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行政文档归档标准与执行办法

一、总则

（一）目的与依据

为规范单位行政文档的管理，确保文档的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率与管理水平，依据相关法规及本单位实际情况，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于单位内部所有行政办公活动中形成的，具有保存价值的各类纸质文档、电子文档及其他载体形式的资料。各部门及全体员工均须遵照执行。

（三）基本原则

行政文档归档工作遵循统一领导、分级负责、规范整理、安全保密、便于利用的原则。

二、归档标准

（一）归档范围

1.行政管理类：包括单位内部各项规章制度、工作计划、总结报告、会议纪要、请示批复、通知通报、人事任免、考勤记录、奖惩材料等。

2.业务管理类：与单位核心业务相关的合同协议、项目资料、调研报告、客户往来函件等具有参考价值的文档。

3.外部来文类：上级单位、平级单位发送的各类正式文件、函件、通知等。

4.其他类：具有保存价值的声像资料、荣誉证书、印章印模等特殊载体文档。

（二）归档要求

1.真实性：归档文档必须为办理完毕的正式文本，内容真实可靠，签章手续完备。

2.完整性：归档文档应齐全完整，每份文档的正件、附件、批复、转发件等须一并归档。

3.规范性：文档格式、用纸规格、书写印制应符合规范要求，字迹清晰耐久。电子文档应确保其格式兼容、信息可读取。