合同纸质归档.docxVIP

合同纸质归档

为规范公司合同纸质档案的统一管理，确保合同文件的完整性、严肃性与安全性，明确归档责任，防止合同文件遗失、损毁或泄密，根据公司档案管理制度及相关法律法规，由甲方（档案管理部门）与乙方（合同业务经办部门/人员）达成如下协议：

第一条归档范围

本协议所指归档范围包括所有在双方合作过程中产生的、具有法律效力的纸质合同文件及附属材料。

1.1正式合同文本：包括但不限于主合同、补充协议、变更协议、修改备忘录、谅解备忘录（MOU）等。

1.2签署文件：包含双方盖章、法定代表人或授权代表签字的签署页，以及签署过程中的骑缝章。

1.3授权文件：若合同签署人为授权代表，须同时归档签署人的授权委托书原件。

1.4内部审批文件：包括但不限于合同立项审批单、比选/招标文件、报价单、财务审批单、内部决策会议纪要等。

1.5往来文件：合同履行过程中的确认函、会议纪要、往来邮件打印件（加盖公章或签字确认）、验收报告等。

第二条归档材料清单

乙方在移交归档材料时，必须确保材料清单完整，具体包括：

2.1合同正本一式两份及以上（根据实际签署份数确定）。

2.2副本文件：根据公司规定需存档的副本合同。

2.3电子扫描件：所有纸质文件需提供清晰、完整的电子扫描件（PDF或JPG格式），电子文件应与纸质文件内容完全一致。

2.4材料封装：所有归档材料应按类别、项目顺序整理，装入专用的档案