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供应链合作伙伴资质审核流程模板

一、适用情境与触发条件

新增合作伙伴：首次拟纳入企业供应链体系的合作方；

年度资质复审：现有合作伙伴资质有效期届满或需定期复核其合规性；

合作范围变更：合作伙伴拟拓展合作业务（如新增产品类别、服务区域等），需审核对应资质；

重大风险事件后复查：合作伙伴出现质量、法律纠纷等风险事件后，需重新评估其资质稳定性。

二、审核流程操作指引

总览：审核流程遵循“需求发起—资料收集—分项审核—综合评估—结果反馈—合作启动/终止”的逻辑，明确各环节责任部门（采购部、质量部、法务部、财务部等）及操作要点，保证审核全面、高效、合规。

步骤1：审核需求发起与资料清单推送

责任部门：采购部（或业务需求部门）

操作说明：

根据合作需求（如新品开发、项目招标等），填写《供应商合作需求申请表》，明确合作方类型、业务范围、资质要求（如行业准入许可、质量体系认证等）；

依据需求制定《资质资料清单》（含必备资料与可选资料），通过企业协同平台或邮件发送至合作伙伴，要求其在规定时限内（通常为5-7个工作日）提交加盖公章的扫描件及纸质版（如需）。

输出文件：《供应商合作需求申请表》《资质资料清单》

步骤2：合作伙伴资料提交与完整性核对

责任部门：采购部（牵头）、业务需求部门

操作说明：

合作伙伴按清单提交资料后，采购部对照《资质资料清单》核对资料完整性，重点检查是否缺失关键文件（如营业执照、行业许可证等）；

对资料不完整的，一次性列出缺失项并通知合作伙伴补充，明确补充时限（一般不超过3个工作日）；逾期未补充的，视为自动放弃合作申请。

输出文件：《资料完整性核对记录表》（含缺失项清单及补充要求）

步骤3：分项资质审核（多部门协同）

责任部门：法务部（基础资质与合规性）、质量部（行业资质与质量体系）、财务部（财务状况）、业务需求部门（业务匹配性）

操作说明：

法务部审核：

核查营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一证件）的真实性与有效性（通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核验）；检查合作伙伴是否存在法律诉讼、行政处罚记录（如失信被执行人、经营异常名录等）。

质量部审核：

审核行业资质（如食品行业的SC许可证、医疗器械行业的生产许可证）、质量体系认证（如ISO9001、ISO14001等认证证书及有效期）、产品检测报告（如第三方机构出具的合格检测报告）、过往合作案例中的质量反馈记录。

财务部审核：

核查近两年财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表），评估其偿债能力（资产负债率≤70%）、盈利能力（净利润率≥行业平均水平）、现金流稳定性；对合作金额较大的合作伙伴，可要求提供银行资信证明或信用评级报告。

业务需求部门审核：

评估合作伙伴的生产/服务能力（如产能、设备配置、技术团队）、交付能力（如物流半径、库存管理水平）、对行业特定需求的响应能力（如定制化服务、应急处理方案）。

输出文件：各部门《资质审核意见表》（含审核结论、问题点及整改建议）

步骤4：现场考察（高风险或首次合作必选）

责任部门：采购部、质量部、业务需求部门（联合成立考察小组）

操作说明：

对首次合作、涉及高风险领域（如食品、医药、危化品运输）或业务规模较大的合作伙伴，需开展现场考察；

考察重点包括：生产/服务现场环境与安全条件、设备运行与维护记录、员工操作规范性、仓储物流管理流程、质量追溯体系执行情况等；

考察后形成《现场考察报告》，记录考察发觉的问题（如现场管理混乱、设备老化等）并要求合作伙伴限期整改（整改期限一般不超过10个工作日）。

输出文件：《现场考察报告》《整改跟踪表》

步骤5：综合评审与审核结论

责任部门：供应链管理委员会（或采购部牵头，联合各部门负责人）

操作说明：

汇总各部门审核意见、现场考察报告及整改情况，召开评审会议，综合评估合作伙伴的资质符合度、风险等级与合作价值；

根据评审结果确定审核结论：

通过：资质满足合作要求，纳入《合格合作伙伴名录》，明确合作权限与期限；

有条件通过：存在轻微资质瑕疵（如认证证书即将到期），需在规定期限内完成整改并复核通过后，方可纳入名录；

不通过：资质存在重大缺陷（如无必备许可证、财务状况恶化、存在严重质量风险等），终止合作流程并书面通知合作伙伴。

输出文件：《合作伙伴资质审核综合报告》《审核结论通知书》

步骤6：结果反馈与合作启动

责任部门：采购部

操作说明：

向合作伙伴发送《审核结论通知书》：通过的，同步《合格合作伙伴合作协议》及合作规范；有条件通过的，明确整改要求及时限；不通过的，简要说明不通过原因（如“未取得行业许可证”“财务指标不达标”等）；

合作伙伴签订协议并完成入场准备（如系统对接、安全培训等）后，正式启动合作；

将审核资料（含申请表、审核意见、报告等）整理归档，保存期限不少于合作结束后3年。

输