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会议组织与纪要制作指南

一、指南适用的工作场景

本指南适用于各类需规范流程、明确成果的会议场景，包括但不限于：

部门例会：定期同步工作进展、协调资源、部署任务；

项目推进会：跟踪项目关键节点、解决实施问题、明确下一步行动；

跨部门协调会：打破部门壁垒，推动需多方协作事项的落地；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、方案制定）进行深度研讨并形成结论；

决策评审会：对重要事项（如预算审批、方案立项）进行集体审议并形成决议。

二、会议组织与纪要制作全流程

（一）会议组织：从准备到落地的规范操作

1.会前准备：保证会议高效开展的基础

步骤1：明确会议目标与核心议题

根据工作需求确定会议主题（如“Q3销售目标分解方案研讨”），清晰定义会议需达成的目标（如“明确各部门Q3销售指标及责任分工”）；

梳理核心议题（建议不超过5个），按优先级排序，避免议题分散导致低效。

步骤2：确定参会人员与分工

必邀人员：与议题直接相关的决策人（如总监）、执行人（如主管）、信息提供者（如*专员）；

可选人员：需知晓会议内容但无需参与讨论的列席人员（如部门助理）；

明确分工：主持人（控制流程、引导讨论）、记录人（记录要点、待办事项）、技术支持（负责设备调试、材料播放）。

步骤3：预订场地与准备物资

场地：根据参会人数选择会议室（10人以内选小型会议室，10人以上选中型会议室），保证安静、不受干扰；提前检查设备（