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浅析以档案管理科学化促进机关管理高效化

档案管理是机关管理工作中的重要组成内容，只有与时俱进，

直面挑战，提高档案管理科学化水平，促进其信息化的不断完善，

才能适应社会和时代发展对档案管理工作的客观要求，促进机关

管理的高效化，从而使得机关部门能够更好地服务于小康社会宏

伟事业的全面建设中去。

一、档案管理科学化概念

档案管理科学化包括信息化、标准化、规范化三方面内容，

是一种理念、一种意识、一种态度，还是一种精益求精的文化。

当前，档案管理人员的责任就是将这种理念、意识、态度融入贯

穿于档案管理实践工作当中，使其成为工作和生活的一部分，成

为一种自然的习惯。档案管理信息化指的是文件的起草、催办、

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签发、归档等过程是在通讯线路和计算机中完成的，具有修改、

查询、复制、储存方便的特点，没有印稿与草稿、副本与正本的

差异，实现档案与文件的统一;档案管理标准化指的是档案管理工

作当中，档案事业主管机关与标准化部门共同对档案工作的方法、

管理、原则、概念、设施、质量等制定出统一科学的技术规范和

具体规划，并贯彻修订与执行的全过程，使档案管理工作逐步统

一化、规范化，从而获得最佳的社会效益与工作秩序;档案管理规

范化指的是强化依法治档，健全档案法制意识，深入宣传贯彻

《档案法》及档案工作相关法律、法规，以促进档案工作逐渐步

入依法治理的轨道上来。

1、档案目录数据库建设

档案目录数据库建设在机关中开展的比较早，在很多的城市

机关都已经有了先例，而且应用也较为广泛，通过数据库开发建

设可以实现目录在线查询和下载等功能，但是这种功能系统的利

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用率并非很高，与需求较为脱节。这一工作目前许多机关不再进

一步开发，属于档案信息化的基础工作内容。

2、共享型目录中心建设

在建设数据库的基础上可以进行新开发，研发过程通过VPN

技术即可实现，其中可以实现的功能是目录信息跨区域联网共享，

机读目录数据网络化传播，通过共享型目录中心，初步实现有效

的档案数据查询功能，由于此技术在原有的档案目录数据库基础

上进行开发，既叠加式开发。

3、电子文件归档

电子文件的管理和归档都是机关档案信息化目前建设中的重

要核心，这种工作主要就是通过电子文件中心建立文件归档分类

系统，并且将系统中获取的数据和信息进行存储与链接，从而实

现网络环境下电子文件的归档管理，达到迅速快捷的进行档案管

理查询工作的目的。

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二、档案管理科学化的重要意义

一档案管理是机关管理的基础

档案的原始记录有其独特性，记录着未申请专利、未公开的

机密和技术。占有这些档案资料就是占有机关的机密和技术，因

此，机关单位档案管理的科学化，可以有效避免因知识产权、技

术的流失而对机关单位的生存与发展所造成的影响。

二档案管理是机关信用管理的必要保证

档案是构成信用信息的公认核心资源。第一，完善的档案管

理能够对单位自身诚信进行展示，反映其管理水平、科技成果及

财务状况等重要内容。第二，如今的社会信用体系当中，信用档

案管理已经逐渐引起国家的重视，成为社会各界普遍关注的焦点

内容。

三档案管理是机关文化建设的源泉

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机关文化是历史的几点，其直接反映于机关系统完整的档案

之中。档案具有文化事业特征，是文化的主要储存方式，是文化

发展的真实记录。通过机关档案，可以对单位特点及其发展规律

有一个深刻的理解。

三、提高档案管理科学化水平，促进机关管理高效化

一开展积极的业务指导和培训

档案行政管理部门应当切实采取以下方面措施：第一，设置

培训班。对档案工作基本业务知识进行讲授，提高人员工作素质，

使其能够更好地融入到档案工作当中;第二，深入机关，现场培训

和指导。对执法检查等时机有效地利用起来，深入机关进行现场

指导。政府部门应帮助制定档案分类方案、档案工作管理网络和

档案工作制度，对兼职人员实施培训，以促进机关档案工作向规

范化、标准化、科学化轨道