2023年10-12月）

1.建立完善的档案管理制度体系，覆盖“收集、整理、保管、利用、信息化”全流程；

2.搭建学校电子档案管理系统，实现电子文件实时归档，纸质档案数字化率达60%；

3.配备专职档案管理人员1名，所有兼职档案管理员完成专业培训并取得合格证书。

（三）长期目标（1年内，2024年1-6月）

1.档案管理达到“省一级档案管理单位”标准；

2.电子档案管理系统实现与学校OA系统、教务系统、科研系统对接，档案信息化水平处于省内同类学校前列；

3.档案编研成果年均不少于2项，档案利用率提升至1.5%以上，为学校教学、科研、管理提供有力支撑。

三、具体整改措施及实施步骤

（一）完善档案管理制度体系，明确责任分工

1.制定《档案管理工作责任清单》

明确学校各部门档案管理职责：教务处负责教学档案（教案、学籍、课程建设）的收集归档；科研处负责科研档案（课题申报、结题、成果转化）的收集归档；办公室负责行政档案（会议纪要、公文、人