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外贸操作与单证管理手册

第1章外贸操作与单证管理手册

1.1订单获取与询盘处理

询盘是外贸交易的起点，通常通过邮件、传真或电话渠道发起，询盘内容应包含产品规格、数量、价格、交货期及包装要求等核心要素，例如客户需500件纯棉T恤，尺码M，单价15美元/件，FOB深圳港，3月15日前交货”。询盘处理需利用CRM系统快速录入并分类，业务员应区分“一般询盘”、“价格敏感询盘”及“紧急询盘”，对价格敏感询盘需在24小时内给予初步反馈，避免客户流失。

回复询盘时，必须保持专业礼貌的语气，明确标注“确认”、“报价”或“需补充资料”，若客户要求验货或确认品质，需立即启动样品寄送流程，确保信息同步。收到询盘后，需立即核对客户联系方式及公司资质，确保对方无欺诈风险，同时检查邮件附件完整性，防止因文件缺失导致后续沟通受阻。对于大单询盘，需提前评估客户资信状况，必要时要求客户提供银行资信证明或过往交易记录，以降低贸易风险。

建立标准化的询盘回复模板，确保不同客户的沟通格式统一，提升工作效率，例如统一使用“尊敬的[客户名称]，您好！收到您的询盘，现回复如下：的格式。

1.2报价策略与合同谈判

报价前需根据市场行情、客户历史交易记录及自身利润空间确定基础报价，例如某品牌衬衫在旺季报价为28美元/件，淡季为24美元/件，需灵活调整策略。报价策略应包