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2026年合同档案管理制度文档(3篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为了加强公司合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告等。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是公司合同档案的综合管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档和保管工作；集中保管公司的合同档案；提供合同档案的查阅、借阅服务；定期对合同档案进行鉴定和销毁。

2.合同承办部门

合同承办部门是合同档案的直接责任部门，负责合同档案的收集、整理和初步审核工作；按照规定的时间和要求将合同档案移交档案管理部门；对本部门形成的合同档案进行日常保管和利用；协助档案管理部门做好合同档案的鉴定和销毁工作。

3.其他部门

其他部门应配合档案管理部门和合同承办部门做好合同档案的管理工作，及时提供与合同相关的文件和资料。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

合同档案的收集范围包括公司签订的各类合同，如买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、建