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合同档案查阅审批流程规范

一、总则

（一）目的规范。为加强合同档案管理，明确查阅审批权限，确保档案安全与合规使用，特制定本流程规范。

（一）适用范围。本规范适用于公司所有部门及人员涉及合同档案查阅、复制、摘录等行为的审批与管理。

（二）基本原则。坚持“谁查阅谁负责、按需查阅、分级审批”的原则，确保查阅行为合法合规、高效有序。

（三）管理职责。档案管理部门负责合同档案的统一归档、保管及查阅审批的监督执行；各业务部门负责本部门合同档案的形成、收集及初步查阅需求的审核。

二、合同档案范围界定

（一）档案种类。包括但不限于签订合同、补充协议、合同变更、解除协议、附件清单、谈判记录、履行凭证等。

（二）归档要求。合同档案应完整、清晰，重要文件需附电子版备份，并按合同编号、签订时间分类存档。

（三）保管期限。根据合同性质及法律法规要求，确定不同类型档案的保管期限，一般合同至少保存五年，重大合同按专项规定执行。

三、查阅审批权限划分

（一）查阅条件。业务经办人员因工作需要查阅本部门合同档案的，需填写查阅申请单；跨部门查阅或涉及重大敏感信息的，需经相关部门负责人及档案管理部门审批。

（二）权限层级。部门负责人可审批本部门档案查阅申请；涉及公司级重大合同或敏感信息的，需提交至分管领导审批。

（三）特殊授权。档案管理部门可对查阅权限进行动态调整，但需报备至公司管理层备案。

四、查阅审批流程

（一）申请