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档案收集与整理规范指南

第1章档案收集的基本原则与流程

1.1档案收集的定义与目的

档案收集是指在档案管理过程中，对各类原始资料进行系统、规范的获取与整理行为。其目的是为了确保档案的完整性、真实性和可追溯性，为档案的保管、利用和研究提供基础支持。档案收集具有明确的管理目标，即通过系统化手段实现档案的全面覆盖，避免遗漏或重复，从而保障档案资源的高效利用。

档案收集的目的是为了满足档案管理的需要，包括档案的归档、分类、检索、调阅等后续管理活动。档案收集是档案管理工作的起点，其质量直接影响到后续的档案整理、保管、利用等环节的成效。档案收集应遵循“以用为本”的原则，即根据实际需求确定收集范围，确保收集的档案能够满足使用单位的需要。

档案收集应结合档案管理的实际情况，如单位性质、业务范围、档案类型等，制定科学的收集计划。档案收集应结合信息化管理手段，如电子档案的采集与管理，提升档案管理的效率与规范性。档案收集应注重档案的完整性和准确性，避免因收集不规范而导致档案信息失真或缺失。

1.2档案收集的范围与对象

档案收集的范围包括但不限于文书档案、科技档案、声像档案、实物档案、电子档案等。档案收集的对象应涵盖单位日常业务活动中产生的所有原始资料，如会议记录、业务文件、财务凭证、实验记录、合同协议、影像资料等。