合同借阅管理制度.docxVIP

合同借阅管理制度

第一章总则

第一条为规范公司合同档案的管理，确保合同文件的安全与完整，提高查阅效率，防止商业秘密泄露，根据国家相关法律法规及公司档案管理相关规定，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有合同文本（包括纸质合同、电子扫描件及电子合同原件）的借阅管理。公司全体员工均有遵守本制度的义务。

第三条合同借阅坚持“分级管理、审批在先、安全保密”的原则。

第二章职责分工

第四条合同管理员负责合同档案的归档、分类、编号及上架管理；负责办理合同借阅的登记、审批手续；负责监督借阅人按时归还合同，并对合同归还时的完整性进行核验；定期核对借阅台账，确保账实相符。

第五条借阅人应如实填写借阅申请，说明借阅事由及期限；妥善保管合同文件，不得擅自涂改、勾画、拆散、调换或损毁；不得将合同文件用于与工作无关的用途，严禁将合同带离公司办公区域进行复印、拍照或向第三方泄露；应在规定期限内归还合同，逾期未还者需承担相应责任。

第三章借阅范围与权限

第六条内部借阅权限：公司部门经理及以上人员可借阅公司所有已归档合同；业务部门人员可借阅本部门或与本人业务直接相关的合同；其他部门人员因跨部门协作、审批流程等必要原因，需经本部门负责人签字同意后方可借阅；非授权人员严禁借阅涉及公司重大商业秘密、正在谈判中或未签署的合同。

第七条外部借阅权限：公司法律部、财务部因履行职责需要，经分管领导批准后可