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《医院公文处理制度(2025版)》

一、总则

本制度适用于医院党政工团各级各类公文的制发、办理、归档及管理工作，涵盖院级、科室级正式行文（含电子公文与纸质公文）。旨在规范公文处理程序，提升行政效能，保障信息传递的准确性、及时性与安全性，强化医院内部管理的规范化、标准化建设。

二、管理原则

1.规范性原则：严格遵循《党政机关公文处理工作条例》及卫生健康行业相关规定，统一公文种类、格式、行文规则与办理流程，杜绝随意简化或增设环节。

2.时效性原则：明确公文办理各环节时限要求，紧急公文标注“特急”“加急”并优先处理，普通公文自收文或启动制发程序起5个工作日内完成流转（需调研、论证的复杂事项除外）。

3.准确性原则：公文内容须符合国家法律法规、医疗卫生行业政策及医院规章制度，数据、事实、引用文件需核对最新版本；表述严谨清晰，避免歧义。

4.保密性原则：按“最小知悉范围”管理涉密公文（含敏感信息公文），标注密级（秘密、机密、绝密）及保密期限；电子公文通过加密系统传输，纸质公文专人保管，严禁违规复制、传播。

三、公文分类与格式规范

（一）公文种类

医院公文主要包括以下12类，具体适用场景如下：

1.决议：用于经医院党委会、院长办公会等决策会议讨论通过的重要事项（如发展规划、重大改革方案）。

2.决定：用于对重要事项作出决策部署（如人事任免、奖惩决定）或变更、撤销下级不适当的决定事项。

3.公告：用于向社会公众发布重要信息（如医院停诊通知、大型义诊活动安排）。

4.通告：用于在医院内部公布应当遵守或周知的事项（如调整考勤制度、院区交通管理规定）。

5.意见：用于对重要问题提出见解和处理办法（如学科建设指导意见、医疗质量改进方案）。

6.通知：用于发布规章制度、传达要求、转发文件或任免人员（如召开会议通知、执行新医保政策通知）。

7.通报：用于表彰先进、批评错误或传达重要精神（如年度优秀科室通报、医疗安全事件警示通报）。

8.报告：用于向上级主管部门或院领导汇报工作、反映情况（如年度工作总结报告、突发公共卫生事件处置报告）。

9.请示：用于向上级请求指示、批准（如申请大型设备采购、调整科室编制）。

10.批复：用于答复下级单位的请示事项（如对科室增设申请的批复）。

11.函：用于不相隶属部门之间商洽工作、询问或答复问题（如与协作医院的合作函、与供应商的采购协商函）。

12.纪要：用于记载会议主要情况和议定事项（如党委会纪要、院长办公会纪要）。

（二）公文格式

公文一般由版头、主体、版记三部分组成，具体要素及要求如下：

1.版头（红色分隔线以上部分）：

份号：涉密公文需标注，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限：涉密公文标注，如“秘密★1年”，3号黑体字顶格编排在版心左上角第二行（无份号时为第一行）。

紧急程度：非涉密紧急公文标注“特急”“加急”，3号黑体字顶格编排在版心左上角（密级下方或无密级时版心左上角）。

发文字号：由机关代字、年份、发文顺序号组成，如“XX医党发〔2025〕5号”（党委文件）“XX医政发〔2025〕12号”（行政文件）；年份用六角括号“〔〕”括入，顺序号不编虚位（如“5号”不写为“05号”），顶格编排在版心右上角第一行（与版头“医院名称+文件”红色标识号对齐）。

红色分隔线：发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色实线。

2.主体（红色分隔线与版记之间部分）：

由发文机关名称、事由和文种组成，如“XX医院关于2025年度医疗质量考核方案的通知”；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，2号小标宋体字居中排布。

主送机关：公文的主要受理机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称（如“各科室、各部门”），顶格写在标题下空一行位置，3号仿宋体字。

正文：公文的核心内容，3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字；结构清晰，分章节或条款表述，一级标题用“一、”（黑体），二级标题用“（一）”（楷体），三级标题用“1.”（仿宋体加粗），四级标题用“（1）”（仿宋体）。

附件说明：公文附件的顺序号和名称，如“附件：1.2025年度科室考核指标表”；位于正文下空一行左空二字编排，3号仿宋体字。

成文日期：署会议通过或发文机关负责人签发的日期，用阿拉伯数字标注（如“2025年3月15日”），右空四字编排；联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期。

印章：除纪要、电报外，公文应当加盖发文机关印章；单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，使发文机关名称与成文日期居印章中心偏下位置；联合行文时，印章需一一对应、端正排列，最后一个印章下压成文日期。